Chi tiết tin
-
Thông tư Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức [12-02-2019]
Ngày 24 tháng 01 năm 2019, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2019/TT-BNV Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.
Thông tư này có 6 chương, 24 điều, kèm theo 7 phụ lục, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng 3 năm 2019.
Chương I, Quy định chung, có 3 điều (từ Điều 1 - 3): Phạm vi điều chỉnh; Đối tượng áp dụng và Giải thích từ ngữ.
Chương II, Quản lý văn bản đến, có 5 điều (từ Điều 4 - 8): Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đến; Tiếp nhận văn bản điện tử đến; Đăng ký, số hóa văn bản đến; trình chuyển giao văn bản đến trong hệ thống; Giải quyết văn bản đến trong hệ thống.
Chương III, Quản lý văn bản đi, có 6 điều (từ Điều 9 - 14): Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đi; Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; Ban hành và phát hành văn bản; Hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản; Hình thức, chữ ký số của cơ quan, tồ chức ban hành văn bản; Quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư.
Chương IV, Lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, có 3 điều (từ Điều 15 - 17): Yêu cầu tạp lập hồ sơ điện tử; Tạo lập hồ sơ điện tử; Nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan.
Chương V, Chức năng cơ bản của hệ thống, có 5 điều (từ Điều 18 - 22): Nguyên tắc xây dựng hệ thống; Yêu cầu chung khi thiết kế hệ thống; Yêu cầu chức năng của hệ thống; Yêu cầu về quản lý hệ thống; Thông tin đầu vào của hệ thống.
Chương VI, Điều khoản thi hành, có 2 điều (từ Điều 23 - 24): Hiệu lực thi hành; Tổ chức thực hiện.
7 phụ lục kèm theo gồm: Lưu đồ quản lý văn bản đến; Lưu đồ soạn thảo, kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Lưu đồ ký ban hành, đăng ký, phát hành văn bản; Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến; Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đi; Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý hồ sơ; Thông tin đầu vào của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.
Nội dung chủ yếu của Thông tư này quy định Quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư bao gồm: quản lý văn bản điện tử đến, quản lý văn bản điện tử đi, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan; Chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
Điều 3 đã dành 9 khoản để giải thích từ ngữ: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử; Chữ ký số của cơ quan, tổ chức; Chữ ký số của người có thẩm quyền; Quản lý văn bản và hồ sơ điện tử; Dữ liệu đặc tả của văn bản, hồ sơ; Di chuyển hồ sơ, tài liệu điện tử; Quản trị hệ thống; Cập nhập dữ liệu; Văn bản số hóa từ văn bản giấy.
Điểm c, Khoản 2 Điều 6 quy định hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa trên văn bản số hóa để xử lý công việc trong hệ thống:
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn bản.
Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức số hóa văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng “.png”.
Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây (múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
Điều 12 quy định hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, bao gồm:
Vị trí: tại vi trí chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy.
Hình thức: Chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng “.png”.
Điều 13 quy định hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:
Vị trí: Trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái.
Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng “.png”.
Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây (múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
Khoản 3, Điều 14 quy định trách nhiệm của văn thư cơ quan trong việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư:
Không giao thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
Phải trực tiếp ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành sau khi đã có chữ ký số của người có thẩm quyền và văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp số hóa.
Chỉ được ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành sau khi đã có chữ ký số của người có thẩm quyền và văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp số hóa./.
Lượt xem: 9985
Tin khác
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức hội nghị sơ kết công tác 06 tháng đầu năm 2016 [01-08-2016]
- Trao quyết định bổ nhiệm Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ [01-08-2016]
- Thông báo tuyển dụng viên chức năm 2016 [29-07-2016]
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức học tập kinh nghiệm về công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 tại tỉnh Đồng Tháp và Trà Vinh [27-07-2016]
- Chính phủ ban hành Nghị định về quản lý và sử dụng con dấu [26-07-2016]
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ làm việc với Thanh tra Sở Xây dựng Thành phố về công tác văn thư, lưu trữ cơ quan [22-07-2016]
- Bộ Nội vụ ban hành Thông tư Quy định Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại Lưu trữ lịch sử [10-06-2016]
- Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy và phòng chống lụt bão, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu [10-06-2016]
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2013 [10-06-2016]
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Thành phố Hồ Chí Minh [10-06-2016]
- Kế hoạch tổ chức giao lưu, học tập kinh nghiệm công tác văn thư, lưu trữ năm 2013 [10-06-2016]
- Sở Nội vụ tổ chức tập huấn văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ [10-06-2016]
- Sở Y tế tổ chức tập huấn công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị trực thuộc [10-06-2016]
- Tiêu chuẩn về bìa hồ sơ, hộp và giá bảo quản tài liệu lưu trữ [10-06-2016]
- Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành Thông tư Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường [10-06-2016]