Chi tiết tin
-
Tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành
Công tác lập và giao nộp hồ sơ là gì ? "Lập hồ sơ" là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định (theo khoản 8 Điều 2 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư).
"Lập hồ sơ" là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định (theo khoản 8 Điều 2 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư).
Giao nộp hồ sơ: ...Cơ quan tổ chức, cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành hồ sơ và bảo vệ an toàn. Tài liệu văn thư có giá trị lưu trữ của cơ quan, tổ chức nào phải được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức đó...(theo Điều 11 của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia).
Lập hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng của công tác văn thư, lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữ được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả khi cần, nhanh chóng tìm được các văn bản. Đối với cơ quan, lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ quan, quản lý chặt chẽ tài liệu. Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp những hồ sơ có giá trị vào lưu trữ.
Như vậy, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành cơ quan là nhiệm vụ bắt buộc của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc. Từ Thủ trưởng cơ quan đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ, các nhân viên văn thư hành chính...đều phải lập hồ sơ công việc của mình làm. Do đó, chính người giải quyết công việc cần phải lập hồ sơ công việc, bởi vì chỉ có người giải quyết công việc mới hiểu rõ và phản ánh đầy đủ, chính xác quá trình hình thành giải quyết và kết thúc công việc cụ thể. Như vậy, việc lập hồ sơ công việc là nhiệm vụ của tất cả cán bộ, công chức, viên chức chứ không phải là nhiệm vụ riêng của cán bộ văn thư, cán bộ lưu trữ như nhiều công chức quan niệm.
Sau khi lập hồ sơ công việc, người lập hồ sơ phải đánh số thứ tự lên các văn bản có trong hồ sơ, bảo đảm không thất lạc và tra tìm nhanh chóng đồng thời phải lập mục lục văn bản đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên).
Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị do chưa hiểu hết vị trí và tác dụng của việc lập hồ sơ nên chưa quan tâm chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức cơ quan, đơn vị mình lập hồ sơ công việc; cũng như việc bàn giao công việc, hồ sơ khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác khác theo quy định nên gây rất nhiều khó khăn cho những người kế nhiệm và lưu trữ cơ quan. Do vậy, Thủ trưởng từng cơ quan cần quan tâm chỉ đạo cho cán bộ, công chức, viên chức cơ quan, đơn vị mình lập hồ sơ công việc theo quy định để quản lý công việc của mình và bàn giao công việc được thuận lợi.
Khi giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành, người làm công tác lưu trữ có nhiệm vụ chỉnh lý lại hồ sơ đã được lập, hoàn chỉnh các phần của bìa hồ sơ như: số hồ sơ, mục lục số, phông số và làm sổ thống kê hồ sơ của cơ quan. Việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ hiện hành là một chế độ bắt buộc và giao nộp trong thời gian nhất định, gồm các loại tài liệu được phân chia như sau: đối với tài liệu hành chính; sau một năm kể từ năm công việc kết thúc; đối với tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình nghiệm thu chính thức; đối với tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán; đối với tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác; sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc./.
Tin khác
- Ngày 25 tháng 01 năm 2016, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Nguyễn Thành Phong ký ban hành Công văn số 307/UBND-VX về xây dựng phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2016. Theo đó, nội dung chủ yếu của Công văn chỉ đạo: [06-06-2016 15:17:41]
- Thực hiện Công văn số 3626/UBND-VX ngày 29 tháng 6 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, ngày 20 tháng 01 năm 2016, Sở Nội vụ phát hành Hướng dẫn số 232/HD-SNV về một số nội dung về xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức. Theo đó, Hướng dẫn có các nội dung chủ yếu như sau: [06-06-2016 15:17:00]
- Căn cứ Công văn số 1302/CCVTLT-NVĐP ngày 18 tháng 12 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, ngày 21 tháng 01 năm 2016, Chi cục Văn thư - Lưu trữ xây dựng và phát hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 tại Kế hoạch số 25/KH-CCVTLT [06-06-2016 15:16:11]
- Ngày 29 tháng 01 năm 2016, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phát hành Thông báo số 36/TB-CCVTLT về phân công trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chi cục trưởng và các Phó Chi cục trưởng. Thông báo này được thực hiện kể từ ngày 01 tháng 02 năm 2016 và thay thế Thông báo số 206/TB-CCVTLT ngày 15 tháng 7 năm 2015 của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ có cùng trích yếu nội dung văn bản nêu trên [06-06-2016 15:15:27]
- Căn cứ Công văn số 1302/VTLTNN-NVĐP ngày 18 tháng 12 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương [06-06-2016 15:14:30]
- Ngày 01 tháng 02 năm 2016, Sở Tư pháp phát hành Kế hoạch số 549/KH-STP về triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 [06-06-2016 15:13:34]
- Theo đề nghị của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, ngày 25 tháng 02 năm 2016, Sở Nội vụ phát hành Hướng dẫn số 600/HD-SNV về một số nội dung liên quan đến việc thực hiện bản sao văn bản tại các cơ quan, tổ chức. Trong đó, việc thực hiện bản sao văn bản, ngoài nội dung hướng dẫn chi tiết về thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao còn có các văn bản thuộc đối tượng thực hiện bản sao văn bản, thẩm quyền thực hiện và ký bản sao: [06-06-2016 15:03:16]
- Thực hiện chương trình kế hoạch công tác năm 2016, được sự cho phép của Lãnh đạo Sở Nội vụ, ngày 24 tháng 02 năm 2016, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phát hành Kế hoạch số 49/KH-CCVTLT về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2016. [06-06-2016 15:02:31]
- Thực hiện ý kiến chỉ đạo của UBND Thành phố tại Công văn số 11067/VP-PCNC ngày 16/11/2015 của Văn phòng UBND Thành phố và được sự đồng ý của Lãnh đạo Sở Nội vụ, ngày 04/3/2016, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phát hành Kế hoạch số 63/KH-CCVTLT về việc tổ chức khảo sát công tác lưu trữ sổ và hồ sơ hộ tịch tại UBND phường, xã, thị trấn. [06-06-2016 15:02:00]
- Ngày 16/3/2016, Sở Nội vụ phát hành Giấy mời số 862/GM-SNV về việc dự Hội nghị công tác văn thư, lưu trữ năm 2016. Theo đó, nội dung hội nghị tổng kết, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 và triển khai công tác năm 2016. [06-06-2016 14:57:25]
- Ngày 16/3/2016, Sở Nội vụ phát hành Hướng dẫn số 867/HD-SNV về một số nội dung liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố. Trong đó, Hướng dẫn tập trung các nội dung: Việc quản lý và sử dụng con dấu; việc đóng dấu. [06-06-2016 14:56:23]
- Ngày 23/3/2016, Sở Nội vụ phát hành Công văn số 950/SNV-CCVTLT gửi đến các cơ quan, tổ chức về việc đề nghị tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy và phòng chống lụt bão, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ [06-06-2016 14:55:07]
- Ngày 25/3/2016, Sở Nội vụ phát hành Báo cáo số 993/BC-SNV về tổng kết công tác văn thư, lưu trữ năm 2015. Theo đó, nội dung Báo cáo gồm 2 phần: Kết quả công tác văn thư, lưu trữ năm 2015; Phương hướng, nhiệm vụ năm 2016. [06-06-2016 14:53:53]
- Thực hiện Quyết định số 5078/QĐ-UBND ngày 10 tháng 10 năm 2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về việc ban hành mẫu Phiếu trình và sắp xếp thành phần tài liệu trong hồ sơ trình duyệt, trình ký hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức; ngày 25/3/2016, Sở Nội vụ phát hành Hướng dẫn số 992/HD-SNV về các mẫu Phiếu trình duyệt, trình ký hồ sơ đối với các cơ quan, tổ chức. [06-06-2016 14:52:53]
- Sáng ngày 30 tháng 3 năm 2016, tại Trường Đại học Y khoa Phạm Ngọc Thạch, số 86/2, đường Thành Thái, Quận 10, Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh đã tổ chức Hội nghị công tác văn thư, lưu trữ năm 2016. [06-06-2016 14:50:32]