Chi tiết tin
-
Thông tư Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức [12-02-2019]
Ngày 24 tháng 01 năm 2019, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2019/TT-BNV Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.
Thông tư này có 6 chương, 24 điều, kèm theo 7 phụ lục, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng 3 năm 2019.
Chương I, Quy định chung, có 3 điều (từ Điều 1 - 3): Phạm vi điều chỉnh; Đối tượng áp dụng và Giải thích từ ngữ.
Chương II, Quản lý văn bản đến, có 5 điều (từ Điều 4 - 8): Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đến; Tiếp nhận văn bản điện tử đến; Đăng ký, số hóa văn bản đến; trình chuyển giao văn bản đến trong hệ thống; Giải quyết văn bản đến trong hệ thống.
Chương III, Quản lý văn bản đi, có 6 điều (từ Điều 9 - 14): Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đi; Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; Ban hành và phát hành văn bản; Hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản; Hình thức, chữ ký số của cơ quan, tồ chức ban hành văn bản; Quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư.
Chương IV, Lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, có 3 điều (từ Điều 15 - 17): Yêu cầu tạp lập hồ sơ điện tử; Tạo lập hồ sơ điện tử; Nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan.
Chương V, Chức năng cơ bản của hệ thống, có 5 điều (từ Điều 18 - 22): Nguyên tắc xây dựng hệ thống; Yêu cầu chung khi thiết kế hệ thống; Yêu cầu chức năng của hệ thống; Yêu cầu về quản lý hệ thống; Thông tin đầu vào của hệ thống.
Chương VI, Điều khoản thi hành, có 2 điều (từ Điều 23 - 24): Hiệu lực thi hành; Tổ chức thực hiện.
7 phụ lục kèm theo gồm: Lưu đồ quản lý văn bản đến; Lưu đồ soạn thảo, kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Lưu đồ ký ban hành, đăng ký, phát hành văn bản; Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến; Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đi; Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý hồ sơ; Thông tin đầu vào của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.
Nội dung chủ yếu của Thông tư này quy định Quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư bao gồm: quản lý văn bản điện tử đến, quản lý văn bản điện tử đi, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan; Chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
Điều 3 đã dành 9 khoản để giải thích từ ngữ: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử; Chữ ký số của cơ quan, tổ chức; Chữ ký số của người có thẩm quyền; Quản lý văn bản và hồ sơ điện tử; Dữ liệu đặc tả của văn bản, hồ sơ; Di chuyển hồ sơ, tài liệu điện tử; Quản trị hệ thống; Cập nhập dữ liệu; Văn bản số hóa từ văn bản giấy.
Điểm c, Khoản 2 Điều 6 quy định hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa trên văn bản số hóa để xử lý công việc trong hệ thống:
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn bản.
Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức số hóa văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng “.png”.
Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây (múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
Điều 12 quy định hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, bao gồm:
Vị trí: tại vi trí chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy.
Hình thức: Chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng “.png”.
Điều 13 quy định hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:
Vị trí: Trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái.
Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng “.png”.
Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây (múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
Khoản 3, Điều 14 quy định trách nhiệm của văn thư cơ quan trong việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư:
Không giao thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
Phải trực tiếp ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành sau khi đã có chữ ký số của người có thẩm quyền và văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp số hóa.
Chỉ được ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành sau khi đã có chữ ký số của người có thẩm quyền và văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp số hóa./.
Lượt xem: 9971
Tin khác
- Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tổ chức tập huấn về kỹ năng lập hồ sơ hiện hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản [08-06-2016]
- Quận Tân Phú tổ chức tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ [08-06-2016]
- Về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại UBND phường, xã, thị trấn [08-06-2016]
- Thông báo tuyển sinh lớp Đại học Lưu trữ - Quản trị văn phòng (Văn bằng 2) [08-06-2016]
- Quận 8 tổ chức Hội thi “Cán bộ văn thư, lưu trữ giỏi” năm 2012 [08-06-2016]
- Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh hướng dẫn thực hiện phụ cấp độc hại đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ [08-06-2016]
- Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Quyết định phê duyệt Kế hoạch triển khai thi hành Luật Lưu trữ [08-06-2016]
- Quận 3 triển khai, tập huấn Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn [08-06-2016]
- Thẩm định "Danh mục tài liệu hết giá trị" của Phòng Công chứng số 2 thuộc Sở Tư pháp Thành phố [08-06-2016]
- V/v báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ năm 2012 theo Quyết định số 13, 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ [08-06-2016]
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ mời dự Hội nghị hướng dẫn thực hiện báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và nghiệp vụ lập hồ sơ công việc [08-06-2016]
- Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức báo cáo sơ kết 02 năm thực hiện Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2012 của Ủy ban nhân dân Thành phố [08-06-2016]
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức Hội nghị hướng dẫn thực hiện báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan [08-06-2016]
- Ủy ban nhân dân Quận 6, 7 tổ chức Hội nghị tập huấn Luật Lưu trữ [08-06-2016]
- Ủy ban nhân dân Quận 10 đã tổ chức Hội nghị tập huấn Luật Lưu trữ và Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn. [08-06-2016]