Chi cục văn thư - lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Người hỏi:  Đào Thanh Phong

Email:  daothanh_phong2000@yahoo.com

Ngày hỏi:  13-12-2019

Câu hỏi:  
Kính gửi chi cục, tôi muốn lập một hồ sơ liên quan đến công tác đấu thầu. Thành phần trong hồ sơ này rất nhiều, có những tập hồ sơ hơn 1000 tờ (đơn vị dự thầu đã đánh số tờ), như vậy khi lập hồ sơ có cần nhất thiết phải đánh số tờ cho những tập hồ sơ này hay không hoặc mình có thể sử dụng số tờ mà đơn vị dự thầu đánh sẵn để viết danh mục hồ sơ hay không.

Ngày trả lời:  13-12-2019

Trả lời:  

Chào bạn Phong!

Đầu tiên, Bạn cần phân biệt đánh số trang trong soạn thảo văn bản và đánh số tờ trong lập hồ sơ hoặc chỉnh lý hồ sơ: Việc đánh số trang trong văn bản là quản lý số trang trong phạm vi của từng văn bản, còn đánh số tờ trong lập hồ sơ và chỉnh lý tài liệu là việc quản lý toàn bộ số tờ có được trong hồ sơ. 

Theo quy định trong lập hồ sơ hoặc chỉnh lý hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên phải đánh số tờ (được đánh bằng bút chì tại góc phải phía trên tờ tài liệu); hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải đánh số tờ, biên mục văn bản trong hồ sơ (viết mục lục văn bản) và chứng từ kết thúc.

Trường hợp bạn hỏi, theo chúng tôi đề xuất phương án thực hiện như sau:

Thành phần tài liệu bên trong được đóng thành tập, quyển và có đánh số trang liên tục (hoặc có đánh số tờ) thì có thể vận dụng biên mục và quản lý số trang, số tờ theo từng thành phần riêng biệt.

Ví dụ: Quyển hồ sơ năng lực là một thành phần trong hồ sơ có 300 trang (trong quyển này có nhiều thành phần tài liệu tổng hợp thành) quyển này đã được đánh số trang thứ tự từ số 01 đến 300. Trường hợp này, sau khi rà soát, bạn có thể vận dụng linh hoạt việc xác định số tờ trong biên mục riêng cho từng thành phần.

Trường hợp quyển hồ sơ năng lực là tổng hợp nhiều thành phần tài liệu khác, mà mỗi thành phần được đánh số trang riêng hoặc không đánh số trang thì buộc bạn phải đánh số tờ theo quy định./.