Chi tiết tin

  • Báo cáo tổng kết 15 năm thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư [08-04-2019]

    Ngày 04 tháng 4 năm 2019, Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Báo cáo số 45/BC-UBND về tổng kết 15 năm thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chí phủ về công tác văn thư.

    Báo cáo này được xây dựng và ban hành theo Công văn số 151/VTLTNN-NVĐP ngày 22 tháng 02 năm 2019 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc báo cáo tổng kết 15 năm thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP­­­­­­­­­­­ của Chính phủ về công tác văn thư, có nội dung chủ yếu:

    1. Về kết quả thực hiện các hoạt động nghiệp vụ về văn thư

    a) Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

    b) Công tác quản lý văn bản đến:

    Số lượng văn bản đến:

    + Số lượng văn bản đến của Ủy ban nhân dân Thành phố bình quân 63.811/năm. Tỷ lệ 62,87% văn bản đến hoàn toàn điện tử, tỷ lệ 31,9% văn bản đến giấy, tỷ lệ 5,23% văn bản đến điện tử kèm giấy bình quân 1 năm;

    + Số lượng văn bản đến của Ủy ban nhân dân quận, huyện bình quân 11.268/năm. Tỷ lệ 56 % văn bản đến hoàn toàn điện tử, tỷ lệ 24 % văn bản đến giấy, tỷ lệ 20 % văn bản đến điện tử kèm giấy bình quân 1 năm;

    + Số lượng văn bản đến của Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn bình quân 2.909/năm. Tỷ lệ 58,5% văn bản đến hoàn toàn điện tử, tỷ lệ 33,5% văn bản đến giấy, tỷ lệ 8% văn bản đến điện tử kèm giấy bình quân 1 năm;

    + Số lượng văn bản đến của các sở, ban, ngành Thành phố bình quân 9.506/năm. Tỷ lệ 58,4% văn bản đến hoàn toàn điện tử, tỷ lệ 26,8% văn bản đến giấy, tỷ lệ 14,8% văn bản đến điện tử kèm giấy bình quân 1 năm;

    + Số lượng văn bản đến của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận, huyện bình quân 1.581/năm. Tỷ lệ 64,1% văn bản đến hoàn toàn điện tử, tỷ lệ 24% văn bản đến giấy, tỷ lệ 11,9% văn bản đến điện tử kèm giấy bình quân 1 năm.

    - Việc tiếp nhận, đăng ký văn bản đến: hầu hết các cơ quan, tổ chức thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố đều sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ công việc của Sở Thông tin và Truyền thông cung cấp. Một số cơ quan, tổ chức trực thuộc sử dụng phần mềm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ cung cấp hoặc bảng tính Excel để nhập và quản lý văn bản đến, định kỳ in đóng thành sổ quản lý theo chế độ quy định.

    - Các tổ chức doanh nghiệp trang bị phần mềm riêng có tính năm quản lý văn bản phục vụ trong hoạt động của tổ chức mình.

    - Các cơ quan, tổ chức đều xây dựng quy trình và thực hiện việc chuyển giao văn bản đến theo quy định chặt chẽ, nhanh chóng và kịp thời.

    - Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức đều có phân công trách nhiệm công chức, viên chức làm công tác văn thư và Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Phòng Hành chính chịu trách nhiệm theo dõi, tổng hợp báo cáo tình hình xử lý, tiến độ giải quyết văn bản của các bộ phận chuyên môn báo cáo Thủ trưởng cơ quan kịp thời nhắc nhở, đôn đốc các trường hợp xử lý, giải quyết văn bản theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV.

    c) Công tác quản lý văn bản đi

    Việc quản lý văn bản đi cũng như quản lý văn bản đến, các cơ quan, tổ chức đều ứng dụng phần mềm và định kỳ in đóng thành sổ quản lý theo chế độ quy định.

    Do được triển khai hướng dẫn thường xuyên, việc lưu văn bản tại tất cả các cơ quan, tổ chức đều thực hiện lưu theo chế độ quy định: tổ chức lưu ít nhất 02 bản, bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan được đóng dấu và sắp xếp theo số thứ tự của văn bản đi và ngày tháng năm ban hành văn bản, 01 bản chính lưu tại tập hồ sơ công việc của người được phân công soạn thảo, hoặc đơn vị chủ trì soạn thảo. Nhìn chung, công tác quản lý văn bản tại các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt, đúng quy định.

    - Đa số các cơ quan, tổ chức đều có quy định về danh mục văn bản gửi bản điện tử, văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy:

    + Văn bản được gửi qua mạng (bản điện tử) gồm: Giấy mời họp; tài liệu phục vụ họp; văn bản để biết, để báo cáo; thông báo chung của cơ quan; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc; lịch công tác; công văn; thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; các chương trình, kế hoạch cơ quan;

    + Văn bản được gửi qua mạng (bản điện tử) đồng thời gửi bản giấy gồm: Tờ trình, Quyết định.

    - Số lượng văn bản đi:

    + Số lượng văn bản đi của Ủy ban nhân dân Thành phố bình quân 39.982/năm. Tỷ lệ 85% văn bản đi điện tử gửi kèm văn bản giấy, tỷ lệ 15% văn bản đi gửi văn bản giấy, tỷ lệ bình quân 1 năm;

    + Số lượng văn bản đi của Ủy ban nhân dân quận, huyện bình quân 3.263/năm. Tỷ lệ 75,1% văn bản đi gửi hoàn toàn điện tử, tỷ lệ 12,5% văn bản đi gửi văn bản giấy, tỷ lệ 12,4 % văn bản đi điện tử gửi kèm văn bản giấy bình quân 1 năm;

    + Số lượng văn bản đi của Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn bình quân 671/năm. Tỷ lệ 48,3% văn bản đi gửi hoàn toàn điện tử, tỷ lệ 43,2% văn bản đi gửi văn bản giấy, tỷ lệ 8,5% văn bản đi điện tử gửi kèm văn bản giấy bình quân 1 năm;

    + Số lượng văn bản đi của các sở, ban, ngành Thành phố bình quân 8.962/năm. Tỷ lệ 75,8% văn bản đi gửi hoàn toàn điện tử, tỷ lệ 10,7% văn bản đi gửi văn bản giấy, 13,5 tỷ lệ % văn bản đi điện tử gửi kèm văn bản giấy bình quân 1 năm;

    + Số lượng văn bản đi của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận, huyện bình quân 1.221/năm. Tỷ lệ 49,8% văn bản đi gửi hoàn toàn điện tử, tỷ lệ 34,5% văn bản đi gửi văn bản giấy, tỷ lệ 15,7% văn bản đi điện tử gửi kèm văn bản giấy bình quân 1 năm.

    - Thực trạng lưu văn bản đi giấy, văn bản đi điện tử tại Văn thư cơ quan:

    + Văn bản đi giấy: được lưu 02 bản, bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, bản chính lưu tại hồ sơ;

    + Văn bản đi điện tử: được scan từ văn bản giấy, gắn chữ ký số trên bản scan, được lưu trên phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc.

    d) Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

    - Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV, Sở Nội vụ đã tổ chức triển khai và tập huấn định kỳ hàng năm. Mỗi năm trung bình có 07 lớp tập huấn về nội dung lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan. Đồng thời, phát hành văn bản hướng dẫn, nhắc nhở nội dung này. Tình hình xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức ước đạt tỷ lệ khoảng 98% các cơ quan, tổ chức thuộc đối tượng quản lý đã xây dựng được danh mục hồ sơ, tài liệu hàng năm.

    - Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức quan tâm tổ chức quán triệt, tập huấn hướng dẫn và quy định bắt buộc lập hồ sơ đối với công chức, viên chức khi tham mưu trình ký hồ sơ. Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu giấy và điện tử vào Lưu trữ cơ quan được triển khai thực hiện khá tốt tại các cơ quan tạo sự chuyển biến tích cực, có kế hoạch giao nộp hồ sơ định kỳ theo quy định. Tuy nhiên, thủ trưởng một số cơ quan chưa quan tâm chỉ đạo việc lập và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan. Còn nhiều hạn chế nhất là quy định về thời gian giao nộp, chưa thực hiện chế độ kiểm tra nhắc nhở và bố trí kho để thực hiện chức năng Lưu trữ cơ quan, dẫn đến tình trạng hồ sơ, tài liệu còn phân tán tại các đơn vị, bộ phận.

    đ) Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số trong công tác văn thư

    Công tác quản lý và sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số tại các cơ quan, tổ chức được quản lý tốt và sử dụng đúng theo quy định.

    Việc đóng dấu trên văn bản của cơ quan, tổ chức đảm bảo chất lượng kỹ thuật; các trường hợp đóng dấu giáp lai, dấu nổi, dấu trên phụ lục văn bản đều đúng theo quy định.

    c) Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư

    Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Quy chế kèm theo Quyết định số 4566/QĐ-UBND ngày 24 tháng 8 năm 2017 về quản lý, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng; đến nay, 100% các cơ quan, tổ chức thuộc đối tượng quản lý trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh đã ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ và mức độ ứng dụng quản lý văn bản đi đến và điều hành công việc, lập hồ sơ, gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức, nhằm phục vụ tốt công tác sử dụng, tra tìm nhanh chóng hồ sơ, tài liệu cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân khi có yêu cầu.

    Trong triển khai và ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ công việc của Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông (thuộc Sở Thông tin và Truyền thông Thành phố Hồ Chí Minh) đã góp phần tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, điều hành cơ quan nhất là quản lý văn bản cơ quan. Ưu điểm của chương trình này là việc quản lý hồ sơ công việc được tập trung thống nhất theo quy trình. Thuận lợi trong việc theo dõi chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan; tổ chức xử lý công việc qua hệ thống máy tính và quản lý văn bản đi, đến tại các cơ quan, tổ chức giảm thời gian xử lý công việc bằng giấy.

    2. Việc ban hành văn bản quy định hướng dẫn thực hiện công tác văn thư

    Trong 15 năm qua, Ủy ban nhân dân Thành phố, Văn phòng UBND TP và Sở Nội vụ đã ban hành nhiều văn bản quy định, chỉ đạo, hướng dẫn đến các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý về triển khai thực hiện và nghiệp vụ công tác văn thư. 

    3. Nhận xét, đánh giá

    3.1. Ưu điểm

    Ủy ban nhân dân Thành phố quan tâm chỉ đạo các cơ quan, tổ chức đã triển khai tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ. Từ đó, nhận thức về vai trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của hoạt động văn thư được nâng lên trong công chức, viên chức; chất lượng văn bản ban hành đảm bảo về nội dung và thể thức, kỹ thuật trình bày từng bước góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác điều hành, quản lý của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức.

    Các mặt hoạt động của công tác văn thư như: công tác quản lý văn bản;  thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; việc quản lý và sử dụng con dấu đều có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh đầy đủ, cụ thể, dễ hiểu, dễ áp dụng đã góp phần đưa công tác quản lý và hoạt động văn thư của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố đi vào nền nếp và ổn định.

    Công tác thông tin tuyên truyền, phổ biến được đề cao kết hợp với việc ban hành nhiều văn bản quy định, hướng dẫn đã tạo nền tảng vững chắc cho việc tổ chức thực hiện và áp dụng.

    3.2. Hạn chế

    a) Lãnh đạo một số cấp, các ngành chưa thấy rõ về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư.

    b) Chưa có chế độ phụ cấp độc hại, phụ cấp đặc thù, trợ cấp khuyến khích, phụ cấp thâm niên cho người làm công tác văn thư.

    c) Hiệu quả của mô hình tổ chức văn thư hiện nay, chất lượng, hiệu quả tương đối phù hợp. Tuy nhiên, chế độ tiền lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp của người làm công tác văn thư còn thấp chưa khuyến khích được công chức, viên chức gắn bó lâu dài với công việc, nhiều công chức, viên chức muốn chuyển công tác khác để có mức lương và cơ hội phát triển tốt hơn.

    d) Về tình hình thực hiện các nghiệp vụ công tác văn thư

    Một số công chức, viên chức nhận thức còn hạn chế: chưa nắm vững thể thức và kỹ thuật trình bày, soạn thảo văn bản, chưa quan tâm lập hồ sơ hoàn thiện, chưa thực hiện việc giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan dẫn đến tình trạng khó khăn trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức mình.

    đ) Những quy định của Nghị định về công tác văn thư  và các văn bản hướng dẫn chưa phù hợp, cụ thể về thẩm quyền ký trong các trường hợp:

    - Ký thừa ủy quyền trong cùng một cơ quan và trường hợp giao ký thừa ủy quyền đối với cơ quan cấp dưới (cơ quan trực thuộc); cần quy định cụ thể về điều kiện ký thừa ủy quyền.

    - Cấp phó ký thay Thủ trưởng đơn vị trong trường hợp Thủ trưởng đơn vị được Thủ trưởng cơ quan giao ký thừa lệnh.

    3.3. Nguyên nhân của những hạn chế:

    Do nhận thức của lãnh đạo và công chức, viên chức một số cơ quan, tổ chức chưa thấy rõ về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư; việc quan tâm đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về công tác văn thư chưa được quan tâm đúng mức; về chính sách, chế độ phụ cấp độc hại, phụ cấp đặc thù, phụ cấp thâm niên cho người làm công tác văn thư chưa được nâng lên tương xứng.

    4. Đề xuất, kiến nghị

    4.1. Đề xuất kiến nghị chung

    a) Căn cứ các quy định của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP và tình hình thực tế, đề xuất Bộ Nội vụ sớm tổng kết và xây dựng Nghị định thay thế để hoàn thiện hệ thống pháp luật về công tác văn thư.

    b) Cần quy định định mức biên chế, chức danh người làm văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức nhất là đối với phường, xã, thị trấn để công tác văn thư, lưu trữ được ổn định, phát triển.

    c) Cần đưa nội dung công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ thành môn học bắt buộc đối với các trường chuyên nghiệp đào tạo trở thành công chức, viên chức nhà nước.

    4.2. Đề xuất kiến nghị liên quan đến việc triển khai thực hiện Nghị định về công tác văn thư

    Hiện nay, việc ban hành văn bản điện tử, chữ ký số đang phổ biến và định hướng phát triển thay thế văn bản giấy theo chủ trương chung của Chính phủ. Vì vậy, cần ban hành Nghị định thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP nhằm phù hợp tình hình thực tế trong công tác văn thư.

    Báo cáo số 45/BC-UBND

Lượt xem: 6054

Tin khác