Chi cục văn thư - lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Người hỏi:  Lê Phương Thảo

Email:  thaolp@samco.com.vn

Ngày hỏi:  06-06-2018

Câu hỏi:  
Kính gửi Chi cục Văn thư Lưu trữ, Trong quá trình thực hiện công tác văn thư lưu trữ, cơ quan tôi có một số vướng mắc liên quan đến việc ký nháy trên văn bản hành chính như sau: 1. Trường hợp đối đối với các loại văn bản là: hợp đồng, biên bản làm việc,... có yêu cầu ký kết nhiều bên, thì có thể ký nháy tại vị trí thẩm quyền ký của đại diện bên cơ quan tôi được không? 2. Đối với việc ký nháy của lãnh đạo phòng Hành chính tại cuối phần nơi nhận để kiểm tra thể thức văn bản: Vì cơ quan tôi là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, lãnh đạo phòng Hành chính thường xuyên đi họp hoặc công tác đột xuất cùng với lãnh đạo Công ty tại các đơn vị trực thuộc và các sở ngành... Khi đó, văn bản theo yêu cầu của các dự án cần giải quyết gấp để gửi cho khách hàng, chủ đầu tư, nếu chờ để ký nháy thì sẽ ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung của Công ty. Do đó, lãnh đạo phòng Hành chính có thể giao nhiệm vụ (thông qua bản mô tả công việc) cho chuyên viên ở cấp chức vụ nào (chức vụ Trưởng bộ phận trở lên hay chức vụ chuyên viên văn thư?) để phụ trách công tác văn thư của Công ty kiểm tra thể thức văn bản đồng thời ký nháy tại cuối nơi nhận? Rất mong sớm nhận được hỗ trợ hướng dẫn từ Chi cục Văn thư Lưu trữ để thực hiện đúng theo quy định về công tác văn thư lưu trữ. Trân trọng cám ơn./.

Ngày trả lời:  06-06-2018

Trả lời:  

Chào chị Lê Phương Thảo!

Địa chỉ: 262 Trần Hưng Đạo, P. Nguyễn Cư Trinh, Quận 1, TPHCM;

Liên quan đến nội dung Chị hỏi về vị trí và thẩm quyền ký nháy văn bản, chúng tôi xin trao đổi như sau:

Điều 9 của Quy chế mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức quy định việc kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành: 

- Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.

- Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

Như vậy, vị trí ký nháy trong văn bản được xác định ở hai vị trí:

- Chịu trách nhiệm về nội dung, thuộc người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo, ký nháy vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.)

- Chịu trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, thuộc Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính), ký nháy vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

Mặt khác, về vị trí ký nháy trong văn bản, quy định nêu trên áp dụng cho các văn bản hành chính hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

Trường hợp văn bản không có thành phần thể thức “Nơi nhận”; Biểu, Bảng,... hoặc văn bản được hình thành từ yêu cầu thực tế, khối lượng công việc lớn, tính cấp bách, kịp thời của công việc cần phân công ký nháy văn bản tại cơ quan Chị, Chị có thể tham mưu, đề xuất Thủ trưởng cơ quan xem xét, quyết định các nội dung nêu trên thông qua việc xây dựng, ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan có nội dung phù hợp với đặc điểm tình hình và yêu cầu phục vụ tốt công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.

Trong đó, cần quy định cụ thể, chi tiết các nội dung liên quan đến quy trình quản lý văn bản; xây dựng ban hành văn bản; kiểm tra, vị trí, thẩm quyền ký nháy văn bản… cần thực hiện lập Phiếu trình hồ sơ để quản lý quy trình, trách nhiệm trong trình ký văn bản.  

Cụ thể, Chị có thể đề xuất áp dụng vị trí ký nháy đối với các văn bản không có thành phần thể thức "Nơi nhận" như trong thư Chị trình bày. Về phân công ký nháy văn bản, Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính có thể phân công cho các phó phụ trách chịu trách nhiệm kiểm tra, rà soát và ký nháy văn bản trong trường hợp khối lượng công việc lớn, cần xử lý nhanh.

Một số nội dung trao đổi cùng Chị. Cám ơn Chị đã quan tâm đặt câu hỏi, mong nhận được các câu hỏi khác từ Chị./.