Chi tiết tin
-
Tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành
Công tác lập và giao nộp hồ sơ là gì ? "Lập hồ sơ" là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định (theo khoản 8 Điều 2 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư).
"Lập hồ sơ" là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định (theo khoản 8 Điều 2 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư).
Giao nộp hồ sơ: ...Cơ quan tổ chức, cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành hồ sơ và bảo vệ an toàn. Tài liệu văn thư có giá trị lưu trữ của cơ quan, tổ chức nào phải được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức đó...(theo Điều 11 của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia).
Lập hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng của công tác văn thư, lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữ được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả khi cần, nhanh chóng tìm được các văn bản. Đối với cơ quan, lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ quan, quản lý chặt chẽ tài liệu. Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp những hồ sơ có giá trị vào lưu trữ.
Như vậy, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành cơ quan là nhiệm vụ bắt buộc của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc. Từ Thủ trưởng cơ quan đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ, các nhân viên văn thư hành chính...đều phải lập hồ sơ công việc của mình làm. Do đó, chính người giải quyết công việc cần phải lập hồ sơ công việc, bởi vì chỉ có người giải quyết công việc mới hiểu rõ và phản ánh đầy đủ, chính xác quá trình hình thành giải quyết và kết thúc công việc cụ thể. Như vậy, việc lập hồ sơ công việc là nhiệm vụ của tất cả cán bộ, công chức, viên chức chứ không phải là nhiệm vụ riêng của cán bộ văn thư, cán bộ lưu trữ như nhiều công chức quan niệm.
Sau khi lập hồ sơ công việc, người lập hồ sơ phải đánh số thứ tự lên các văn bản có trong hồ sơ, bảo đảm không thất lạc và tra tìm nhanh chóng đồng thời phải lập mục lục văn bản đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên).
Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị do chưa hiểu hết vị trí và tác dụng của việc lập hồ sơ nên chưa quan tâm chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức cơ quan, đơn vị mình lập hồ sơ công việc; cũng như việc bàn giao công việc, hồ sơ khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác khác theo quy định nên gây rất nhiều khó khăn cho những người kế nhiệm và lưu trữ cơ quan. Do vậy, Thủ trưởng từng cơ quan cần quan tâm chỉ đạo cho cán bộ, công chức, viên chức cơ quan, đơn vị mình lập hồ sơ công việc theo quy định để quản lý công việc của mình và bàn giao công việc được thuận lợi.
Khi giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành, người làm công tác lưu trữ có nhiệm vụ chỉnh lý lại hồ sơ đã được lập, hoàn chỉnh các phần của bìa hồ sơ như: số hồ sơ, mục lục số, phông số và làm sổ thống kê hồ sơ của cơ quan. Việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ hiện hành là một chế độ bắt buộc và giao nộp trong thời gian nhất định, gồm các loại tài liệu được phân chia như sau: đối với tài liệu hành chính; sau một năm kể từ năm công việc kết thúc; đối với tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình nghiệm thu chính thức; đối với tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán; đối với tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác; sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc./.
Tin khác
- Ngày 24 tháng 9 năm 2010, Phòng Nội vụ quận Thủ Đức đã phát hành Kế hoạch số 398/KH-NV về tổ chức Hội nghị tập huấn công tác văn thư lưu trữ năm 2010. [10-06-2016 16:28:21]
- Ngày 29 tháng 9 năm 2010, Sở Nội vụ phát hành Công văn số 1420/SNV-QLVTLT gửi các sở-ngành, doanh nghiệp thuộc thành phố và Ủy ban nhân dân quận-huyện về xác định danh sách lớp trung cấp văn thư, lưu trữ (tại chức) năm 2010. [10-06-2016 16:27:54]
- Được sự hỗ trợ báo cáo viên từ Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ thành phố, sáng ngày 08 tháng 10 năm 2010, tại hội trường Ủy ban nhân dân quận, số 43 đường Nguyễn Văn Bá, phường Bình Thọ, quận Thủ Đức đã tổ chức Hội nghị tập huấn công tác văn thư, lưu trữ năm 2010.  [10-06-2016 16:27:27]
- Thực hiện Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Ủy ban nhân dân thành phố về tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, ngày 06 tháng 10 năm 2010, Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh phát hành Công văn số 1466/UBND chỉ đạo việc thực hiện Chỉ thị nêu trên. [10-06-2016 16:27:02]
- Sáng 12 tháng 10 năm 2010, tại Hội trường số 118 đường Ngô Quyền, phường 8, quận 5, Phòng Nội vụ quận 5 tổ chức Hội nghị tập huấn công tác quản lý và nghiệp vụ văn thư, lưu trữ năm 2010. [10-06-2016 16:26:28]
- Chiều ngày 19 tháng 10 năm 2010, Giám đốc Sở Nội vụ đã trao quyết định bổ nhiệm lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ. Theo đó, ông Võ Thanh Phong, Phó Giám đốc Sở Nội vụ kiêm Chi Cục trưởng, ông Huỳnh Văn Phùng giữ chức vụ Phó Chi cục trưởng và ông Mai Thanh Hùng giữ chức vụ Phó Chi cục trưởng. Trước đó, ngày 18 tháng 10 năm 2010, Giám đốc Sở Nội vụ đã ký Quyết định số 6000/QĐ-SNV, 6001/QĐ-SNV và 6002/QĐ-SNV bổ nhiệm chức vụ các trường hợp nêu trên./.  [10-06-2016 16:25:18]
- Ngày 05 tháng 10 năm 2010, Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 1131/QĐ-BNV về việc tặng Kỷ niệm chương "Vì Sự nghiệp Văn thư, Lưu trữ" . Theo đó, có 136 cá nhân thuộc thành phố Hồ Chí Minh được tặng Kỷ niệm chương trong đợt này./. [10-06-2016 16:24:52]
- Theo đề nghị của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, ngày 22 tháng 10 năm 2010, Giám đốc Sở Nội vụ ký Hướng dẫn số 1529/HD-SNV về công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường-xã-thị trấn trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. [10-06-2016 16:24:25]
- Sáng ngày 27 tháng 10 năm 2010, tại Tòa nhà ICDC, đường D1, Khu Công nghệ cao, phường Tân Phú, quận 9, Ban Quản lý Khu Công nghệ cao thành phố đã tổ chức hội nghị tập huấn công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức thuộc Khu Công nghệ cao thành phố. Bà Lê Thị Thanh Mỹ, Phó Trưởng ban Quản lý Khu Công nghệ cao đến dự và chủ trì hội nghị.  [10-06-2016 16:23:55]
- Ngày 27 tháng 10 năm 2010, Ủy ban nhân dân quận 11 đã phát hành Công văn số 1635/UBND-NV về thực hiện Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Ủy ban nhân dân thành phố về tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. [10-06-2016 16:23:32]
- Theo đề nghị của Phòng Công chứng số 2 trực thuộc Sở Tư pháp (tại Công văn số 1246/CC2 ngày 15 tháng 10 năm 2010), chiều ngày 27 tháng 10 năm 2010, tại Kho lưu trữ tài liệu thuộc Phòng Công chứng số 4, số 25/5, đường Hoàng Việt, phường 4, quận Tân Bình, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tổ chức thẩm định và khảo sát thực tế "Danh mục tài liệu hết giá trị", đề nghị tiêu hủy (Phông Lưu trữ Phòng Công chứng số 2 gửi tại kho của Phòng Công chứng số 4). Theo đó, danh mục tài liệu đề nghị thẩm định là hồ sơ bản sao từ bản chính từ ngày 02/01/2004 đến ngày 25/7/2007; hồ sơ bản dịch giấy tờ từ ngày 02/01/2004 đến ngày 30/12/2005. Tổng số hồ sơ, tài liệu đề nghị tiêu hủy là 1.385 cặp (hộp) tương đương 187,7 mét giá. [10-06-2016 16:23:07]
- Ngày 27 tháng 10 năm 2010, Ủy ban nhân dân quận 7 phát hành Công văn số 1779/UBND-NV về việc thực hiện Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND về tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. Theo đó, Ủy ban nhân dân quận 7 đã yêu cầu các cơ quan, đơn vị trực thuộc và Ủy ban nhân dân các phường triển khai thực hiện nghiêm túc các công việc theo nội dung của Chỉ thị. [10-06-2016 16:22:41]
- Ngày 05 tháng 11 năm 2010, Ủy ban nhân dân quận 10 phát hành Kế hoạch số 6533/KH-UBND về tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2010. Theo đó, thời gian tập huấn dự kiến tổ chức vào ngày 24/11/2010, tại Hội trường Ủy ban nhân dân quận, số 474 đường 3/2, phường 14, quận 10; đối tượng dự tập huấn là lãnh đạo, công chức, viên chức các cơ quan, tổ chức và Ủy ban nhân dân 15 phường thuộc quận; nội dung về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ./. [10-06-2016 16:22:17]
- Ngày 10 tháng 11 năm 2010, Ủy ban nhân dân quận 5 phát hành Công văn số 2317/UBND-NV về tăng cường thực hiện công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn quận 5. [10-06-2016 16:21:51]
- Tại Điều 70, 71 Mục 2 Chương VI của Nghị định số 58/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch, quy định việc lưu trữ sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch: [10-06-2016 16:21:23]