Chi tiết hỏi đáp
-
Người hỏi: Lệ Thủy
Email: lethuy010993@gmail.com
Ngày hỏi: 19-08-2022
Câu hỏi:
Kính chào Chi cục VTLT, em xin phép được hỏi hướng xử lý vấn đề sau ạ: Sau đợt rà soát văn thư cơ quan thì hiện tại hệ thống số văn bản đi của cơ quan có vài số văn bản do các đơn vị phòng ban xin trước nhưng trong quá trình xử lý hồ sơ bị gián đoạn và không có phát sinh . Vậy Chi cục cho em mình sẽ xử lý những số bị trống (không có văn bản) theo quy định như thế nào ạ? Mình có thể thành lập hội đồng hủy những số không có văn bản phát sinh không ạ? Ví dụ: Trên mục lục của văn thư có ghi chú ông Nguyễn Văn A nợ số công văn đi số 157. Khi văn thư liên hệ để thu lại bản gốc nhưng hiện tại ông A báo do trong quá trình xử lý công việc bị dừng và không dùng đến số 157. Bây giờ tại bộ phận VT, số 157 không có văn bản ạ. Em chân thành cảm ơn.Ngày trả lời: 19-08-2022
Trả lời:
Chào bạn!
Tại điểm c, khoản 2 Điều 4 và khoản 2, 3 Điều 15 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định:
"c) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
...
2. Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.
3. Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống".
Theo quy định nêu trên, sau khi văn bản được người có thẩm quyền ký, văn thư cơ quan sẽ cấp số và làm thủ tục phát hành (chỉ cho số sau khi người có thẩm quyền ký văn bản). Đối với văn bản điện tử sẽ thực hiện theo chức năng của Hệ thống (có trường hợp Hệ thống cần cho số trước khi chuyển cho người có thẩm quyền ký).
Trường hợp cụ thể của bạn nêu, sổ quản lý văn bản của bạn sẽ có ghi chú tại số văn bản 157 là số khuyết (không có văn bản).
Câu hỏi khác
- Kính chào Chi cục, Chi cục cho tôi được hỏi trường hợp đóng dấu treo, dấu giáp lai các văn bản (bản photo) của các cơ quan khác gửi đến dưới dạng cung cấp hồ sơ để xử lý công việc. Thông thường cá nhân tôi thấy chỉ có đóng dấu khi cung cấp cho Đoàn kiểm toán hoặc Đoàn Thanh tra thì đóng dấu như vậy có đúng quy định không? Xin chân thành cảm ơn./.
- Trong quy định về thời gian giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan có ghi: Trường hợp phòng ban, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thao quy định để phục vụ cho công việc hoặc công việc chưa kết thúc thì phải được sự đồng ý của lãnh đạo Sở và phải lập danh mục hồ sơ tài liệu lưu giữ lại. Thời gian lưu giữ hồ sơ tài liệu không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu. Vậy nếu cá nhân, tổ chức có nhu cầu giữ lại thì có cần phải làm thủ tục gì không? Và có mẫu biên nhận gì không ạ? Em cảm ơn!
- Tại bước 6-Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ (người thực hiện là Lưu trữ viên bậc 3), còn ở bước 11-Viết bìa và viết chứng từ kết thúc (người thực hiện là Lưu trữ viên bậc 2). Vì vậy khi thực hiện bước 11 viết bìa và chứng từ kết thúc nhân viên Công ty không thực hiện việc ký vào chứng từ kết thúc tại vị trí Người lập hồ sơ mà chỉ căn cứ vào ký hiệu thông tin ở Phiếu tin để ghi tên người lập hồ sơ vào chứng từ kết thúc. Như vậy ở chứng từ kết thúc người lập hồ sơ (Lưu trữ viên bậc 3) có phải ký vào chứng từ kết thúc không? (Hướng dẫn tại công văn 283/VTLTNN-NVTW không đề cập đến và tại mẫu Bìa hồ sơ theo Quyết định 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước v/v ban hành tiêu chuẩn ngành “Bìa hồ sơ” không có ghi (ký và ghi rõ họ tên). Ghi chú: Lưu trữ lịch sử
- Chi cục cho mình hỏi, việc cấp số, thời gian ban hành văn bản là nhiệm vụ của văn thư được quy định tại NĐ 30, nhưng có một số văn bản như Thư cảm ơn... không lấy số thì việc ghi ngày ban hành các văn bản này có phải nhiệm vụ của văn thư không ạ, có quy định chi tiết ở văn bản nào ko ạ?