Chi tiết tin
-
Tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành
Công tác lập và giao nộp hồ sơ là gì ? "Lập hồ sơ" là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định (theo khoản 8 Điều 2 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư).
"Lập hồ sơ" là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định (theo khoản 8 Điều 2 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư).
Giao nộp hồ sơ: ...Cơ quan tổ chức, cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành hồ sơ và bảo vệ an toàn. Tài liệu văn thư có giá trị lưu trữ của cơ quan, tổ chức nào phải được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức đó...(theo Điều 11 của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia).
Lập hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng của công tác văn thư, lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữ được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả khi cần, nhanh chóng tìm được các văn bản. Đối với cơ quan, lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ quan, quản lý chặt chẽ tài liệu. Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp những hồ sơ có giá trị vào lưu trữ.
Như vậy, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành cơ quan là nhiệm vụ bắt buộc của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc. Từ Thủ trưởng cơ quan đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ, các nhân viên văn thư hành chính...đều phải lập hồ sơ công việc của mình làm. Do đó, chính người giải quyết công việc cần phải lập hồ sơ công việc, bởi vì chỉ có người giải quyết công việc mới hiểu rõ và phản ánh đầy đủ, chính xác quá trình hình thành giải quyết và kết thúc công việc cụ thể. Như vậy, việc lập hồ sơ công việc là nhiệm vụ của tất cả cán bộ, công chức, viên chức chứ không phải là nhiệm vụ riêng của cán bộ văn thư, cán bộ lưu trữ như nhiều công chức quan niệm.
Sau khi lập hồ sơ công việc, người lập hồ sơ phải đánh số thứ tự lên các văn bản có trong hồ sơ, bảo đảm không thất lạc và tra tìm nhanh chóng đồng thời phải lập mục lục văn bản đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên).
Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị do chưa hiểu hết vị trí và tác dụng của việc lập hồ sơ nên chưa quan tâm chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức cơ quan, đơn vị mình lập hồ sơ công việc; cũng như việc bàn giao công việc, hồ sơ khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác khác theo quy định nên gây rất nhiều khó khăn cho những người kế nhiệm và lưu trữ cơ quan. Do vậy, Thủ trưởng từng cơ quan cần quan tâm chỉ đạo cho cán bộ, công chức, viên chức cơ quan, đơn vị mình lập hồ sơ công việc theo quy định để quản lý công việc của mình và bàn giao công việc được thuận lợi.
Khi giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành, người làm công tác lưu trữ có nhiệm vụ chỉnh lý lại hồ sơ đã được lập, hoàn chỉnh các phần của bìa hồ sơ như: số hồ sơ, mục lục số, phông số và làm sổ thống kê hồ sơ của cơ quan. Việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ hiện hành là một chế độ bắt buộc và giao nộp trong thời gian nhất định, gồm các loại tài liệu được phân chia như sau: đối với tài liệu hành chính; sau một năm kể từ năm công việc kết thúc; đối với tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình nghiệm thu chính thức; đối với tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán; đối với tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác; sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc./.
Tin khác
- Triển lãm "Quá trình hình thành vùng đất Sài Gòn - Gia Định - Thành phố Hồ Chí Minh qua tài liệu lưu trữ" do Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh và Trung tâm Lưu trữ quốc gia II phối hợp thực hiện, sẽ khai mạc vào lúc 9 giờ sáng ngày 22 tháng 12 năm 2021, tại Tầng G Tòa nhà Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, số 951 Quốc lộ 1, phường An Lạc, quận Bình Tân. [17-12-2021 15:45:03]
- Ngày 24 tháng 11 năm 2021, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phát hành Thông báo số 447/TB-CCVTLT về việc giới thiệu địa chỉ, số điện thoại, hộp thư điện tử cơ quan Chi cục Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử. [03-12-2021 20:44:50]
- Ngày 01 tháng 11 năm 2021, Ủy ban Dân tộc ban hành Thông tư số 01/2021/TT-UBDT hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan chuyên môn về công tác dân tộc thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện. [16-11-2021 20:04:19]
- Ngày 01 tháng 11 năm 2021, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 06/2021/TT-BNV bãi bỏ một số văn bản quy phạm pháp luật do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành.  [16-11-2021 19:31:43]
- Ngày 07 tháng 10 năm 2021, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phát hành Thông báo số 371A/TB-CCVTLT về việc đã tuyển dụng đủ số lượng và ngừng tiếp nhận hồ sơ ứng tuyển vị trí nhân viên bảo vệ và nhân viên kỹ thuật tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ. [14-10-2021 03:03:31]
- Ngày 22 tháng 9 năm 2021, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phát hành Thông báo số 340/TB-CCVTLT về việc tuyển dụng viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố. [22-09-2021 21:06:13]
- Ngày 12 tháng 8 năm 2021, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 05/2021/TT-BNV Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện. [28-08-2021 18:12:58]
- Ngày 29/6/2021, Bộ Công an ban hành Thông tư số 73/2021/TT-BCA quy định về mẫu hộ chiếu, giấy thông hành và các biểu mẫu liên quan; Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày 14/8/2021. [12-07-2021 16:13:05]
- Theo kế hoạch, trong năm 2021, Chi cục Văn thư- Lưu trữ sẽ tổ chức tuyển dụng hơn 20 vị trí việc làm viên chức, trong đó phần lớn các vị trí việc làm thuộc chuyên ngành lưu trữ, để các ứng viên có nguyện vọng dự tuyển tham khảo và chuẩn bị hồ sơ, chúng tôi xin giới thiệu quy định về mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ theo Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2021 của Bộ Nội vụ. [07-07-2021 17:06:44]
- Ngày 29/6/2021, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 03/2021/TT-BNV sửa đổi, bổ sung chế độ nâng bậc lương thường xuyên, nâng bậc lương trước thời hạn và chế độ phụ cấp thâm niên vượt khung đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động, Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/8/2021. [06-07-2021 20:38:26]
- Ngày 11 tháng 6 năm 2021, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 02/2021/TT-BNV quy định mã số, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ và xếp lương đối với các ngạch công chức chuyên ngành hành chính và công chức chuyên ngành văn thư. [06-07-2021 18:12:09]
- Ngày 25 tháng 6 năm 2021, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phát hành Thông báo số 186/TB-CCVTLT về việc tiếp nhận công chức có nguyện vọng chuyển công tác đến Chi cục Văn thư - Lưu trữ năm 2021.  [25-06-2021 21:12:34]
- Ngày 22 tháng 6 năm 2021, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phát hành Công văn số 177/CCVTLT-QL về lập hồ sơ đề nghị xét tặng kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp Văn thư, Lưu trữ” năm 2021. [23-06-2021 16:19:31]
- Ngày 23 tháng 6 năm 2021, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phát hành Thông báo số 178/TB-CCVTLT về tuyển dụng nhân viên bảo vệ và nhân viên kỹ thuật tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh.  [23-06-2021 15:46:26]
- Ngày 22 tháng 6 năm 2021. Chi cục Văn thư - Lưu trữ phát hành Kế hoạch số 174/KH-CCVTLT về tuyển dụng nhân viên bảo vệ và nhân viên kỹ thuật tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh.  [23-06-2021 15:43:46]