Chi cục văn thư - lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Người hỏi:  Hiền

Email:  hienluong2605@gmail.com

Ngày hỏi:  07-05-2020

Câu hỏi:  
- Xin Quý Chi cục cho tôi hỏi tại Điểm c, Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020 quy định “Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục. Ví du như Quy chế , Kế hoạch hoặc Phương án ban hành kèm theo Quyết định tại mẫu 1.3 thì dấu được đóng trùm lên tên cơ quan của Quy chế, KH, PA phải không ạ? - Tại mẫu văn bản (được ban hành, phê duyệt kèm theo QĐ) đối với VB điện tử có phần ghi chú: mẫu này áp dụng đối với văn bản điện tử kèm theo không cùng tập tin với nội dung QĐ ban hành hay phê duyệt. Quý Chi cục có thể giải thíchhay ví dụ cụ thể trường hợp này được không ạ?

Ngày trả lời:  07-05-2020

Trả lời:  

Chào bạn!

1. Tại điểm c, khoản 1, Điều 33 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định việc đóng dấu các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

Mặt khác, tại Mẫu 1.3 - Quyết định (quy định gián tiếp) và Mẫu văn bản (được ban hành, phê duyệt kèm theo quyết định) đối với văn bản giấy, Mục II Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP dùng để áp dụng các quyết định (cá biệt) ban hành hay phê duyệt một văn bản khác. Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính không có thể thức chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

Do đó, trường hợp văn bản ban hành kèm theo văn bản chính, dấu sẽ được đóng trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề của Phụ lục. Ví dụ: Quy chế ban hành kèm theo Quyết định, thì Quy chế này sẽ không có chữ ký và đóng dấu ở phần cuối văn bản mà sẽ được đóng dấu treo vào thể thức tên cơ quan của văn bản Quy chế .   

2. Mẫu văn bản (được ban hành, phê duyệt kèm theo quyết định) đối với văn bản điện tử có phần ghi chú: Quy định Mẫu này, áp dụng đối với văn bản điện tử kèm theo không cùng tập tin với nội dung Quyết định ban hành hay phê duyệt. Theo đó, bạn cần thực hiện việc ký số riêng cho văn bản kèm theo này. Liên quan đến nội dung quy định ký số văn bản và phụ lục, bạn tham khảo thêm tại điểm d, khoản 1, Mục III Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.