Chi tiết tin
-
Thông tư Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức
Ngày 24 tháng 01 năm 2019, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2019/TT-BNV Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.
Thông tư này có 6 chương, 24 điều, kèm theo 7 phụ lục, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng 3 năm 2019.
Chương I, Quy định chung, có 3 điều (từ Điều 1 - 3): Phạm vi điều chỉnh; Đối tượng áp dụng và Giải thích từ ngữ.
Chương II, Quản lý văn bản đến, có 5 điều (từ Điều 4 - 8): Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đến; Tiếp nhận văn bản điện tử đến; Đăng ký, số hóa văn bản đến; trình chuyển giao văn bản đến trong hệ thống; Giải quyết văn bản đến trong hệ thống.
Chương III, Quản lý văn bản đi, có 6 điều (từ Điều 9 - 14): Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đi; Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; Ban hành và phát hành văn bản; Hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản; Hình thức, chữ ký số của cơ quan, tồ chức ban hành văn bản; Quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư.
Chương IV, Lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, có 3 điều (từ Điều 15 - 17): Yêu cầu tạp lập hồ sơ điện tử; Tạo lập hồ sơ điện tử; Nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan.
Chương V, Chức năng cơ bản của hệ thống, có 5 điều (từ Điều 18 - 22): Nguyên tắc xây dựng hệ thống; Yêu cầu chung khi thiết kế hệ thống; Yêu cầu chức năng của hệ thống; Yêu cầu về quản lý hệ thống; Thông tin đầu vào của hệ thống.
Chương VI, Điều khoản thi hành, có 2 điều (từ Điều 23 - 24): Hiệu lực thi hành; Tổ chức thực hiện.
7 phụ lục kèm theo gồm: Lưu đồ quản lý văn bản đến; Lưu đồ soạn thảo, kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Lưu đồ ký ban hành, đăng ký, phát hành văn bản; Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến; Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đi; Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý hồ sơ; Thông tin đầu vào của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.
Nội dung chủ yếu của Thông tư này quy định Quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư bao gồm: quản lý văn bản điện tử đến, quản lý văn bản điện tử đi, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan; Chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
Điều 3 đã dành 9 khoản để giải thích từ ngữ: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử; Chữ ký số của cơ quan, tổ chức; Chữ ký số của người có thẩm quyền; Quản lý văn bản và hồ sơ điện tử; Dữ liệu đặc tả của văn bản, hồ sơ; Di chuyển hồ sơ, tài liệu điện tử; Quản trị hệ thống; Cập nhập dữ liệu; Văn bản số hóa từ văn bản giấy.
Điểm c, Khoản 2 Điều 6 quy định hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa trên văn bản số hóa để xử lý công việc trong hệ thống:
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn bản.
Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức số hóa văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng “.png”.
Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây (múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
Điều 12 quy định hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, bao gồm:
Vị trí: tại vi trí chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy.
Hình thức: Chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng “.png”.
Điều 13 quy định hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:
Vị trí: Trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái.
Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng “.png”.
Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây (múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
Khoản 3, Điều 14 quy định trách nhiệm của văn thư cơ quan trong việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư:
Không giao thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
Phải trực tiếp ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành sau khi đã có chữ ký số của người có thẩm quyền và văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp số hóa.
Chỉ được ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành sau khi đã có chữ ký số của người có thẩm quyền và văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp số hóa./.
Tập tin đính kèm: 01_2019_TT-BNV_50su1jmA.pdf
Tin khác
- Thực hiện Quyết định số 5131/QĐ-UBND ngày 04 tháng 10 năm 2012 của Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt Kế hoạch triển khai thi hành Luật lLưu trữ, ngày 03 tháng 5 năm 2013, Sở Nội vụ phát hành Công văn số 514/SNV-CCVTLT về việc hướng dẫn tổ chức Hội thi Tìm hiểu Luật Lưu trữ năm 2013, bao gồm những nội dung chính như sau: [08-06-2016 06:50:12]
- Ngày 16 tháng 4 năm 2013, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 04/2013/TT-BNV về hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. Thông tư này thay thế Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan. [08-06-2016 06:49:42]
- Sáng ngày 29 tháng 5 năm 2013, Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương đã tổ chức Lễ bế giảng và trao bằng tốt nghiệp cho 58 học viên đạt kết quả kỳ thi tốt nghiệp. [08-06-2016 06:48:53]
- Sáng ngày 05 tháng 6 năm 2013, tại Trung tâm Giáo dục Dạy nghề và Giải quyết làm Nhị Xuân, Lực lượng Thanh niên xung phong Thành phố tổ chức hội thi tìm hiểu Luật Lưu trữ, trong đó có nội dung về kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính. [08-06-2016 06:48:09]
- Thực hiện Công văn 383/VTLTNN-NVĐP ngày 31 tháng 5 năm 2013 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Thành phố Hồ Chí Minh và thành phố Cần Thơ. Sáng ngày 10/7/2013, Đoàn Kiểm tra đến làm việc tại Thành phố Hồ Chí Minh. Trong ba ngày, từ 10 đến 12/7/2013, Đoàn kiểm tra gồm có ông Hoàng Trường - Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước làm Trưởng đoàn, ông Nguyễn Tiến Lộc - Phó Trưởng phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương làm Phó Trưởng đoàn cùng các thành viên khác đã cùng với Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan: Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Ủy ban nhân dân Quận 10, huyện Nhà Bè, Lực lượng Thanh niên xung phong Thành phố, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường. [08-06-2016 06:46:14]
- Thực hiện Kế hoạch số 3360/KH-UBND ngày 21/5/2013 về tổ chức Hội thi tìm hiểu Luật Lưu trữ và một số vấn đề về công tác văn thư, lưu trữ năm 2013, ngày 24/7/2013, Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi đã tổ chức Hội thi Tìm hiểu Luật Lưu trữ với sự tham gia dự thi của 116 công chức, viên chức và nhân viên văn thư, lưu trữ của 62 đơn vị trên địa bàn huyện. [08-06-2016 06:45:37]
- Được sự cho phép của Giám đốc Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức Đoàn học tập kinh nghiệm về công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian 03 ngày (từ ngày 25/7/2013 đến ngày 27/7/2013) tại Trường Giáo dục Đào tạo và Giải quyết việc làm số 1 thuộc Lực lượng Thanh niên xung phong Thành phố, tỉnh Đắk Nông; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bình Phước và tỉnh Đắk Lắk; [08-06-2016 06:44:36]
- Theo Kế hoạch số 99/KH-CCVTLT ngày 19 tháng 6 năm 2013 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2013. Vào lúc 08 giờ sáng ngày 31 tháng 7 năm 2013, Đoàn Kiểm tra đã đến kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng Công ty Cấp nước Sài Gòn Trách nhiệm hữu hạn một thành viên (Tổng Công ty). Thành phần Đoàn kiểm tra gồm đại diện lãnh đạo và các phòng chuyên môn của Chi cục; về phía Tổng Công ty gồm: Ông Nguyễn Văn Dụ, Phó Tổng Giám đốc; Ông Tô Trung Dũng, Trưởng phòng Hành chính - Quản trị; Ông Phạm Ngọc Khôi, Phó Trưởng phòng Hành chính - Quản trị; Bà Lê Anh Đào, Phó Trưởng phòng Hành chính - Quản trị; Bà Nguyễn Thị Thùy Trang, Tổ trưởng Tổ Văn thư, Phòng Hành chính - Quản trị cùng toàn thể nhân viên làm công tác văn thư tại các phòng, ban của Tổng Công ty Cấp nước Sài Gòn Trách nhiệm hữu hạn một thành viên. [08-06-2016 06:43:52]
- Sáng ngày 06 tháng 8 năm 2013, tại Trung tâm Bồi dưỡng Chính trị Quận 8 số 120 đường 12, Phường 5, Quận 8, Ủy ban nhân dân Quận 8 phối hợp với Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương tổ chức khai giảng lớp Trung cấp Văn thư Lưu trữ cho 42 cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ thuộc các cơ quan, tổ chức của Quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh. [08-06-2016 06:43:21]
- Thực hiện Kế hoạch số 122-KH/QU ngày 24 tháng 7 năm 2013 của Quận ủy Quận 6 về tổ chức phổ biến, triển khai, tập huấn Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản liên quan, ngày 07 tháng 8 năm 2013, tại Hội trường Ủy ban nhân dân Quận 6, số 107 đường Cao Văn Lầu, Phường 1, Quận 6, Quận ủy Quận 6 tổ chức phổ biến, triển khai Luật Lưu trữ và các văn bản liên quan. [08-06-2016 06:42:46]
- Thực hiện Kế hoạch số 2253/KH-GDĐT-VP ngày 15/7/2013 của Sở Giáo dục và Đào tạo Thành phố tập huấn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ năm 2013, ngày 14/8/2013, tại Hội trường 2.1, số 66 - 68 đường Lê Thánh Tôn, phường Bến Nghé, Sở Giáo dục và Đào tạo tổ chức Hội nghị tập huấn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho hơn 350 cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị thuộc Sở. [08-06-2016 06:41:58]
- Thực hiện Kế hoạch số 99/KH-CCVTLT ngày 19 tháng 6 năm 2013 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2013, ngày 08 tháng 8 năm 2013, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục Thú y Thành phố, số 151 đường Lý Thường Kiệt, Quận 11. [08-06-2016 06:41:13]
- Ngày 16 tháng 8 năm 2013, tại Hội trường Trung tâm Bồi dưỡng chính trị huyện Cần Giờ, Ủy ban nhân dân huyện tổ chức khai giảng lớp tập huấn công tác văn thư, lưu trữ theo Quyết định số 895/QĐ-UBND ngày 12 tháng 8 năm 2013 về mở lớp tập huấn công tác văn thư, lưu trữ năm 2013. [08-06-2016 06:39:09]
- Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về di dời địa điểm Kho Lưu trữ chuyên dụng của Thành phố, sau thời gian chuẩn bị, ngày 20 tháng 8 năm 2013, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ đã phát đi Thông báo số 181/TB-CCVTLT về địa chỉ và số điện thoại mới của Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh như sau: [08-06-2016 06:37:51]
- Sáng ngày 28 tháng 9 năm 2013, tại Hội trường Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh, số 06 đường Phan Đăng Lưu, Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh đã tổ chức Hội thi "Tìm hiểu pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ năm 2013". Đến tham dự và phát biểu khai mạc Hội thi có Bà Nguyễn Thị Thu Hà, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Quận và Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị trực thuộc tham gia Hội thi. [07-06-2016 14:29:15]