Chi tiết hỏi đáp
-
Người hỏi: Lệ Thủy
Email: lethuy010993@gmail.com
Ngày hỏi: 19-08-2022
Câu hỏi:
Kính chào Chi cục VTLT, em xin phép được hỏi hướng xử lý vấn đề sau ạ: Sau đợt rà soát văn thư cơ quan thì hiện tại hệ thống số văn bản đi của cơ quan có vài số văn bản do các đơn vị phòng ban xin trước nhưng trong quá trình xử lý hồ sơ bị gián đoạn và không có phát sinh . Vậy Chi cục cho em mình sẽ xử lý những số bị trống (không có văn bản) theo quy định như thế nào ạ? Mình có thể thành lập hội đồng hủy những số không có văn bản phát sinh không ạ? Ví dụ: Trên mục lục của văn thư có ghi chú ông Nguyễn Văn A nợ số công văn đi số 157. Khi văn thư liên hệ để thu lại bản gốc nhưng hiện tại ông A báo do trong quá trình xử lý công việc bị dừng và không dùng đến số 157. Bây giờ tại bộ phận VT, số 157 không có văn bản ạ. Em chân thành cảm ơn.Ngày trả lời: 19-08-2022
Trả lời:
Chào bạn!
Tại điểm c, khoản 2 Điều 4 và khoản 2, 3 Điều 15 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định:
"c) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
...
2. Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.
3. Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống".
Theo quy định nêu trên, sau khi văn bản được người có thẩm quyền ký, văn thư cơ quan sẽ cấp số và làm thủ tục phát hành (chỉ cho số sau khi người có thẩm quyền ký văn bản). Đối với văn bản điện tử sẽ thực hiện theo chức năng của Hệ thống (có trường hợp Hệ thống cần cho số trước khi chuyển cho người có thẩm quyền ký).
Trường hợp cụ thể của bạn nêu, sổ quản lý văn bản của bạn sẽ có ghi chú tại số văn bản 157 là số khuyết (không có văn bản).
Câu hỏi khác
- lưu trữ hồ sơ thay vì lưu trữ bản giấy, thì lưu trữ bằng bản scan thì có được chấp nhận không ạ?
- Cách thức thực hiện pháp lý hóa văn bản điện tử sang văn bản giấy ( mục đích tăng cường lưu văn bản đến trên hệ thống quản lý văn bản điện tử , góp phần giải phóng diện tích lưu văn bản giấy đến ) . Bích Châu xin cám ơn quý cơ quan .
- Xin hỏi hiện nay đang thực hiện Chỉ thị số 20-CT/TU ngày 29/12/2022 của Ban Thường vụ Thành ủy TP HCM về tăng cường công tác văn thư, lưu trữ và Công văn số 983/UBND-VX ngày 20/3/2023 của UBND TP HCM về việc triển khai tổ chức thực hiện Chỉ thị số 20-CT/TU tôi muốn Chi cục hướng dẫn tôi hoặc cho tôi xin quy chế (mẫu) công tác văn thư lưu trữ; Quy định về khai thác, sữ dụng tài liệu lưu trữ, Quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ….Rất mong nhận được hồi âm. Cám ơn!!!
- Cơ quan tôi thuộc nguồn nộp Lưu trữ lịch sử của TP. Trong quá trình công tác, cơ quan tôi chưa tiến hành chỉnh lý hồ sơ lưu trữ, nhưng phát sinh các tài liệu quá hạn cần tiêu hủy. Như vậy, chúng tôi cần xin ý kiến (hồ sơ, thuyết minh...) Chi cục về việc tiêu hủy đó không hay chúng tôi có thể tự tiêu hủy tài liệu quá hạn đó (những tài liệu này không phải tài liệu lưu trữ thuộc nguồn nộp Lưu trữ lịch sử). Cảm ơn Chi cục
- Tổng Cục phó được Bộ trưởng giao phụ trách Cục cấp tỉnh trong hệ thống ngành dọc, ký đóng dấu Cục cấp tỉnh, có được cùng lúc đóng dấu cấp Tổng cục, cơ quan chủ quản của Cục cấp tỉnh không?
- Tôi là văn thư đơn vị. Thủ trưởng đơn vị tôi nhận thư đến là văn bản MẬT (có nơi nhận ghi tên cá nhân thủ trưởng) nên tôi đã chuyển đến thủ trưởng. Tuy nhiên, trong quá trình xử lý, thủ trưởng muốn chuyển văn bản mật nêu trên đến các đơn vị trực thuộc để xử lý thì cần xử lý như thế nào. Thủ trưởng tôi có cần làm văn bản gì để cho tôi được phép sao văn bản mật?
- Tôi có xem một số văn bản, có văn bản ghi: - "Căn cứ Quyết định số.... của Chủ tịch UBND tỉnh X” hoặc “Căn cứ Quyết định số.... của UBND tỉnh X”; - “Căn cứ Thông tư… của Bộ trưởng Bộ Nội vụ” hoặc “Căn cứ Thông tư… của Bộ Nội vụ”; - “Ban hành kèm theo Quyết định số …. của Hiệu trưởng Trường XYZ” hoặc “Ban hành kèm theo Quyết định số …. của Trường XYZ” Vậy khi ghi phần căn cứ, có ghi thêm chức vụ (Bộ trưởng, Chủ tịch, Hiệu trưởng,…) không ạ? Nếu có thì đối với thể loại văn bản nào sẽ ghi ạ?
- Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP tại Điểm 4c, Điều 29 có ghi: Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ. Vậy tôi muốn hỏi là chỉ có hồ sơ lưu trữ vĩnh viễn mới lập mục lục văn bản phải không? Và các hồ sơ có thời hạn bảo quản bình thường thì không cần lập mục lục văn bản phải không? Xin được hướng dẫn cụ thể, xin cám ơn
- Kính chào Chi cục, Chi cục cho tôi được hỏi trường hợp đóng dấu treo, dấu giáp lai các văn bản (bản photo) của các cơ quan khác gửi đến dưới dạng cung cấp hồ sơ để xử lý công việc. Thông thường cá nhân tôi thấy chỉ có đóng dấu khi cung cấp cho Đoàn kiểm toán hoặc Đoàn Thanh tra thì đóng dấu như vậy có đúng quy định không? Xin chân thành cảm ơn./.
- Trong quy định về thời gian giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan có ghi: Trường hợp phòng ban, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thao quy định để phục vụ cho công việc hoặc công việc chưa kết thúc thì phải được sự đồng ý của lãnh đạo Sở và phải lập danh mục hồ sơ tài liệu lưu giữ lại. Thời gian lưu giữ hồ sơ tài liệu không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu. Vậy nếu cá nhân, tổ chức có nhu cầu giữ lại thì có cần phải làm thủ tục gì không? Và có mẫu biên nhận gì không ạ? Em cảm ơn!
- Tại bước 6-Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ (người thực hiện là Lưu trữ viên bậc 3), còn ở bước 11-Viết bìa và viết chứng từ kết thúc (người thực hiện là Lưu trữ viên bậc 2). Vì vậy khi thực hiện bước 11 viết bìa và chứng từ kết thúc nhân viên Công ty không thực hiện việc ký vào chứng từ kết thúc tại vị trí Người lập hồ sơ mà chỉ căn cứ vào ký hiệu thông tin ở Phiếu tin để ghi tên người lập hồ sơ vào chứng từ kết thúc. Như vậy ở chứng từ kết thúc người lập hồ sơ (Lưu trữ viên bậc 3) có phải ký vào chứng từ kết thúc không? (Hướng dẫn tại công văn 283/VTLTNN-NVTW không đề cập đến và tại mẫu Bìa hồ sơ theo Quyết định 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước v/v ban hành tiêu chuẩn ngành “Bìa hồ sơ” không có ghi (ký và ghi rõ họ tên). Ghi chú: Lưu trữ lịch sử
- Chi cục cho mình hỏi, việc cấp số, thời gian ban hành văn bản là nhiệm vụ của văn thư được quy định tại NĐ 30, nhưng có một số văn bản như Thư cảm ơn... không lấy số thì việc ghi ngày ban hành các văn bản này có phải nhiệm vụ của văn thư không ạ, có quy định chi tiết ở văn bản nào ko ạ?
