Chi tiết tin
-
Hướng dẫn thực hiện công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức [26-02-2019]
Ngày 26 tháng 02 năm 2019, Sở Nội vụ phát hành Hướng dẫn số 655/HD-SNV về thực hiện công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.
Hướng dẫn có nội dung chính như sau:
I. NỘI DUNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. Khái niệm về bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ.
Nội dung của bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm: Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ; trang thiết bị kỹ thuật bảo quản; xử lý kỹ thuật bảo quản; tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ; tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ.
Việc xử lý kỹ thuật bảo quản được thực hiện bao gồm các biện pháp kỹ thuật chống hoặc hạn chế những ảnh hưởng của khí hậu, môi trường, côn trùng và các tác nhân khác. Những công việc phổ thông nhất trong xử lý kỹ thuật là xử lý nhiệt độ, độ ẩm với các thiết bị chuyên dụng, khử trùng, khử axit để hạn chế hư hại tài liệu. Do tác động của môi trường, nhiệt độ, ẩm độ, con người, trong kho lưu trữ còn thường xuyên phải xử lý bụi, nấm mốc và các tác nhân khác như chống mất mát tài liệu và tiết lộ thông tin đối với tài liệu còn giá trị mật.
2. Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ
a) Về xây dựng, cải tạo kho lưu trữ
Tùy theo khối lượng, quy mô hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ có diện tích phù hợp và đảm bảo điều kiện kỹ thuật, môi trường kho để bảo quản an toàn tài liệu của cơ quan, tổ chức mình.
Việc xây dựng kho lưu trữ cần nghiên cứu áp dụng, vận dụng theo quy định và hướng dẫn tại các văn bản: Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng; Công văn số 3626/UBND-VX ngày 29 tháng 6 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức; Hướng dẫn số 232/HD-SNV ngày 20 tháng 01 năm 2016 của Sở Nội vụ về một số nội dung về xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức.
b) Trang thiết bị kỹ thuật bảo quản
Trang thiết bị, phương tiện bảo quản, quản lý hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ gồm có: Giá kệ, tủ, bìa, hộp, cặp theo tiêu chuẩn quy định tại Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng 7 năm 2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố tiêu chuẩn quốc gia; trang thiết bị vận chuyển tài liệu; thiết bị báo động, báo cháy, phòng chống cháy, phòng chống ẩm; hệ thống điều hòa không khí, quạt thông gió, máy hút ẩm, dụng cụ làm vệ sinh tài liệu, hệ thống camera quan sát,…
Trang thiết bị và phương án xử lý kỹ thuật giúp hạn chế các nguyên nhân gây hại tài liệu lưu trữ: Tài liệu lão hóa và tự hủy theo thời gian; ảnh hưởng của nhiệt độ không khí, độ ẩm, ánh sáng, bụi, côn trùng và các loại gặm nhấm,...; ảnh hưởng do điều kiện bảo quản và sử dụng tài liệu,…
Hệ thống điện trong kho: Hệ thống điện chiếu sáng trong kho và bảo vệ ngoài kho được lắp đặt riêng; có phương tiện đóng, ngắt điện chung cho toàn kho và riêng cho mỗi tầng kho.
Hệ thống cấp, thoát nước: Hệ thống cấp, thoát nước được lắp đặt riêng. Không đặt thiết bị cấp nước ở tầng trên hoặc mái kho lưu trữ. Đường ống nước bảo đảm độ kín, không rò rỉ, không đi qua phòng kho bảo quản tài liệu.
Thường xuyên kiểm tra hệ thống điện, nước trong kho lưu trữ để đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ.
c) Các biện pháp kỹ thuật bảo quản
- Phòng chống ẩm tài liệu trong kho lưu trữ bằng các biện pháp: Thông gió; dùng chất hút ẩm; bao gói cách ly độ ẩm; máy hút ẩm. Mỗi phòng kho phải đặt một bộ dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm tại trung tâm của phòng. Ngoài kho cần đặt một bộ dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm ở nơi thoáng mát, để so sánh thời tiết trong và ngoài kho. Thường xuyên kiểm tra lại độ chính xác của mỗi dụng cụ đo đó.
- Phòng chống nấm mốc: Tài liệu đưa vào kho phải khô, sạch, khử trùng, thường xuyên vệ sinh kho tàng và thiết bị, đảm bảo môi trường kho theo tiêu chuẩn về không khí, nhiệt độ, ẩm độ,… Khi phát hiện nấm mốc phải cách ly ngay khối tài liệu đó và áp dụng các biện pháp chống nấm mốc.
Các biện pháp diệt và ngăn chặn nấm mốc: Dùng hóa chất diệt nấm mốc trong kho theo hướng dẫn của các nhà chuyên môn, tránh gây hư hỏng tài liệu và ảnh hưởng độc hại cho người làm lưu trữ.
- Chống mối: Việc phòng chống mối phải được đề ra và tiến hành ngay khi bắt đầu xây kho lưu trữ. Nếu thấy mối xuất hiện, xâm nhập vào kho, phá hoại tài liệu... phải liên hệ ngay với cơ quan chuyên chống mối để có biện pháp xử lý hữu hiệu, an toàn và lâu dài.
- Phòng chống côn trùng gây hại: Áp dụng các biện pháp ngăn chặn côn trùng vào kho; thường xuyên vệ sinh tài liệu, phương tiện bảo quản và kho tàng; khử trùng tài liệu trước khi nhập kho và định kỳ khử trùng trong kho (2 năm một lần). Khi phát hiện tài liệu bị côn trùng gây hại phải cách ly ngay khối tài liệu đó và áp dụng các phương án xử lý phù hợp cho từng loại côn trùng.
- Chống chuột: Phải hạn chế đến mức tối đa khả năng xâm nhập của chuột vào kho (lưu ý các đường ống, đường cống, đường dây dẫn điện, ống thông hơi...). Không để thức ăn trong kho tài liệu.
- Đảm bảo an toàn về điện và phòng chống cháy: Kho lưu trữ cần trang bị đủ các phương tiện, thiết bị phòng chống cháy theo tiêu chuẩn quy định để bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu. Thường xuyên kiểm tra hệ thống điện đảm bảo an toàn về điện trong kho. Chữa cháy cho khu vực có tài liệu, chỉ được dùng loại bình khí CO2 hoặc loại bình bột tetraclorua cacbon.
d) Tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ
- Phương pháp sắp xếp: Tổ chức thực hiện sắp xếp khoa học trong kho lưu trữ: Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ; sắp xếp tài liệu lên giá; sắp xếp giá trong kho.
- Chế độ kiểm tra bảo vệ và sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ: Thủ trưởng cơ quan cần ban hành nội quy, quy chế quản lý việc ra vào kho; chế độ kiểm tra định kỳ, đột xuất tình hình quản lý, bảo quản tài liệu; chế độ vệ sinh kho và tài liệu định kỳ; quy định tổ chức sử dụng tài liệu, trong đó có thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu; kiểm tra theo dõi việc xuất nhập tài liệu,…
đ) Tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ cần được phân loại, chỉnh lý và xác định giá trị, thống kê, khảo sát tình trạng vật lý của tài liệu, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn có nguy cơ hư hỏng cần có giải pháp tu bổ, phục chế.
Các hình thức được sử dụng trong tu bổ tài liệu như: Cắt dán, ngâm tẩm, bồi nền, ép màng mỏng tài liệu giấy, tẩy nấm mốc tài liệu phim ảnh, tài liệu giấy…Phục chế tài liệu là tái tạo lại tài liệu và thông tin tài liệu lưu trữ khi tài liệu bị mất mát hoặc hư hỏng quá nặng không thể sửa chữa được.
Tu bổ và phục chế tài liệu chỉ áp dụng đối với tài liệu lịch sử, tài liệu có giá trị cao, không áp dụng đối với tài liệu hiện hành.
- Tu bổ tài liệu lưu trữ là sửa chữa tài liệu lưu trữ bị hư hỏng. Tu bổ tài liệu lưu trữ thuộc quy trình nghiệp vụ bảo quản tài liệu nhằm sửa chữa vật mang tin tài liệu để kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
Tùy theo các loại hình tài liệu lưu trữ khác nhau, (tài liệu giấy thường, tài liệu bản vẽ kỹ thuật, tài liệu bản đồ,…) mà áp dụng các biện pháp kỹ thuật khác nhau. Căn cứ vào mức độ hư hỏng của tài liệu lưu trữ, sẽ có phương pháp tu bổ phù hợp, ví dụ như:
+ Vá, dán tài liệu: áp dụng cho tài liệu tình trạng vật lý còn tốt, nhưng rách mép ngoài, hoặc có các lỗ thủng trên bề mặt tài liệu.
+ Bồi nền và viền méo tài liệu: áp dụng tu bổ tài liệu in sao ánh sáng hoặc in trên giấy troky.
+ Tu bổ tài liệu bằng vải: áp dụng cho tài liệu bản đồ.
+ Ép màng mỏng hoặc làm bao bảo vệ tài liệu: áp dụng cho tài liệu bản scan.
- Phục chế tài liệu là khôi phục lại các đặc tính ban đầu của tài liệu đối với tài liệu bị hư hỏng nặng.
Phục chế tài liệu được đặt ra đối với tài liệu cổ đã bị hư hỏng nặng, rách nát, thường là mất đi một phần vật mang tin tài liệu.
Nhiệm vụ của phục chế, khác với tu bổ, sửa chữa tài liệu là phải khôi phục lại đặc điểm, giá trị ban đầu chính xác của tài liệu ngay trên tài liệu bị hư hại hoặc trên một nền vật mang tin khác có cùng chất liệu của tài liệu gốc.
Trong quá trình phục chế tài liệu, tuyệt đối không được tự thêm các thông tin.
- Người làm công tác tu bổ, phục chế tài liệu cần được đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ tu bổ, phục chế và có trang thiết bị chuyên dùng.
II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Công tác chỉ đạo, quản lý và đầu tư trang bị phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ
- Trên cơ sở các nội dung về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ; tùy theo tình hình cụ thể về kho lưu trữ và cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ công tác quản bảo tài liệu hiện có, Thủ trưởng cơ quan, tổ chức chỉ đạo xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc bảo quản tài liệu phù hợp với tình hình điều kiện tại cơ quan mình, nhất là đối với các cơ quan, tổ chức đang tiến hành thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, để bảo quản và sử dụng tốt tài liệu lưu trữ sau chỉnh lý.
- Nghiên cứu đầu tư mua sắm trang thiết bị, phương tiện bảo quản, quản lý hồ sơ, tài liệu cần thiết, tiết kiệm và phát huy hiệu quả.
2. Rà soát, thống kê tình trạng vật lý của tài liệu, tài liệu có nguy cơ hư hỏng cần có phương án tu bổ, phục chế để có kế hoạch và đề xuất thực hiện việc tu bổ tài liệu.
3. Ban hành các văn bản chỉ đạo, quy định và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ bảo quản tài liệu lưu trữ tại cơ quan; thường xuyên kiểm tra, theo dõi việc duy trì hoạt động bảo quản tài liệu góp phần bảo vệ nâng cao tuổi thọ và sử dụng tốt nguồn tài liệu lưu tữ tại cơ quan, tổ chức./.
Mỹ Giang, Chuyên viên Phòng QLVTLT
Lượt xem: 62653
Tin khác
- Kết quả thực hiện việc trao trả hồ sơ cán bộ đi B tại Thành phố Hồ Chí Minh [17-08-2018]
- Sở Nội vụ trình Chủ tịch UBND Thành phố dự thảo Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại UBND phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh [08-08-2018]
- Về hướng dẫn thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng [07-08-2018]
- Thông báo kết quả Hội nghị triển khai thực hiện Quyết định số 5663/QĐ-UBND ngày 24 tháng 10 năm 2017 của UBND Thành phố [07-08-2018]
- Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 [07-08-2018]
- Về thực hiện báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ [16-07-2018]
- Kế hoạch tổ chức thực hiện Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2018 - 2022 (năm 2018)  [03-07-2018]
- Sở Nội vụ mời các cơ quan, tổ chức dự Hội nghị triển khai thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng giai đoạn 1975 - 2015 [29-06-2018]
- Kế hoạch tổ chức Hội nghị triển khai thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức [21-06-2018]
- Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị của Chi cục Thuế Quận 5 [20-06-2018]
- Báo cáo kết quả tổ chức lớp nghiên cứu và khảo sát thực tế việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ [29-05-2018]
- Kế hoạch thực hiện Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu  [02-05-2018]
- Về thực hiện Kế hoạch phát triển ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2025 [18-04-2018]
- Về cung cấp danh sách doanh nghiệp đăng ký kinh doanh hoạt động dịch vụ lưu trữ [05-04-2018]
- Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan sở, ngành thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ năm 2018 [05-04-2018]