Chi tiết hỏi đáp

  • Người hỏi:  Lệ Thủy

    Email:  lethuy010993@gmail.com

    Ngày hỏi:  19-08-2022

    Câu hỏi:  
    Kính chào Chi cục VTLT, em xin phép được hỏi hướng xử lý vấn đề sau ạ: Sau đợt rà soát văn thư cơ quan thì hiện tại hệ thống số văn bản đi của cơ quan có vài số văn bản do các đơn vị phòng ban xin trước nhưng trong quá trình xử lý hồ sơ bị gián đoạn và không có phát sinh . Vậy Chi cục cho em mình sẽ xử lý những số bị trống (không có văn bản) theo quy định như thế nào ạ? Mình có thể thành lập hội đồng hủy những số không có văn bản phát sinh không ạ? Ví dụ: Trên mục lục của văn thư có ghi chú ông Nguyễn Văn A nợ số công văn đi số 157. Khi văn thư liên hệ để thu lại bản gốc nhưng hiện tại ông A báo do trong quá trình xử lý công việc bị dừng và không dùng đến số 157. Bây giờ tại bộ phận VT, số 157 không có văn bản ạ. Em chân thành cảm ơn.

    Ngày trả lời:  19-08-2022

    Trả lời:  

    Chào bạn!

    Tại điểm c, khoản 2 Điều 4 và khoản 2, 3 Điều 15 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định:

    "c) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

    ...

    2. Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.

    3. Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống".

    Theo quy định nêu trên, sau khi văn bản được người có thẩm quyền ký, văn thư cơ quan sẽ cấp số và làm thủ tục phát hành (chỉ cho số sau khi người có thẩm quyền ký văn bản). Đối với văn bản điện tử sẽ thực hiện theo chức năng của Hệ thống (có trường hợp Hệ thống cần cho số trước khi chuyển cho người có thẩm quyền ký).

    Trường hợp cụ thể của bạn nêu, sổ quản lý văn bản của bạn sẽ có ghi chú tại số văn bản 157 là số khuyết (không có văn bản).

Câu hỏi khác