Chi tiết tin
-
Sở Nội vụ hướng dẫn một số nội dung về xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức
Thực hiện Công văn số 3626/UBND-VX ngày 29 tháng 6 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, ngày 20 tháng 01 năm 2016, Sở Nội vụ phát hành Hướng dẫn số 232/HD-SNV về một số nội dung về xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức. Theo đó, Hướng dẫn có các nội dung chủ yếu như sau:
Thực hiện Công văn số 3626/UBND-VX ngày 29 tháng 6 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, ngày 20 tháng 01 năm 2016, Sở Nội vụ phát hành Hướng dẫn số 232/HD-SNV về một số nội dung về xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức.Theo đó, Hướng dẫn có các nội dung chủ yếu như sau:
I. CÔNG TÁC CHUẨN BỊThủ trưởng các cơ quan, tổ chức chỉ đạo thực hiện các công việc sau:1. Rà soát, khảo sát tình hình hiện trạng Kho Lưu trữ tại cơ quan mình và các cơ quan trực thuộc (nếu có).2. Xây dựng kế hoạch bố trí, cải tạo, nâng cấp, xây dựng mới Kho Lưu trữ cơ quan có diện tích phù hợp với số lượng tài liệu hiện có và hình thành trong những năm tiếp theo nhằm bảo quản an toàn tài liệu.3. Bố trí kinh phí mua sắm trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu theotiêu chuẩn như giá, bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu, máy hút ẩm, máy điều hòa nhiệt độ, thiết bị phòng cháy, chữa cháy ….II. BỐ TRÍ KHO LƯU TRỮ CƠ QUAN1. Về bố trí Kho Lưu trữ cơ quanCăn cứ Điều 25 Luật Lưu trữ quy định: “1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí Kho Lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ…”.Việc bố trí Kho Lưu trữ cơ quan cần căn cứ vào tình hình cụ thể về điều kiện trụ sở, có thể đầu tư xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan trong hoặc ngoài trụ sở cơ quan.a) Trường hợp bố trí, xây dựng Kho Lưu trữ trong trụ sở cơ quanTùy theo số lượng tài liệu lưu trữ hiện có và dự tính hình thành trong những năm tiếp theo, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có thể ưu tiên bố trí một hoặc một số phòng có diện tích phù hợp trong trụ sở để làm Kho Lưu trữ hoặc có kế hoạch xây dựng Kho Lưu trữ trong trụ sở để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.b) Trường hợp bố trí, xây dựng Kho Lưu trữ ngoài trụ sở cơ quan- Các cơ quan, tổ chức có thể sử dụng quỹ đất ngoài trụ sở cơ quan để xây dựng Kho Lưu trữ cơ quan.- Trường hợp các cơ quan, tổ chức không có quỹ đất và kinh phí xây dựng Kho Lưu trữ thì cần có giải pháp tối ưu để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.Lưu ý: Các cơ quan, tổ chức khi bố trí các phòng để làm Kho Lưu trữ cần tránh không bố trí tại tầng hầm, tầng áp mái; đồng thời mua sắm đầy đủ trang thiết bị để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.c) Riêng Ủy ban nhân dân các quận, huyện cần bố trí, xây dựng Kho Lưu trữ tập trung trong hoặc ngoài trụ sở có diện tích phù hợp để thu thập, bảo quản hồ sơ, tài liệu của các cơ quan chuyên môn và các cơ quan cấp huyện thuộc Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, để thuận lợi trong việc lựa chọn tài liệu và giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.2. Vận dụng Thông tư số 09/2007/TT-BNV trong xây dựng, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quana) Tùy theo điều kiện cụ thể về tình hình tài liệu lưu trữ hiện có và dự tính hình thành trong những năm tiếp theo cũng như kinh phí đầu tư, các cơ quan, tổ chức xác định quy mô đầu tư Kho Lưu trữ cơ quan theo hướng xây dựng mới hoặc cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cũ có diện tích phù hợp nhằm đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.b) Các cơ quan, tổ chức khi đầu tư xây dựng, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan có thể vận dụng các quy định tại Mục II, Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về Kho lưu trữ chuyên dụng, tuy nhiên cần lưu ý những vấn đề chính sau đây:- Về địa điểm và kết cấu: Kho Lưu trữ phải đáp ứng được các yêu cầu về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; bảo đảm chắc chắn, phòng chống được đột nhập, gió bão, ngập lụt, chuột, mối và các loại côn trùng; không bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ ở tầng hầm hoặc tầng trên cùng của trụ sở cơ quan; tránh cửa hướng Tây, tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm, dễ gây cháy, nổ; nền Kho phải được xử lý chống mối, bằng phẳng, chịu được ma sát và không gây bụi.- Về diện tích: Bảo đảm đủ diện tích để bảo quản hồ sơ, tài liệu.- Về môi trường: Bảo đảm các yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi, khí độc, thông thoáng…- Hệ thống điện trong phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối an toàn.- Bố trí phòng đọc tài liệu riêng, tách rời kho bảo quản tài liệu lưu trữ (trong trường hợp đầu tư xây dựng mới).- Trang bị đủ giá, bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu theo tiêu chuẩn.- Trang bị đủ các phương tiện, thiết bị theo yêu cầu phòng cháy, chữa cháy.3. Về tiêu chuẩn trang thiết bị và bố trí các khu vực khác trong Kho Lưu trữa) Mua sắm trang thiết bị như giá, hộp, bìa đựng tài liệu theo Tiêu chuẩn quốc gia ban hành kèm theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng 7 năm 2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ.b) Bố trí các khu vực tại tầng trệt gồm: Phòng làm việc hành chính, Phòng nghiệp vụ và Phòng đọc phục vụ công chúng.- Phòng nghiệp vụ: Dùng để tiếp nhận tài liệu, sao chụp, chỉnh lý, khử trùng tài liệu, để tài liệu hết giá trị…- Phòng làm việc hành chính: Dành cho công chức, viên chức, người lao động quản lý Kho.- Phòng đọc phục vụ công chúng: Bố trí tại vị trí thuận tiện để phục vụ độc giả, có diện tích phù hợp, có hệ thống cách âm tốt, thông gió, đủ ánh sáng; có đủ công cụ tra cứu như mục lục hồ sơ, máy tính và các loại sách tra cứu khác; có các thiết bị để sử dụng tài liệu nghe nhìn, đọc microfilm, dành cho các đối tượng độc giả khác nhau…. Bố trí tủ để tư trang của độc giả phía ngoài, gần lối ra vào Phòng đọc.III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN1. Các cơ quan, tổ chức khi có kế hoạch cải tạo, nâng cấp, xây mới Kho lưu trữ cơ quan cần gửi hồ sơ thiết kế công trình Kho Lưu trữ đến Sở Nội vụ để góp ý về chuyên môn trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.2. Các cơ quan, tổ chức cần ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan trực thuộc (nếu có) trong việc xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan.3. Ủy ban nhân dân các quận, huyện cần chỉ đạo Ủy ban nhân dânphường, xã, thị trấnnhanh chóng bố trí, xây dựng Kho Lưu trữ cơ quan có diện tích tối thiểu 20m2 để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.Trên đây là hướng dẫnmột số nội dung về xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức của Sở Nội vụ.Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc cần trao đổi, đề nghị liên hệ Chi cục Văn thư - Lưu trữ (địa chỉ Tầng 6, Tòa nhà IPC, số 1489 Đại lộ Nguyễn Văn Linh, phường Tân Phong, Quận 7, điện thoại số 37.760.692) để phối hợp giải quyết./.
Tin khác
- Theo đề nghị của Sở Nội vụ tại Tờ trình số 890/TTr-SNV ngày 16 tháng 6 năm 2010, Ủy ban nhân dân thành phố đã quyết định ban hành Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 về tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. Theo đó, Ủy ban nhân dân thành phố yêu cầu Thủ trưởng các sở-ngành, đơn vị sự nghiệp, Chủ tịch Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc các Tổng Công ty, Công ty trực thuộc và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận - huyện, Sở Nội vụ và Sở Tài chính thực hiện một số nhiệm vụ liên quan đến công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ. Trong đó, Ủy ban nhân dân thành phố giao Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ: [10-06-2016 16:28:55]
- Ngày 24 tháng 9 năm 2010, Phòng Nội vụ quận Thủ Đức đã phát hành Kế hoạch số 398/KH-NV về tổ chức Hội nghị tập huấn công tác văn thư lưu trữ năm 2010. [10-06-2016 16:28:21]
- Ngày 29 tháng 9 năm 2010, Sở Nội vụ phát hành Công văn số 1420/SNV-QLVTLT gửi các sở-ngành, doanh nghiệp thuộc thành phố và Ủy ban nhân dân quận-huyện về xác định danh sách lớp trung cấp văn thư, lưu trữ (tại chức) năm 2010. [10-06-2016 16:27:54]
- Được sự hỗ trợ báo cáo viên từ Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ thành phố, sáng ngày 08 tháng 10 năm 2010, tại hội trường Ủy ban nhân dân quận, số 43 đường Nguyễn Văn Bá, phường Bình Thọ, quận Thủ Đức đã tổ chức Hội nghị tập huấn công tác văn thư, lưu trữ năm 2010.  [10-06-2016 16:27:27]
- Thực hiện Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Ủy ban nhân dân thành phố về tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, ngày 06 tháng 10 năm 2010, Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh phát hành Công văn số 1466/UBND chỉ đạo việc thực hiện Chỉ thị nêu trên. [10-06-2016 16:27:02]
- Sáng 12 tháng 10 năm 2010, tại Hội trường số 118 đường Ngô Quyền, phường 8, quận 5, Phòng Nội vụ quận 5 tổ chức Hội nghị tập huấn công tác quản lý và nghiệp vụ văn thư, lưu trữ năm 2010. [10-06-2016 16:26:28]
- Chiều ngày 19 tháng 10 năm 2010, Giám đốc Sở Nội vụ đã trao quyết định bổ nhiệm lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ. Theo đó, ông Võ Thanh Phong, Phó Giám đốc Sở Nội vụ kiêm Chi Cục trưởng, ông Huỳnh Văn Phùng giữ chức vụ Phó Chi cục trưởng và ông Mai Thanh Hùng giữ chức vụ Phó Chi cục trưởng. Trước đó, ngày 18 tháng 10 năm 2010, Giám đốc Sở Nội vụ đã ký Quyết định số 6000/QĐ-SNV, 6001/QĐ-SNV và 6002/QĐ-SNV bổ nhiệm chức vụ các trường hợp nêu trên./.  [10-06-2016 16:25:18]
- Ngày 05 tháng 10 năm 2010, Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 1131/QĐ-BNV về việc tặng Kỷ niệm chương "Vì Sự nghiệp Văn thư, Lưu trữ" . Theo đó, có 136 cá nhân thuộc thành phố Hồ Chí Minh được tặng Kỷ niệm chương trong đợt này./. [10-06-2016 16:24:52]
- Theo đề nghị của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, ngày 22 tháng 10 năm 2010, Giám đốc Sở Nội vụ ký Hướng dẫn số 1529/HD-SNV về công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường-xã-thị trấn trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. [10-06-2016 16:24:25]
- Sáng ngày 27 tháng 10 năm 2010, tại Tòa nhà ICDC, đường D1, Khu Công nghệ cao, phường Tân Phú, quận 9, Ban Quản lý Khu Công nghệ cao thành phố đã tổ chức hội nghị tập huấn công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức thuộc Khu Công nghệ cao thành phố. Bà Lê Thị Thanh Mỹ, Phó Trưởng ban Quản lý Khu Công nghệ cao đến dự và chủ trì hội nghị.  [10-06-2016 16:23:55]
- Ngày 27 tháng 10 năm 2010, Ủy ban nhân dân quận 11 đã phát hành Công văn số 1635/UBND-NV về thực hiện Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Ủy ban nhân dân thành phố về tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. [10-06-2016 16:23:32]
- Theo đề nghị của Phòng Công chứng số 2 trực thuộc Sở Tư pháp (tại Công văn số 1246/CC2 ngày 15 tháng 10 năm 2010), chiều ngày 27 tháng 10 năm 2010, tại Kho lưu trữ tài liệu thuộc Phòng Công chứng số 4, số 25/5, đường Hoàng Việt, phường 4, quận Tân Bình, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tổ chức thẩm định và khảo sát thực tế "Danh mục tài liệu hết giá trị", đề nghị tiêu hủy (Phông Lưu trữ Phòng Công chứng số 2 gửi tại kho của Phòng Công chứng số 4). Theo đó, danh mục tài liệu đề nghị thẩm định là hồ sơ bản sao từ bản chính từ ngày 02/01/2004 đến ngày 25/7/2007; hồ sơ bản dịch giấy tờ từ ngày 02/01/2004 đến ngày 30/12/2005. Tổng số hồ sơ, tài liệu đề nghị tiêu hủy là 1.385 cặp (hộp) tương đương 187,7 mét giá. [10-06-2016 16:23:07]
- Ngày 27 tháng 10 năm 2010, Ủy ban nhân dân quận 7 phát hành Công văn số 1779/UBND-NV về việc thực hiện Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND về tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. Theo đó, Ủy ban nhân dân quận 7 đã yêu cầu các cơ quan, đơn vị trực thuộc và Ủy ban nhân dân các phường triển khai thực hiện nghiêm túc các công việc theo nội dung của Chỉ thị. [10-06-2016 16:22:41]
- Ngày 05 tháng 11 năm 2010, Ủy ban nhân dân quận 10 phát hành Kế hoạch số 6533/KH-UBND về tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2010. Theo đó, thời gian tập huấn dự kiến tổ chức vào ngày 24/11/2010, tại Hội trường Ủy ban nhân dân quận, số 474 đường 3/2, phường 14, quận 10; đối tượng dự tập huấn là lãnh đạo, công chức, viên chức các cơ quan, tổ chức và Ủy ban nhân dân 15 phường thuộc quận; nội dung về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ./. [10-06-2016 16:22:17]
- Ngày 10 tháng 11 năm 2010, Ủy ban nhân dân quận 5 phát hành Công văn số 2317/UBND-NV về tăng cường thực hiện công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn quận 5. [10-06-2016 16:21:51]