Chi tiết tin
-
Xác định nguồn tài liệu thuộc phông Ủy ban nhân dân, cơ quan chuyên môn quận, huyện và lựa chọn thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử [09-09-2019]
Ngày 30 tháng 8 năm 2019, Sở Nội vụ phát hành Công văn số 3477/SNV-CCVTLT gửi Ủy ban nhân dân quận, huyện hướng dẫn việc xác định nguồn tài liệu thuộc phông Ủy ban nhân dân, cơ quan chuyên môn quận, huyện và lựa chọn thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
Công văn có nội dung chính như sau:
1. Việc xác định nguồn tài liệu thuộc phông Ủy ban nhân dân, cơ quan chuyên môn quận, huyện
a) Xác định, phân phông lưu trữ
Trong quá trình chỉnh lý, phân loại tài liệu lưu trữ cần xác định, phân phông lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn của Sở Nội vụ tại Công văn số 4814/SNV-CCVTLT ngày 17 tháng 12 năm 2018.
b) Xác định nguồn tài liệu thuộc phông lưu trữ trong quá trình chỉnh lý hồ sơ, tài liệu của Ủy ban nhân dân và cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân quận, huyện
- Hồ sơ, tài liệu do cơ quan chuyên môn tham mưu Ủy ban nhân dân quận, huyện xem xét, ký ban hành văn bản; hồ sơ, tài liệu này được xác định thuộc phông lưu trữ và nguồn tài liệu của Ủy ban nhân dân quận, huyện.
Hồ sơ này phải được lập và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức thực hiện xác định giá trị, lựa chọn lập Mục lục hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu theo phông Ủy ban nhân dân quận, huyện vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
Ví dụ: Hồ sơ Phòng Nội vụ tham mưu lập và trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện xem xét ký, ban hành thuộc Phông Ủy ban nhân dân quận, huyện, nguồn tài liệu của cơ quan Ủy ban nhân dân quận, huyện; hồ sơ này được phân loại, chỉnh lý, sắp xếp lập Mục lục hồ sơ và giao nộp theo phông lưu trữ Ủy ban nhân dân quận, huyện.
- Hồ sơ, tài liệu hình thành của cơ quan chuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ và do cơ quan chuyên môn ban hành văn bản thuộc phông và nguồn tài liệu của cơ quan chuyên môn.
Hồ sơ, tài liệu của cơ quan chuyên môn cũng phải được lập và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức thực hiện xác định giá trị, lựa chọn lập Mục lục hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu theo phông của các cơ quan chuyên môn vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
c) Việc quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành mới của Ủy ban nhân dân, cơ quan chuyên môn quận, huyện
Để tránh hồ sơ hình thành mới tiếp tục tồn đọng sau chỉnh lý, Ủy ban nhân dân quận, huyện cần chỉ đạo, xác định trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn trong việc tổ chức thực hiện lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan để quản lý tập trung, thống nhất nguồn tài liệu thuộc phông Ủy ban nhân dân quận, huyện và lựa chọn lập Mục lục hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử khi đến thời hạn quy định để phông lưu trữ được đầy đủ.
2. Lựa chọn thành phần tài liệu giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử
Việc lựa chọn thành phần tài liệu giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo phương pháp:
a) Căn cứ Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu được Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành để xác định, lựa chọn thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử (tại Quyết định số 5249/QĐ-UBND ngày 23 tháng 10 năm 2014 về ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu quận, huyện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố; Quyết định số 2801/QĐ-UBND ngày 01 tháng 7 năm 2019 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu của cơ quan cấp huyện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố).
b) Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức để xem xét Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử, xác định giá trị có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lựa chọn để giao nộp theo Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
c) Lập hồ sơ đề nghị Chi cục Văn thư - Lưu trữ thẩm định, phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu và giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử theo quy trình của Sở Nội vụ./.
Mỹ Giang, Chuyên viên Phòng QLVTLT
Lượt xem: 3555
Tin khác
- Sở Nội vụ làm việc với UBND quận Tân Bình và Tân Phú về quản lý Kho, tài liệu lưu trữ [27-10-2017]
- Sở Nội vụ làm việc với UBND huyện Nhà Bè về công tác quản lý Kho Lưu trữ và tài liệu lưu trữ  [25-10-2017]
- Sở Nội vụ làm việc với UBND Quận 7 về công tác quản lý Kho Lưu trữ và tài liệu lưu trữ cơ quan cấp huyện [20-10-2017]
- Về báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2017 theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV [17-10-2017]
- Sở Nội vụ trình UBND Thành phố dự thảo Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố giai đoạn 1975 - 2015 [30-09-2017]
- Sở Nội vụ trình UBND Thành phố dự thảo Quyết định ban hành Kế hoạch phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh đến năm 2025 [29-09-2017]
- Lịch làm việc với UBND Quận 7, Tân Bình, Tân Phú, huyện Nhà Bè về quản lý Kho Lưu trữ và tài liệu lưu trữ [23-09-2017]
- Sở Nội vụ trình UBND TP về việc chỉ đạo thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ  [23-09-2017]
- Về điều chỉnh chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ [18-09-2017]
- Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức thực hiện đóng dấu giáp lai văn bản hành chính (tài liệu giấy) [18-09-2017]
- Báo cáo tình hình cấp, quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ [06-09-2017]
- Thành lập Tổ quản lý và thực hiện Quyết định số 02/2014/QĐ-UBND ngày 13 tháng 01 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố [05-09-2017]
- Hướng dẫn về việc tổ chức quản lý Kho Lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các cơ quan cấp huyện tại Thành phố [28-08-2017]
- UBND TP Hồ Chí Minh ban hành Quyết định bãi bỏ Chỉ thị số 23/2007/CT-UBND và Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND [21-08-2017]
- Sở Nội vụ trình UBND dự thảo Chỉ thị về việc tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh [15-08-2017]