Chi tiết tin
-
Xác định nguồn tài liệu thuộc phông Ủy ban nhân dân, cơ quan chuyên môn quận, huyện và lựa chọn thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử [09-09-2019]
Ngày 30 tháng 8 năm 2019, Sở Nội vụ phát hành Công văn số 3477/SNV-CCVTLT gửi Ủy ban nhân dân quận, huyện hướng dẫn việc xác định nguồn tài liệu thuộc phông Ủy ban nhân dân, cơ quan chuyên môn quận, huyện và lựa chọn thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
Công văn có nội dung chính như sau:
1. Việc xác định nguồn tài liệu thuộc phông Ủy ban nhân dân, cơ quan chuyên môn quận, huyện
a) Xác định, phân phông lưu trữ
Trong quá trình chỉnh lý, phân loại tài liệu lưu trữ cần xác định, phân phông lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn của Sở Nội vụ tại Công văn số 4814/SNV-CCVTLT ngày 17 tháng 12 năm 2018.
b) Xác định nguồn tài liệu thuộc phông lưu trữ trong quá trình chỉnh lý hồ sơ, tài liệu của Ủy ban nhân dân và cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân quận, huyện
- Hồ sơ, tài liệu do cơ quan chuyên môn tham mưu Ủy ban nhân dân quận, huyện xem xét, ký ban hành văn bản; hồ sơ, tài liệu này được xác định thuộc phông lưu trữ và nguồn tài liệu của Ủy ban nhân dân quận, huyện.
Hồ sơ này phải được lập và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức thực hiện xác định giá trị, lựa chọn lập Mục lục hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu theo phông Ủy ban nhân dân quận, huyện vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
Ví dụ: Hồ sơ Phòng Nội vụ tham mưu lập và trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện xem xét ký, ban hành thuộc Phông Ủy ban nhân dân quận, huyện, nguồn tài liệu của cơ quan Ủy ban nhân dân quận, huyện; hồ sơ này được phân loại, chỉnh lý, sắp xếp lập Mục lục hồ sơ và giao nộp theo phông lưu trữ Ủy ban nhân dân quận, huyện.
- Hồ sơ, tài liệu hình thành của cơ quan chuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ và do cơ quan chuyên môn ban hành văn bản thuộc phông và nguồn tài liệu của cơ quan chuyên môn.
Hồ sơ, tài liệu của cơ quan chuyên môn cũng phải được lập và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức thực hiện xác định giá trị, lựa chọn lập Mục lục hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu theo phông của các cơ quan chuyên môn vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
c) Việc quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành mới của Ủy ban nhân dân, cơ quan chuyên môn quận, huyện
Để tránh hồ sơ hình thành mới tiếp tục tồn đọng sau chỉnh lý, Ủy ban nhân dân quận, huyện cần chỉ đạo, xác định trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn trong việc tổ chức thực hiện lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan để quản lý tập trung, thống nhất nguồn tài liệu thuộc phông Ủy ban nhân dân quận, huyện và lựa chọn lập Mục lục hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử khi đến thời hạn quy định để phông lưu trữ được đầy đủ.
2. Lựa chọn thành phần tài liệu giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử
Việc lựa chọn thành phần tài liệu giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo phương pháp:
a) Căn cứ Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu được Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành để xác định, lựa chọn thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử (tại Quyết định số 5249/QĐ-UBND ngày 23 tháng 10 năm 2014 về ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu quận, huyện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố; Quyết định số 2801/QĐ-UBND ngày 01 tháng 7 năm 2019 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu của cơ quan cấp huyện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố).
b) Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức để xem xét Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử, xác định giá trị có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lựa chọn để giao nộp theo Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
c) Lập hồ sơ đề nghị Chi cục Văn thư - Lưu trữ thẩm định, phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu và giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử theo quy trình của Sở Nội vụ./.
Mỹ Giang, Chuyên viên Phòng QLVTLT
Lượt xem: 3643
Tin khác
- Thông báo tiếp tục tìm kiếm địa chỉ và trao lại hồ sơ Cán bộ đi B của Thành phố Hồ Chí Minh [10-12-2018]
- Thông báo kết quả Hội nghị triển khai Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại UBND phường, xã, thị trấn trên địa bàn TP HCM [03-12-2018]
- Về việc báo cáo kết quả thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ năm 2018 [03-12-2018]
- Báo cáo kết quả phối hợp tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ với chủ đề “Dấu ấn kiến trúc Pháp ở Sài Gòn - Thành phố Hồ Chí Minh" [29-11-2018]
- Thông báo kết quả Hội nghị hướng dẫn thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của cơ quan, tổ chức năm 2018 [21-11-2018]
- Giấy mời họp thành viên Tổ chuyên viên giúp việc của Đề án chỉnh lý tài liệu  [21-11-2018]
- Báo cáo kết quả tổ chức lớp nghiên cứu về công tác quản lý, nghiệp vụ lưu trữ nâng cao và khảo sát thực tế [16-11-2018]
- Hội nghị triển khai thực hiện Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh [14-11-2018]
- Hội nghị trao đổi về kết quả, tiến độ thực hiện công tác chỉnh lý năm 2018 của các cơ quan sở, ngành Thành phố  [31-10-2018]
- Kế hoạch tổ chức Hội nghị triển khai Quyết định của UBND Thành phố về phê duyệt kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại UBND phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố [13-10-2018]
- Kế hoạch tổ chức Hội nghị hướng dẫn thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của các cơ quan, tổ chức năm 2018 [08-10-2018]
- Sở Nội vụ ban hành Kế hoạch tổ chức thực hiện Quyết định phê duyệt kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại UBND phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố [28-09-2018]
- UBND Thành phố thành lập Tổ công tác triển khai thực hiện Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại UBND phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố [24-09-2018]
- UBND Thành phố ban hành Quyết định phê duyệt Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại UBND phường, xã, thị trấn trên địa bàn TPHCM [05-09-2018]
- Kết quả thực hiện việc trao trả hồ sơ cán bộ đi B tại Thành phố Hồ Chí Minh [17-08-2018]