Chi tiết tin
-
Chủ tịch UBND Thành phố ban hành Chỉ thị về việc tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh
Ngày 11 tháng 9 năm 2017, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Chỉ thị số 11/CT-UBND về việc tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
Theo đó, Chỉ thị có nội dung chủ yếu:
Trong những năm gần đây, công tác lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức có nhiều chuyển biến tích cực, từng bước đi vào nề nếp, ổn định và đảm bảo cung cấp thông tin, tài liệu kịp thời cho công tác quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức.
Tuy nhiên, hoạt động lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ vẫn còn tồn tại, hạn chế; để khắc phục những tồn tại, hạn chế trong công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức, Ủy ban nhân dân Thành phố chỉ thị như sau:
1. Thủ trưởng các Sở, ban, ngành Thành phố có trách nhiệm
a) Tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ
- Áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Tuyên truyền, phổ biến, quán triệt các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức về vai trò, vị trí tầm quan trọng của công tác lưu trữ nhất là giá trị tài liệu lưu trữ trong công chức, viên chức.
b) Bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ đúng tiêu chuẩn chức danh theo quy định; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho người làm công tác văn thư, lưu trữ.
c) Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ
- Triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức quản lý tốt hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức mình.
- Xây dựng, ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan, trong đó quy định trách nhiệm và chi tiết hoạt động văn thư, lưu trữ: về quản lý văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư; công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, thống kê và tổ chức sử dụng phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
- Xây dựng, cải tạo, bố trí phòng, kho để bảo quản tài liệu lưu trữ và đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị phù hợp để quản lý tài liệu; thường xuyên kiểm tra, vệ sinh kho tàng đảm bảo an toàn tài liệu.
d) Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố xây dựng Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống, lựa chọn tài liệu có thời hạn bảo vĩnh viễn để giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố theo quy định và hướng dẫn của Sở Nội vụ.
đ) Hàng năm, báo cáo kết quả thực hiện Chỉ thị này về Sở Nội vụ.
2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện có trách nhiệm
a) Ngoài việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ tại Khoản 1 của Chỉ thị này, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện chỉ đạo Phòng Nội vụ:
- Tham mưu việc quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp huyện.
- Tổ chức lựa chọn và thu thập tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố của các cơ quan, tổ chức cấp huyện để giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố theo Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh.
b) Chỉ đạo Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường - xã, thị trấn tổ chức thực hiện tốt các quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường - xã, thị trấn:
- Bố trí Kho Lưu trữ đủ diện tích để bảo quản tài liệu; tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn phải được quản lý tập trung tại Lưu trữ Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn.
- Tăng cường chỉ đạo, quản lý các hoạt động nghiệp vụ của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn: Về quản lý văn bản đi, đến; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn.
3. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm
a) Tổ chức triển khai và hướng dẫn thực hiện Chỉ thị này, tổng hợp và báo cáo kết quả về Ủy ban nhân dân Thành phố.
b) Tăng cường tham mưu, đề xuất, xây dựng các văn bản hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ, hoạt động lưu trữ nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố.
c) Phối hợp với các sở, ngành có liên quan khẩn trương tham mưu xây dựng Đề án thu thập hồ sơ tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tài các cơ quan, tổ chức trình Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét, phê duyệt và tổ chức thực hiện.
4. Giám đốc Sở Tài chính có trách nhiệm
a) Phối hợp với Sở Nội vụ hướng dẫn việc sử dụng kinh phí trong hoạt động lưu trữ và quản lý tài liệu tại các cơ quan, tổ chức.
b) Thẩm định trình Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt cấp kinh phí để triển khai thực hiện Đề án thu thập hồ sơ tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức./.
Ngô Thị Mỹ Giang, Chuyên viên Phòng QLVTLT
Tập tin đính kèm: chi thi so 11_wxNSpCOs.pdf
Tin khác
- Ngày 14 tháng 4 năm 2011, UBND Quận 8 ban hành Công văn số 749/UBND-PNV về việc chấn chỉnh công tác lưu trữ hồ sơ nhà đất tại phường. Trong đó, UBND Quận 8 đã đề nghị Chủ tịch UBND 16 phường nghiêm túc thực hiện các nội dung: [08-06-2016 10:25:03]
- Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố tại Công văn số 859/VP-THKH ngày 16 tháng 02 năm 2011 của Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, Sở Nội vụ xây dựng và ban hành Kế hoạch số 544/KH-SNV ngày 09/5/2011 tổ chức tập huấn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trong đó, đợt tập huấn được tổ chức thành 5 lớp. [08-06-2016 10:24:00]
- Thực hiện Kế hoạch số 544/KH-SNV ngày 09 tháng 5 năm 2011 của Sở Nội vụ về tổ chức tập huấn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ phát hành Thông báo số 52/TB-CCVTLT ngày 11 tháng 5 năm 2011 về tổ chức hội nghị tập huấn Thông tư số 01/2011/TT-BNV đối với khối các cơ quan hành chính, sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố. Theo đó:  [08-06-2016 10:22:28]
- Thực hiện Kế hoạch số 544/KH-SNV ngày 09 tháng 5 năm 2011 của Sở Nội vụ về tổ chức tập huấn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ phát hành Thông báo số 55/TB-CCVTLT ngày 16/5/2011 về tổ chức hội nghị tập huấn Thông tư số 01/2011/TT-BNV đối với khối quận, huyện với nội dung sau: [08-06-2016 10:21:32]
- Thực hiện Kế hoạch số 544/KH-SNV ngày 09 tháng 5 năm 2011 của Sở Nội vụ về tổ chức tập huấn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ phát hành Thông báo số 56/TB-CCVTLT ngày 19/5/2011 về tổ chức hội nghị tập huấn Thông tư số 01/2011/TT-BNV đối với khối doanh nghiệp với nội dung sau: [08-06-2016 10:20:49]
- Sáng ngày 25/5/2011, tại Hội trường Ban Quản lý Đường sắt đô thị Thành phố, số 29 đường Lê Quý Đôn, Phường 7, Quận 3, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ đã tổ chức Hội nghị triển khai, tập huấn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính đối với các cơ quan sở, ban, ngành thuộc UBND Thành phố.  [08-06-2016 10:14:23]
- Theo đề nghị của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, ngày 25 tháng 5 năm 2011, Sở Nội vụ ký và phát hành Công văn số 629/SNV-CCVTLT gửi đến Phòng Công chứng số 1 với nội dung thông báo kết quả thẩm định "Danh mục tài liệu hết giá trị" của Phòng Công chứng số 1 thuộc Sở Tư pháp. [08-06-2016 10:13:58]
- Sáng ngày 01 tháng 6 năm 2011, tại Hội trường số 139 đường Cô Giang, Phường Cô Giang, Quận 1 thuộc Tổng Công ty Cơ khí Giao thông Vận tải Sài Gòn Trách nhiệm hữu hạn một thành viên (SAMCO) Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ đã tổ chức Hội nghị triển khai, tập huấn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính đối với các Tổng Công ty, Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Ủy ban nhân dân thành phố làm chủ sở hữu. [08-06-2016 10:09:30]
- Ngày 31 tháng 5 năm 2011, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch phát hành Kế hoạch số 2597/KH-VHTTDL về việc tổ chức hội nghị tập huấn Thông tư số 01/2011/TT-BNV. [08-06-2016 10:09:02]
- Ngày 03/6/2011, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 09/TT-BNV Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Ban hành kèm theo Thông tư này là Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức (Nguồn: Theo Archives.gov.vn). [08-06-2016 10:05:03]
- Theo đề nghị của Cục Hải quan Thành phố tại Công văn số 1617/HQHCM-VP ngày 23 tháng 6 năm 2011, sáng ngày 20 tháng 7 năm 2011, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức thẩm định "Danh mục tài liệu hết giá trị" của cơ quan này. [08-06-2016 10:04:29]
- Ngày 27/7/2011, Sở Nội vụ báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố về kết quả tổ chức triển khai, tập huấn Thông tư số 01/2011/TT-BNV tại Báo cáo số 1016/SNV-CCVTLT. Theo đó, Sở Nội vụ đã tổ chức triển khai, tập huấn Thông tư này theo từng khối cơ quan, tổ chức (5 lớp). Tổng số: 800 lượt cán bộ, công chức (CB.CC) tham dự tập huấn, bao gồm: [08-06-2016 10:03:58]
- Theo đề nghị thẩm định "Danh mục tài liệu hết giá trị" của Ủy ban nhân dân Quận 11 tại Công văn số 728/UBND-VP ngày 27/7/2011, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức thẩm định và trình Lãnh đạo Sở Nội vụ, kết quả: Danh mục tài liệu hết giá trị của 7 phòng, ban thuộc Ủy ban nhân dân Quận: Phòng Lao đông - Thương binh và Xã hội, Phòng Tư pháp, Phòng Tài chính - Kế hoạch, Phòng Kinh tế, Phòng Văn hóa - Thông tin, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Thanh tra Quận. Tổng số: 444 cặp bó, hộp tài liệu, tương đương 138,1 mét giá tài liệu. [08-06-2016 10:03:19]
- Ngày 20 tháng 7 năm 2011, Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân Thành phố dự thảo Quyết định về việc ban hành Danh mục số 1 các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố tại Tờ trình số 512/TTr-SNV. [08-06-2016 10:02:52]
- Theo đề nghị của Cục Thuế Thành phố tại Công văn số 4800/CT-HC-LT ngày 10 tháng 6 năm 2011, sáng ngày 12 tháng 8 năm 2011, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức thẩm định "Danh mục tài liệu hết giá trị" tại Kho Lưu trữ số 73 đường Nguyễn Bỉnh Khiêm, Quận 1 và Kho Lưu trữ số 1652 đường Phạm Thế Hiển, Quận 8. [08-06-2016 10:02:29]