Chi tiết tin
-
Sở Nội vụ hướng dẫn một số nội dung liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố
Ngày 16/3/2016, Sở Nội vụ phát hành Hướng dẫn số 867/HD-SNV về một số nội dung liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố. Trong đó, Hướng dẫn tập trung các nội dung: Việc quản lý và sử dụng con dấu; việc đóng dấu.
Ngày 16/3/2016, Sở Nội vụ phát hành Hướng dẫn số 867/HD-SNV về một số nội dung liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố. Trong đó, Hướng dẫn tập trung các nội dung: Việc quản lý và sử dụng con dấu; việc đóng dấu.
1. Nội dung của việc quản lý và sử dụng con dấu
a) Việc quản lý và sử dụng con dấu tại cơ quan phải được quy định trong Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
b) Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức. Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).
c) Thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị phân công cho một trong các công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng con dấu; việc phân công phải thể hiện bằng văn bản. Công chức, viên chức văn thư được giao sử dụng, bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan hoặc đơn vị về việc quản lý và sử dụng con dấu.
d) Công chức, viên chức văn thư được phân công giữ con dấu cơ quan và các con dấu khác (nếu có) có trách nhiệm thực hiện đúng những quy định về việc sử dụng con dấu:
- Đề xuất trang bị giá treo, hộp và tủ có khóa bảo quản con dấu; tủ bảo quản con dấu đặt tại vị trí an toàn trong khu vực văn thư; khắc các loại dấu theo quy định phù hợp với từng cơ quan, tổ chức.
- Con dấu phải được bảo quản trong tủ có khóa chắc chắn hoặc két sắt tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư; con dấu của cơ quan, tổ chức được sử dụng và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Trường hợp cần thiết đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc.
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
- Trường hợpcông chức, viên chức văn thư được phân công quản lý và sử dụng con dấu nghỉ phép, đi học, cần báo cáo với thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị phân công công chức, viên chức khác tạm thời quản lý và sử dụng con dấu trong thời gian nghỉ phép, đi học (phân công bằng văn bản và ký giao nhận con dấu).
- Khi con dấu hết thời hạn sử dụng theo quy định tại Khoản 1 Điều 14 Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 của Bộ Công anquy định về con dấu của các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước hoặc nét dấu bị mòn, biến dạng; công chức, viên chức văn thư được phân công quản lý và sử dụng con dấu phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm thủ tục đăng ký lại mẫu dấu, đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu lập biên bản; đồng thời làm thủ tục cấp lại con dấu.
- Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.
- Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.
- Mực in dấu dùng màu đỏ.
e) Trường hợp Văn phòng hay đơn vị trong cơ quan được cấp hoặc đăng ký sử dụng con dấu riêng
Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:
- Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;
- Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.
2. Việc đóng dấu
a) Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
b) Các hình thức đóng dấu: Đóng dấu lên chữ ký; đóng dấu giáp lai; đóng dấu treo; đóng dấu niêm phong.
- Đóng dấu lên chữ ký: Dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 (một phần ba) chữ ký về bên trái.
- Đóng dấu treo: Đóng dấu treo của cơ quan, tổ chức để đảm bảo tính chân thật của tài liệu.
Việc đóng dấu lên các giấy tờ, phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
- Đóng dấu giáp lai: Việc đóng dấu ghép giữa các tờ, các phần trong một văn bản, tài liệu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ, từng phần của văn bản, tài liệu.
- Đóng dấu giáp lai được thực hiện đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
- Đóng dấu niêm phong: Việc đóng dấu niêm phong trên hồ sơ, tài liệu, đồ vật của cơ quan, tổ chức để xác định sự nguyên vẹn của hồ sơ, tài liệu, đồ vật.
- Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật theo quy định của các Thông tư liên quan./.
Tin khác
- Ngày 24 tháng 7 năm 2019, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phát hành Thông báo số 188/TB-CCVTLT về mở Mục Hỏi - Đáp trực tuyến nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trên Cổng thông tin điện tử của Chi cục. [25-07-2019 09:57:21]
- Ngày 04 tháng 7 năm 2019, Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh phát hành Công văn số 2535/SNV-CCVTLT gửi các cơ quan, tổ chức về việc thông báo phối hợp tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ năm 2019.  [04-07-2019 16:08:10]
- Thực hiện Công văn số 2104/SNV-VP ngày 07 tháng 6 năm 2019 về triển khai Kế hoạch số 2035/KH-UBND ngày 22 tháng 5 năm 2019 của Ủy ban nhân dân Thành phố về triển khai, tổ chức "Tháng hành động vì trẻ em năm 2019" trên địa bàn TP. [13-06-2019 15:46:50]
- Ngày 10 tháng 5 năm 2019, Thủ tướng Chính phủ Ban hành Quyết định số 19/2019/QĐ-TTg về việc giữ lại con dấu hết giá trỊ sử dụng của một số cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lỊch sử.  [22-05-2019 13:53:17]
- Ngày 15 tháng 5 năm 2019, tại Quảng trường Trung tâm tỉnh Tiền Giang, xã Đạo Thạnh, thành phố Mỹ Tho, Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức khai mạc triển lãm và trưng bày hiện vật “Tiền Giang - Dấu ấn lịch sử từ tài liệu lưu trữ”. [15-05-2019 09:59:10]
- Sáng ngày 09 tháng 5 năm 2019, tại Hội trường số 3, tầng 2, Trung tâm Hành chính thành phố Đà Nẵng, số 24 đường Trần Phú, phường Thạch Thang, quận Hải Châu, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức khai mạc Hội nghị Tổng kết 15 năm thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư và tập huấn lập hồ sơ điện tử theo Chỉ thị số 35/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ. [13-05-2019 15:40:15]
- Ngày 07 tháng 5 năm 2019, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phát hành Báo cáo số 96/BC-CCVTLT về kết quả tổ chức học tập kinh nghiệm về công tác văn thư, lưu trữ năm 2019. [10-05-2019 14:05:14]
- Sau thời gian khai mạc và tham quan triển lãm "Lịch sử hình thành và phát triển Cần Thơ qua tài liệu lưu trữ", cùng ngày 27/4/2019, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Cần Thơ đã tổ chức Họp mặt công chức, viên chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh miền Nam lần 2 - năm 2019 tại Khu du lịch Mỹ Khánh, huyện Phong Điền, thành phố Cần Thơ. [05-05-2019 17:26:08]
- Sáng ngày 27/4/2019, tại Công viên Ninh Kiều, Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức khai mạc triển lãm "Lịch sử hình thành và phát triển Cần Thơ qua tài liệu lưu trữ". [05-05-2019 15:13:15]
- Từ ngày 24/4/2019 - 27/4/2019, Chi cục Văn thư - Lưu trữ TP HCM tổ chức Đoàn gồm 40 cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên làm công tác quản lý, hoạt động văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố đến thăm, làm việc tại Cơ sở Cai nghiện ma túy số 2 thuộc Lực lượng Thanh niên Xung phong Thành phố, Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV và Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lâm Đồng. [02-05-2019 12:30:02]
- Ngày 17 tháng 4 năm 2019, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phát hành Thông báo số 78/TB-CCVTLT về thời gian, địa điểm tập trung Đoàn học tập kinh nghiệm công tác văn thư, lưu trữ năm 2019. [19-04-2019 14:24:43]
- Theo Kế hoạch, sáng nay ngày 12 tháng 4 năm 2019, tại thành phố Ninh Bình, tỉnh Ninh Bình, Bộ Nội vụ tổ chức khai mạc Hội nghị tập huấn công tác thống kê ngành Nội vụ (dành cho khối văn thư, lưu trữ). [12-04-2019 08:16:17]
- Sáng ngày 26 tháng 3 năm 2019, Chi cục Văn thư - Lưu trữ TP HCM tiếp và làm việc với Đoàn viên chức Ban Quản lý Ký túc xá Đại học Quốc gia TP HCM đến khảo sát thực tế hoạt động lưu trữ. [27-03-2019 15:40:21]
- Ngày 26 tháng 3 năm 2019, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phát hành Thông báo số 59/TB-CCVTLT về việc tổ chức học tập kinh nghiệm công tác văn thư, lưu trữ năm 2019.  [26-03-2019 08:51:17]
- Ngày 20 tháng 3 năm 2019, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh gửi Thư Chúc mừng đến ông Mai Trường Sinh, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Hà Tĩnh vừa được bổ nhiệm. [20-03-2019 13:09:57]