Chi cục văn thư - lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Người hỏi:  Nam Nguyen Tat

Email:  nguyentatnam14@yahoo.com.vn

Ngày hỏi:  01-02-2021

Câu hỏi:  
Câu hỏi: Đơn vị đã đăng ký và sử dụng con dấu mới. Con dấu cũ đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền. Khi rà soát văn bản gốc trước đây phát hiện chưa có con dấu đóng trước đây. Vậy đơn vị có thể đóng con dấu hiện nay vào văn bản gốc trước đây được không? Cơ sở pháp lý?

Ngày trả lời:  01-02-2021

Trả lời:  

Chào bạn!

Tại điểm a, b khoản 1 Điều 19 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: “ Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phài được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký; Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc”.

Tại khoản 1, Điều 3 của Nghị định này quy định: “Văn bản… được trình bày đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định”. Như vậy để văn bản đúng thể thức và có giá trị cần phải được đóng dấu tại thời điểm ban hành.

Mặt khác, con dấu cùng giấy phép sử dụng con dấu của cơ quan được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền và con dấu này chỉ được đóng vào các văn bản có tại thời điểm hình thành (đóng dấu vào văn bản ban hành phù hợp với hiệu lực về thời gian sử dụng của con dấu đó).

Như vậy, việc sử dụng con dấu hiện tại (hiện nay đã được đổi con dấu mới) để đóng vào các bản gốc văn bản ban hành trước đây (do chưa được đóng tại thời điểm ban hành)  là không phù hợp với quy định hiện hành.