Chi cục văn thư - lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Người hỏi:  Thanh

Email:  thanhdth@ptsc.com.vn

Ngày hỏi:  29-07-2019

Câu hỏi:  
tác dung của việc lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu đối với việc quản trị, điều hành của các cơ quan, tổ chức là như thế nào?

Ngày trả lời:  29-07-2019

Trả lời:  

Chào bạn!

Vấn đề bạn hỏi, bạn sẽ tìm hiểu các thông tin về lập hồ sơ là gì? ai sẽ lập hồ sơ? vì sao cần phải lập hồ sơ? Khi tìm kiếm các câu trả lời đầy đủ cho các nội dung nêu trên là lúc bạn sẽ thấy tác dụng của việc lập hồ sơ.

Theo quy định, để quản lý và sử dụng tốt nguồn hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong quá trình hoạt động của cơ quan, cần phải tổ chức lập và giao nộp hồ sơ vào bộ phận làm công tác lưu trữ để quản lý và sử dụng tốt tài liệu lưu trữ của cơ quan mình.

Tại Điều 9 Luật Lưu trữ, quy định trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:

- Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức.

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.

Mặt khác, việc lập và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan ngoài việc chấp hành tốt quy định của Luật Lưu trữ trong việc tổ chức quản lý tốt tài liệu lưu trữ, phục vụ tốt, kịp thời công tác quản lý, điều hành cơ quan, phục vụ việc giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử (nếu có) mà còn tránh tình trạng hồ sơ, tài liệu hình thành không được sắp xếp khoa học, tồn đọng, phân tán (không tập trung thống nhất) ở cá nhân, bộ phận, có nguy cơ mất mát, hư hỏng và góp phần tiết kiệm, giảm chi phí quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan./.