Chi tiết tin
-
Sở Nội vụ hướng dẫn một số nội dung liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố
Ngày 16/3/2016, Sở Nội vụ phát hành Hướng dẫn số 867/HD-SNV về một số nội dung liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố. Trong đó, Hướng dẫn tập trung các nội dung: Việc quản lý và sử dụng con dấu; việc đóng dấu.
Ngày 16/3/2016, Sở Nội vụ phát hành Hướng dẫn số 867/HD-SNV về một số nội dung liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố. Trong đó, Hướng dẫn tập trung các nội dung: Việc quản lý và sử dụng con dấu; việc đóng dấu.
1. Nội dung của việc quản lý và sử dụng con dấu
a) Việc quản lý và sử dụng con dấu tại cơ quan phải được quy định trong Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
b) Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức. Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).
c) Thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị phân công cho một trong các công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng con dấu; việc phân công phải thể hiện bằng văn bản. Công chức, viên chức văn thư được giao sử dụng, bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan hoặc đơn vị về việc quản lý và sử dụng con dấu.
d) Công chức, viên chức văn thư được phân công giữ con dấu cơ quan và các con dấu khác (nếu có) có trách nhiệm thực hiện đúng những quy định về việc sử dụng con dấu:
- Đề xuất trang bị giá treo, hộp và tủ có khóa bảo quản con dấu; tủ bảo quản con dấu đặt tại vị trí an toàn trong khu vực văn thư; khắc các loại dấu theo quy định phù hợp với từng cơ quan, tổ chức.
- Con dấu phải được bảo quản trong tủ có khóa chắc chắn hoặc két sắt tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư; con dấu của cơ quan, tổ chức được sử dụng và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Trường hợp cần thiết đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc.
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
- Trường hợpcông chức, viên chức văn thư được phân công quản lý và sử dụng con dấu nghỉ phép, đi học, cần báo cáo với thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị phân công công chức, viên chức khác tạm thời quản lý và sử dụng con dấu trong thời gian nghỉ phép, đi học (phân công bằng văn bản và ký giao nhận con dấu).
- Khi con dấu hết thời hạn sử dụng theo quy định tại Khoản 1 Điều 14 Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 của Bộ Công anquy định về con dấu của các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước hoặc nét dấu bị mòn, biến dạng; công chức, viên chức văn thư được phân công quản lý và sử dụng con dấu phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm thủ tục đăng ký lại mẫu dấu, đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu lập biên bản; đồng thời làm thủ tục cấp lại con dấu.
- Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.
- Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.
- Mực in dấu dùng màu đỏ.
e) Trường hợp Văn phòng hay đơn vị trong cơ quan được cấp hoặc đăng ký sử dụng con dấu riêng
Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:
- Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;
- Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.
2. Việc đóng dấu
a) Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
b) Các hình thức đóng dấu: Đóng dấu lên chữ ký; đóng dấu giáp lai; đóng dấu treo; đóng dấu niêm phong.
- Đóng dấu lên chữ ký: Dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 (một phần ba) chữ ký về bên trái.
- Đóng dấu treo: Đóng dấu treo của cơ quan, tổ chức để đảm bảo tính chân thật của tài liệu.
Việc đóng dấu lên các giấy tờ, phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
- Đóng dấu giáp lai: Việc đóng dấu ghép giữa các tờ, các phần trong một văn bản, tài liệu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ, từng phần của văn bản, tài liệu.
- Đóng dấu giáp lai được thực hiện đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
- Đóng dấu niêm phong: Việc đóng dấu niêm phong trên hồ sơ, tài liệu, đồ vật của cơ quan, tổ chức để xác định sự nguyên vẹn của hồ sơ, tài liệu, đồ vật.
- Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật theo quy định của các Thông tư liên quan./.
Tin khác
- Theo kết quả trao đổi thống nhất giữa lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh và tỉnh Đồng Nai tại buổi làm việc ngày 23 tháng 10 năm 2015, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh thông báo hỗ trợ tìm kiến địa chỉ liên lạc của Cán bộ đi B - tỉnh Biên Hòa cũ (nay là tỉnh Đồng Nai) tại Thành phố Hồ Chí Minh. [07-06-2016 05:11:43]
- Ngày 29 tháng 10 năm 2015, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phát hành Thông báo số 317/TB-CCVTLT về kết quả xét tuyển nhân sự làm cộng tác viên hoạt động dịch vụ lưu trữ. Theo đó, có 09 người trúng tuyển làm cộng tác viên dịch vụ lưu trữ thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh. [07-06-2016 05:10:41]
- Ngày 29/10/2015, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phát hành Thông báo số 318/TB-CCVTLT về kết quả xét tuyển nhân sự làm công tác số hóa hồ sơ, tài liệu tại Kho Lưu trữ chuyên dụng. Theo đó, có 21 người trúng tuyển làm công tác số hóa hồ sơ, tài liệu. [07-06-2016 05:06:43]
- Ngày 30 tháng 10 năm 2015, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh đến làm việc với Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu với các nội dung liên quan đến công tác tìm kiếm và trao trả Hồ sơ Cán bộ đi B của hai địa phương. [07-06-2016 05:04:25]
- Theo kết quả trao đổi thống nhất giữa lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh và tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu tại buổi làm việc ngày 30 tháng 10 năm 2015, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh thông báo hỗ trợ tìm kiến địa chỉ liên lạc của Cán bộ đi B - tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu tại Thành phố Hồ Chí Minh. [06-06-2016 15:45:16]
- Căn cứ Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp và Quyết định số 135/QĐ-BNV ngày 06 tháng 3 năm 2015 của Bộ Nội vụ về việc đính chính Thông tư số 17/2014/TT-BNV; [06-06-2016 15:44:30]
- Ngày 06 tháng 11 năm 2015, tại Hội trường Trung tâm bồi dưỡng Chính trị huyện Cần Giờ, Phòng Nội vụ Huyện đã tổ chức Hội nghị tập huấn công tác văn thư, lưu trữ năm 2015. [06-06-2016 15:42:16]
- Ngày 16/11/2015, Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh phát hành Hướng dẫn số 4272/HD-SNV về thủ tục thẩm định, có ý kiến đối với Danh mục tài liệu hết giá trị tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố. Ban hành kèm theo Hướng dẫn này có 7 phụ lục là các biểu mẫu phục vụ cho công tác lập hồ sơ, thẩm định và hủy tài liệu hết giá trị.  [06-06-2016 15:40:57]
- Ngày 18/11/2015, Sở Nội vụ phát hành Công văn số 4306/SNV-CCVTLT gửi đến các cơ quan, tổ chức mời dự Hội nghị triển khai thực hiện Thông tư số 09/20114/TT-BNV. [06-06-2016 15:37:34]
- Sáng ngày 25 tháng 11 năm 2015, tại Hội trường Tổng Công ty Điện lực Thành phố, số 35 đường Tôn Đức Thắng, phường Bến Nghé, Quận 1, Sở Nội vụ Thành phố tổ chức Hội nghị triển khai thực hiện Thông tư số 09/2014/TT-BNV và một số công tác thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ. [06-06-2016 15:36:19]
- Ngày 24 tháng 11 năm 2015, Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố phát hành Công văn số 42/TTLTLS-NV gửi đến các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố về việc giới thiệu hoạt động dịch vụ lưu trữ. [06-06-2016 15:34:45]
- Theo đề nghị của các cơ quan, tổ chức tại Hội nghị triển khai công tác văn thư, lưu trữ ngày 25/11/2015, Chi cục Văn thư - Lưu trữ giới thiệu đến các cơ quan, tổ chức 09 mẫu văn bản trong hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị (trong đó có 07 mẫu trong Hướng dẫn số 4272/HD-SNV ngày 16/11/2015 của Sở Nội vụ) để tham khảo: [06-06-2016 15:33:32]
- Sáng ngày 16 tháng 12 năm 2015, Công ty TNHH MTV Môi trường đô thị Thành phố Hồ Chí Minh tổ chức tập huấn công tác văn thư, lưu trữ. Theo đó, Hội nghị được tổ chức tại Hội trường của Công ty số 42 - 44 đường Võ Thị Sáu, phường Tân Định, Quận 1, có gần 100 cán bộ, nhân viên của các đơn vị thuộc Công ty tham dự. [06-06-2016 15:22:00]
- Ngày 18 tháng 12 năm 2015, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phát hành Công văn số 1302/VTLTNN-NVĐP gửi đến Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về việc phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương [06-06-2016 15:20:59]
- Được sự cho phép của giám đốc Sở Nội vụ, ngày 30 tháng 12 năm 2015, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức Hội nghị sơ kết 05 năm thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ và kỷ niệm 70 năm Ngày Lưu trữ Việt Nam. [06-06-2016 15:19:40]