Chi cục văn thư - lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Người hỏi:  Mai Thu

Email:  tmthu0902@gmail.com

Ngày hỏi:  29-12-2020

Câu hỏi:  
Xin cho tôi hỏi, đối với các trường học thì quản lý công tác văn thư, lưu trữ theo năm học hay theo năm hành chính là phù hợp? Trân trọng cảm on!

Ngày trả lời:  29-12-2020

Trả lời:  

Chào bạn!

Công tác văn thư, lưu trữ có nhiều mặt hoạt động, cụ thể:

Công tác văn thư: Soạn thảo ban hành văn bản, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; quản lý sử dụng con dấu.

Công tác lưu trữ: Thu thập; chỉnh lý; xác định giá trị tài liệu; bảo quản; thống kê; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

Tại các trường học cũng thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định chung. Nội dung bạn hỏi chưa cụ thể, nên chúng tôi giới thiệu các nội dung liên quan đến thời gian:

Đối với việc quản lý văn bản bạn sẽ cho số ký hiệu, thời gian ban hành văn bản cùng hệ thống theo năm hành chính (từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 của năm);

Thời gian giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: nộp hồ sơ sau 01 năm công việc kết thúc (trừ trường hợp có quy định khác như hồ sơ dự án).

Việc cập nhật hồ sơ vào Kho Lưu trữ, số lưu trữ (Số thứ tự của Mục lục hồ sơ) được quản lý tập trung thống nhất theo cùng hệ thống số.

Tuy nhiên, trường hợp Bộ Giáo dục và Đào tạo có ban hành quy định cụ thể, chi tiết về các nội dung liên quan, thì bạn sẽ thực hiện theo các quy định của Bộ này.