Chi cục văn thư - lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Người hỏi:  Minh Anh

Email:  minhanh063@gmail.com

Ngày hỏi:  21-12-2021

Câu hỏi:  
Chi cục cho em hỏi về việc xếp hồ sơ lưu trữ. Quy định cũ là 1 hồ sơ không quá 3cm và đánh số tờ riêng theo Thông tư 07. Tuy nhiên nay thông tư 07 đã hết hiệu lực, vậy áp dụng theo quy định nào ạ?

Ngày trả lời:  21-12-2021

Trả lời:  

Chào bạn!

Tại Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định việc lập hồ sơ, nội dung việc lập hồ sơ này được quy định có phần bao quát hơn Thông tư số 07/2012/TT-BNV (hết hiệu lực). Tuy nhiên, về nghiệp vụ lập hồ sơ, sắp xếp chỉnh lý hồ sơ, bạn có thể nghiên cứu tham khảo thêm tại văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004) và các tài liệu, giáo trình giảng dạy của các trường đào tạo chuyên ngành lưu trữ.

1. Tại điểm c, khoản 4 Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định hồ sơ giấy, cần đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.

2. Về đơn vị bảo quản 

Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam của PGS-TS Dương Văn Khảm, Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin, năm 2011, tại Trang 146 có giải thích khái niệm về đơn vị bảo quản như sau:

Đơn vị phân loại nhỏ nhất của tài liệu lưu trữ được áp dụng để bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ

Trong văn thư, đơn vị bảo quản nhỏ nhất là văn bản; trong lưu trữ, đơn vị phân loại và quản lý nhỏ nhất là hồ sơ. Khi hồ sơ quá nhiều văn bản thì được phân chia thành đơn vị bảo quản.

Một hồ sơ khi được quản lý trong kho lưu trữ cũng được gọi là một đơn vị bảo quản. Trường hợp hồ sơ có độ dày trên 4 cm, thì có thể phân chia thành các đơn vị bảo quản của một hồ sơ. Trường hợp này đơn vị bảo quản là một bộ phận cấu thành của hồ sơ.