Chi tiết tin
-
Giám đốc Sở Nội vụ ban hành Quy trình giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ [13-09-2019]
Ngày 11 tháng 9 năm 2019, Giám đốc Sở Nội vụ ban hành Quyết định số 2765/QĐ-SNV về việc ban hành Quy trình giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
1. Trình tự thực hiện
a) Bước 1:
- Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ (sau đây viết tắt là Trung tâm) tiếp nhận đề nghị giao nộp hồ sơ, tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.
- Trung tâm phát hành thông báo ngày, giờ tiếp nhận hồ sơ.
b) Bước 2:
- Cơ quan, tổ chức vận chuyển tài liệu đến Trung tâm để giao nộp.
- Trung tâm thực hiện kiểm tra, đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu giao nộp; bìa, hộp bảo quản hồ sơ theo tiêu chuẩn, có nhãn hộp (Mẫu số 1).
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; các văn bản hướng dẫn chỉnh lý kèm theo (nếu có) và Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
c) Bước 3: Lập Biên bản giao nhận tài liệu
Biên bản được lập thành 03 bản (Phụ lục 2): Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu giữ 01 bản, Trung tâm giữ 02 bản.
2. Cách thức thực hiện
Hồ sơ đề nghị giao nộp gửi đến Trung tâm theo các hình thức:
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại Trung tâm.
- Hồ sơ gửi đến Trung tâm qua hệ thống bưu điện.
- Hồ sơ gửi qua hộp thư điện tử của Trung tâm.
Trường hợp gửi qua hộp thư điện tử của Trung tâm, các cơ quan, tổ chức phải gửi 01 bộ hồ sơ giấy (bản chính) để lập hồ sơ và lưu trữ theo quy định.
3. Thành phần hồ sơ
a) Hồ sơ gồm có:
- Công văn đề nghị giao nộp hồ sơ tài liệu (bản chính).
- Quyết định phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ (bản chính).
- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu có ký duyệt của Thủ trưởng cơ quan (03 bản chính, gửi file sau khi gửi bản giấy).
- Hồ sơ, tài liệu giao, nhận gồm có:
+ Hồ sơ, tài liệu sắp xếp thứ tự theo Mục lục;
+ Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý bao gồm: Bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu; Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).
b) Số lượng hồ sơ: 01 (bộ).
4. Thời hạn giải quyết
Trong vòng 30 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ.
5. Đối tượng thực hiện quy trình hành chính
Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.
6. Cơ quan thực hiện quy trình
Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.
7. Kết quả thực hiện quy trình hành chính
Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu (03 bản).
8. Lệ phí: Không có.
9. Tên mẫu văn bản
- Biên bản giao, nhận.
- Nhãn hộp hồ sơ.
10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện quy trình hành chính
- Đủ thành phần hồ sơ.
- Hồ sơ, tài liệu phải được chỉnh lý kết quả đảm bảo chất lượng theo quy định tại Điều 15, Luật Lưu trữ và hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW.
Lượt xem: 5056
Tin khác
- Thông báo tiếp tục tìm kiếm địa chỉ và trao lại hồ sơ Cán bộ đi B của Thành phố Hồ Chí Minh [10-12-2018]
- Thông báo kết quả Hội nghị triển khai Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại UBND phường, xã, thị trấn trên địa bàn TP HCM [03-12-2018]
- Về việc báo cáo kết quả thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ năm 2018 [03-12-2018]
- Báo cáo kết quả phối hợp tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ với chủ đề “Dấu ấn kiến trúc Pháp ở Sài Gòn - Thành phố Hồ Chí Minh" [29-11-2018]
- Thông báo kết quả Hội nghị hướng dẫn thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của cơ quan, tổ chức năm 2018 [21-11-2018]
- Giấy mời họp thành viên Tổ chuyên viên giúp việc của Đề án chỉnh lý tài liệu  [21-11-2018]
- Báo cáo kết quả tổ chức lớp nghiên cứu về công tác quản lý, nghiệp vụ lưu trữ nâng cao và khảo sát thực tế [16-11-2018]
- Hội nghị triển khai thực hiện Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh [14-11-2018]
- Hội nghị trao đổi về kết quả, tiến độ thực hiện công tác chỉnh lý năm 2018 của các cơ quan sở, ngành Thành phố  [31-10-2018]
- Kế hoạch tổ chức Hội nghị triển khai Quyết định của UBND Thành phố về phê duyệt kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại UBND phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố [13-10-2018]
- Kế hoạch tổ chức Hội nghị hướng dẫn thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của các cơ quan, tổ chức năm 2018 [08-10-2018]
- Sở Nội vụ ban hành Kế hoạch tổ chức thực hiện Quyết định phê duyệt kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại UBND phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố [28-09-2018]
- UBND Thành phố thành lập Tổ công tác triển khai thực hiện Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại UBND phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố [24-09-2018]
- UBND Thành phố ban hành Quyết định phê duyệt Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại UBND phường, xã, thị trấn trên địa bàn TPHCM [05-09-2018]
- Kết quả thực hiện việc trao trả hồ sơ cán bộ đi B tại Thành phố Hồ Chí Minh [17-08-2018]