Chi cục văn thư - lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Người hỏi:  Minh Anh

Email:  minhanh063@gmail.com

Ngày hỏi:  28-09-2021

Câu hỏi:  
Em mới tiếp nhận nhiệm vụ VTLT, gặp khó khăn trong việc tiếp nhận hồ sơ, mong nhận được sự hỗ trợ từ Chi cục ạ. Hồ sơ lưu trữ CC giao nộp kho tất cả đều là bản photo (do từ các năm trước để lại). theo quy định chỉ tiếp nhận hs gồm các tài liệu là bản chính, bản gốc hoặc bản sao có giá trị như bản chính; Như vậy hồ sơ photo sẽ hk có giá trị đúng không ạ

Ngày trả lời:  28-09-2021

Trả lời:  

Chào bạn!

Việc lập hồ sơ công việc và xác định giá trị hồ sơ, tài liệu được quy định cụ thể trong Luật Lưu trữ, trường hợp của bạn, bạn chưa nêu cụ thể các bản photo đó trong hồ sơ công việc hay chỉ các tập văn bản; Căn cứ vào tình trạng cụ thể của hồ sơ, tài liệu, cần thiết bạn có thể đề nghị các cá nhân, đơn vị phải sắp xếp, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu trước khi tiếp nhận vào Lưu trữ cơ quan.

Trường hợp các thành phần tài liệu có trong hồ sơ là bản photo (nếu bản chính đang có ở cơ quan và đang lưu tại hồ sơ khác), bạn cần đề nghị làm thủ tục sao y để tài liệu này có giá trị.

Trường hợp các văn bản đi phát hành và bản gốc đã được lưu tại bộ phận văn thư, thì các tập lưu văn bản gốc; bản chính của văn bản đi này phải được cập nhật vào hồ sơ công việc và sau đó chuyển vào lưu trữ theo quy định, mặc khác, các bản photo văn bản đi này còn được chuyển đến các đơn vị, cá nhân trong cơ quan để biết, thì các bản photo này được xác định trùng lặp (cần loại hủy không đưa vào lưu trữ).

Trường hợp bản chính văn bản đến cơ quan, cần chuyển cho người được giao xử lý để lập và đưa bản chính này vào hồ sơ công việc (trường hợp văn thư giữ lại bản chính này để hình thành lập lưu bản chính văn bản đến, thì bạn cần đề nghị phá bỏ tập lưu bản chính văn bản đến này để cập nhật vào trong hồ sơ công việc (trường hợp bản chính văn bản đến này cần có xử lý lập hồ sơ công việc) để hồ sơ có giá trị.