Chi tiết tin

  • Thành phố Hồ Chí Minh chỉ đạo quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ khi sáp nhập, hợp nhất lại cơ quan, tổ chức [02-01-2025]

    Ngày 30 tháng 12 năm 2024, Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh phát hành Công văn số 8609/UBND-VX gửi các cơ quan, đơn vị hướng dẫn về việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong trường hợp chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, phá sản, tổ chức lại cơ quan, tổ chức. Theo đó, Công văn hướng dẫn các nội dung như sau:

    1. Yêu cầu về việc bàn giao, tiếp nhận, quản lý hồ sơ tài liệu khi chia, tách, sáp nhập các cơ quan, tổ chức

    a) Về bàn giao hồ sơ, tài liệu: Hồ sơ, tài liệu phải được bàn giao đầy đủ, nguyên trạng, toàn bộ hồ sơ, tài liệu công việc do từng cán bộ, công chức, viên chức và đơn vị diện sắp xếp hiện đang quản lý về đơn vị hành chính, sự nghiệp mới; đảm bảo phục vụ được hoạt động của đơn vị hành chính, sự nghiệp mới được tiếp nối liên tục, không gián đoạn; làm rõ trách nhiệm của cá nhân được giao quản lý tài liệu, hồ sơ, người đứng đầu đơn vị được bàn giao và tiếp nhận.

    Cơ quan, tổ chức mới phải tổ chức hội nghị bàn giao, tiếp nhận tài liệu, hồ sơ giữa cơ quan, tổ chức cũ và cơ quan, tổ chức mới hình thành sau sắp xếp có sự chứng kiến của đại diện tổ chức chuyên ngành cấp trên trực tiếp. Việc bàn giao hồ sơ, tài liệu phải kịp thời, có sự tham gia đầy đủ của cá nhân trực tiếp quản lý tài liệu, người đứng đầu tổ chức bàn giao và tiếp nhận.

              b) Trách nhiệm của cá nhân, tổ chức trong việc bàn giao và tiếp nhận hồ sơ, tài liệu:

    - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cũ trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, việc lập hồ sơ, kiểm kê, thống kê hồ sơ, tài liệu được giao nộp và thực hiện việc bàn giao, hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức mới trong trường hợp chia tách, sáp nhập.

    - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm bố trí kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu được bàn giao; tăng cường công tác phòng, chống cháy, nổ, bảo đảm an toàn tuyệt đối tài liệu lưu trữ các cơ quan, tổ chức. Thực hiện việc bỏ niêm phong tài liệu để thực hiện nhiệm vụ sau khi cơ quan, tổ chức mới ổn định tổ chức.

    - Trách nhiệm của người đứng đầu bộ phận hành chính: tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn bàn giao hồ sơ, tài liệu đối với cơ quan, tổ chức. Tham mưu tổ chức tiếp nhận hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại các đơn vị được thành lập mới.

    - Trách nhiệm cá nhân trong việc bàn giao hồ sơ, tài liệu

    + Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định. Cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bàn giao những hồ sơ, tài liệu đã được niêm phong cho người có trách nhiệm;

    + Cá nhân trong cơ quan, tổ chức trước khi chuyển công tác phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị cũ;

    Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức cũ và mới đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan mới. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm.

    2. Nội dung, nhiệm vụ bàn giao, tiếp nhận, quản lý hồ sơ tài liệu khi chia, tách, sáp nhập các cơ quan, tổ chức

              a) Đối với hồ sơ, tài liệu giấy

    Cá nhân được giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ, tài liệu tại các đơn vị diện sắp xếp phải có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc; chỉnh lý hồ sơ, tài liệu, kiểm kê, phân loại, thống kê thành Mục lục, niêm phong tài liệu, nộp tài liệu cho người có trách nhiệm tại đơn vị cũ để bàn giao cho đơn vị mới thành lập.

    - Hồ sơ, tài liệu đã hoàn thành: cơ quan cũ có trách nhiệm thống kê, lập Danh mục hồ sơ, tài liệu (các lĩnh vực của đơn vị quản lý từ thời điểm có hồ sơ, tài liệu đến thời điểm sáp nhập), bàn giao nguyên trạng cho cơ quan mới (có biên bản bàn giao theo Phụ lục V của Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ). Sau khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu cơ quan mới có trách nhiệm quản lý, giải niêm phong và thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với khối tài liệu đã được tiếp nhận theo quy định.

    - Hồ sơ, tài liệu về những việc đang giải quyết: cơ quan cũ có trách nhiệm lập Danh mục các hồ sơ đang giải quyết, bàn giao nguyên trạng hồ sơ về cơ quan mới để theo dõi giải quyết tiếp (có biên bản bàn giao theo Phụ lục V của Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ).

    - Hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử: được giao nộp vào lưu trữ lịch sử khi đến hạn giao nộp (nếu đủ điều kiện).

    Thủ tục bàn giao tài liệu: Khi bàn giao tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu bàn giao” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”. Đơn vị, cá nhân bàn giao tài liệu và người có trách nhiệm nhận bàn giao tại cơ quan mới mỗi loại 01 bản.

    b) Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử

    Cá nhân lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

    Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống đối với những hồ sơ đã giải quyết xong. Hồ sơ đang giải quyết bàn giao lại cho người có trách nhiệm quản lý Hệ thống của cơ quan cũ.

    Lưu trữ cơ quan cũ có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.

    Người quản lý Hệ thống phần mềm của cơ quan, đơn vị cũ có trách nhiệm bàn giao hồ sơ điện tử đã lưu trên Hệ thống cho đơn vị cung cấp dịch vụ để quản lý và nhà cung cấp có nghĩa vụ bàn giao hồ sơ, tài liệu đang giải quyết cho đơn vị mới.

    Đơn vị cung cấp phần mềm: chuyển dữ liệu điện tử của cơ quan, tổ chức cũ về cơ quan, tổ chức mới đảm bảo an toàn, thống nhất, toàn vẹn theo quy định pháp luật.

    Thời gian thực hiện bàn giao, tiếp nhận, quản lý hồ sơ tài liệu: ngày có quyết định kiện toàn, sắp xếp tổ chức bộ máy.

    3. Quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong trường hợp doanh nghiệp giải thể, phá sản

    a) Doanh nghiệp giải thể, phá sản chuyển giao hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho chủ sở hữu hoặc cơ quan đại diện chủ sở hữu của doanh nghiệp quản lý.

    b) Đối với doanh nghiệp giải thể, phá sản là cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử; các hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn theo quy định được nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố; các hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn được chuyển giao theo quy định tại điểm a khoản này.

    Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh giới thiệu đến quý độc giả Công văn số 8609/UBND-VX ngày 30 tháng 12 năm 2024 của UBND Thành phố Hồ Chí Minh về quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong trường hợp chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, phá sản, tổ chức lại cơ quan, tổ chức. (Thay thế Công văn số 4197/UBND-VX ngày 05 tháng 8 năm 2016 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính; tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản tại các doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn Thành phố).

              Độc giả quan tâm có thể tải file Công văn đính kèm:

    8609-UBND-VX về quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong trường hợp chia tách, sáp nhập

Lượt xem: 144

Tin khác