Chi tiết tin
-
Công tác lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định của Luật Công chứng
Theo quy định của Luật Công chứng số 53/2014/QH13 ngày 20 tháng 6 năm 2014. Trong đó, một số nội dung liên quan đến tổ chức công chứng; việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng; hồ sơ công chứng; công tác lưu trữ hồ sơ công chứng và cấp bản sao văn bản công chứng được quy định cụ thể như sau:
Theo quy định của Luật Công chứng số 53/2014/QH13 ngày 20 tháng 6 năm 2014. Trong đó, một số nội dung liên quan đến tổ chức công chứng; việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng; hồ sơ công chứng; công tác lưu trữ hồ sơ công chứng và cấp bản sao văn bản công chứng được quy định cụ thể như sau:
1. Về tổ chức công chứng quy định tại Điều 19, Điều 22, gồm có Phòng công chứng và Văn phòng công chứng
- Phòng công chứng: Phòng công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập; Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng.
- Văn phòng công chứng: Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh. Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn…
2. Việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng được quy định tại Điều 50:
- Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn trong văn bản công chứng mà việc sửa lỗi đó không làm ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của người tham gia hợp đồng, giao dịch.
- Việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc giải thể thì tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật.
- Công chứng viên thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật có trách nhiệm đối chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ công chứng, gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi chữ, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên có trách nhiệm thông báo việc sửa lỗi kỹ thuật đó cho người tham gia hợp đồng, giao dịch.
3. Hồ sơ công chứng được quy định tại Điều 63:
- Hồ sơ công chứng bao gồm phiếu yêu cầu công chứng, bản chính văn bản công chứng, bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp, các giấy tờ xác minh, giám định và giấy tờ liên quan khác.
- Hồ sơ công chứng phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ công chứng.
4. Công tác lưu trữ, chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng được quy định tại Điều 64:
- Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng.
- Bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.
- Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.
- Việc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện theo quy định của pháp luật và có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp hoặc đại diện tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên tại địa phương.
- Trường hợp Phòng công chứng được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng thì hồ sơ công chứng do Văn phòng công chứng được chuyển đổi quản lý.
Trường hợp Phòng công chứng bị giải thể thì hồ sơ công chứng phải được chuyển cho một Phòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng do Sở Tư pháp chỉ định.
Trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công chứng đó phải thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu không thỏa thuận được hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do toàn bộ công chứng viên hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng.
5. Ngoài chức năng công chứng, tổ chức hành nghề công chứng còn được phép thực hiện việc cấp bản sao văn bản công chứng được quy định tại Điều 65
- Việc cấp bản sao văn bản công chứng được thực hiện trong các trường hợp sau đây:
+ Theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền trong các trường hợp được quy định tại khoản 3 Điều 64 của Luật này;
+ Theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.
- Việc cấp bản sao văn bản công chứng do tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản chính văn bản công chứng đó thực hiện./.
Tin khác
- Theo Quyết định số 7213/QĐ-HĐSK-SNV ngày 28/11/2018 của Hội đồng Khoa học, sáng kiến Sở Nội vụ về công nhận giải pháp, sáng kiến có phạm vi ảnh hưởng tại Sở Nội vụ năm 2018, có 29 giải pháp, sáng kiến của các tác giả và đồng tác giả là công chức của Sở Nội vụ được công nhận. [29-11-2018 13:06:35]
- Ngày 22/11/2018, Chính phủ ban hành Nghị định số 158/2018/NĐ-CP quy định về thành lập, tổ chức lại, giải thể tổ chức hành chính. [28-11-2018 13:09:10]
- Ngày 23 tháng 11 năm 2018, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phát hành Thông báo số 254/TB-CCVTLT về việc tiếp nhận công chức, viên chức. [23-11-2018 08:24:40]
- Ngày 16 tháng 11 năm 2018, Chi cục Văn thư - Lưu trữ xây dựng, ra mắt và đi vào hoạt động Fanpage (Facebook) của Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh. [19-11-2018 16:12:16]
- Ngày 09 tháng 11 năm 2018, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg Quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước. [16-11-2018 14:15:11]
- Ngày 31 tháng 8 năm 2018, Chính phủ ban hành Nghị định số 113/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 108/2014/NĐ-CP ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Chính phủ về chính sách tinh giản biên chế; Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 15 tháng 10 năm 2018. [16-11-2018 09:15:11]
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh vừa nhận được Thông báo số 2212/TB-SNV ngày 25 tháng 10 năm 2018 của Sở Nội vụ tỉnh Tây Ninh về việc giới thiệu mẫu dấu, chức danh và chữ ký của Giám đốc, Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Tây Ninh. [06-11-2018 15:29:19]
- Sáng ngày 04/11/2018, tại đường đi bộ Nguyễn Huệ, Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh phối hợp với Bộ Nội vụ và Tổng lãnh sự quán Pháp tại Thành phố Hồ Chí Minh tổ chức khai mạc Triển lãm tài liệu lưu trữ với chủ đề "Dấu ấn kiến trúc Pháp ở Sài Gòn - Thành phố Hồ Chí Minh". [05-11-2018 09:08:22]
- Ngày 24 tháng 10 năm 2018, Sở Nội vụ phát hành Giấy mời số 4075/GM-SNV về dự Hội nghị triển khai thực hiện Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. [02-11-2018 09:57:03]
- Chiều ngày 25 tháng 10 năm 2018, đại điện Lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh có buổi làm việc, trao đổi về chương trình giao lưu, học tập, chia sẻ kinh nghiệm thực tế giữa hai địa phương tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Nghệ An. [31-10-2018 13:47:12]
- Sáng nay, ngày 26/10/2018, tại Thành phố Hà Tĩnh thuộc tỉnh Hà Tỉnh Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Hà Tĩnh phối hợp với Trường ĐH KHXH và NV TPHCM và Trung tâm Lưu trữ quốc gia II tổ chức Tọa đàm khoa học: Quản lý và bảo mật tài liệu điện tử trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0: Thực trạng - Giải pháp. [26-10-2018 10:23:47]
- Ngày 24 tháng 10 năm 2018, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phát hành Thông báo số 233/TB-CCVTLT về việc tuyển dụng nhân viên số hóa tài liệu lưu trữ năm 2019. [25-10-2018 10:13:58]
- Ngày 16 tháng 10 năm 2018, Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Kế hoạch số 4704/KH-UBND về phối hợp tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ với chủ đề “Dấu ấn kiến trúc Pháp ở Sài Gòn - Thành phố Hồ Chí Minh". [23-10-2018 15:20:38]
- Sở Nội vụ TPHCM tổ chức Đoàn nghiên cứu, khảo sát thực tế nghiệp vụ lưu trữ tại các cơ quan Lưu trữ thuộc Cục thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội và tỉnh Tuyên Quang. [22-10-2018 10:11:01]
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh nhận được Thông báo số 22/TB-CCVTLT ngày 19 tháng 9 năm 2018 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Điện Biên về việc chuyển trụ sở làm việc. [16-10-2018 16:34:49]