Chi tiết tin
-
Hướng dẫn việc lập hồ sơ điện tử [11-05-2022]
Ngày 10 tháng 5 năm 2022, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phát hành Công văn số 370/VTLTNN-NV gửi các cơ quan, tổ chức hướng dẫn vệc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
Theo đó, Công văn hướng dẫn có nội dung chủ yếu:
1. Yêu cầu của việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống
a) Đối với Danh mục hồ sơ
- Danh mục hồ sơ phải đầy đủ các yếu tố cấu thành theo quy định của pháp luật về công tác văn thư;
- Danh mục hồ sơ được cập nhật cho từng cá nhân của cơ quan, tổ chức trên Hệ thống.
b) Đối với việc lập hồ sơ
- Hồ sơ điện tử phải được lập đồng bộ trong quá trình quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức trên Hệ thống;
- Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
c) Đối với việc nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan
- Hồ sơ điện tử nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan đúng thời hạn;
- Trình tự, thủ tục nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan thực hiện theo quy định của pháp luật về công tác văn thư.
2. Lưu đồ lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống
(Tham khảo khoản 2 Công văn số 370/VTLTNN-NV)
3. Mô tả chi tiết lưu đồ lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan
a) Bước 1: Lập Danh mục hồ sơ
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành Danh mục hồ sơ theo Mẫu Danh mục hồ sơ quy định tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư trên Hệ thống;
- Văn phòng, bộ phận hành chính cập nhật Danh mục hồ sơ cho từng tài khoản đơn vị, cá nhân trên Hệ thống;
- Cá nhân tự cập nhật bổ sung danh mục hồ sơ phát sinh trên Hệ thống.
b) Bước 2: Lập hồ sơ
- Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc thực hiện cập nhật và lưu những văn bản, tài liệu, thông tin về hồ sơ theo tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào quy định tại chương II Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ trên Hệ thống bao gồm:
+ Văn bản đến;
+ Khởi tạo dự thảo, trình dự thảo văn bản đi trong hồ sơ (lần 1,2,3…);
+ Văn bản, tài liệu, thông tin khác (phim, ảnh, ghi âm) trong quá trình quản lý điều hành, giải quyết công việc;
+ Lưu hồ sơ khi kết thúc và thoát khỏi luồng xử lý công việc.
- Hệ thống tự cập nhật vào hồ sơ
+ Quá trình luân chuyển và thông tin chỉ đạo giải quyết văn bản đến;
+ Văn bản đi đã phát hành, quá trình luân chuyển và thông tin trong chỉ đạo soạn thảo văn bản đi.
- Kết thúc hồ sơ
+ Khi công việc đã giải quyết xong, người lập hồ sơ thực hiện rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ và hoàn thiện hồ sơ;
+ Xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị về Danh mục hồ sơ, thành phần hồ sơ nộp lưu hàng năm của đơn vị và hoàn thiện theo ý kiến chỉ đạo;
+ Kết xuất dữ liệu quản lý văn bản đi, đến, mục lục văn bản trong hồ sơ thành định dạng PDF và lưu hồ sơ;
+ Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
c) Bước 3: Nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan
Việc nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo trình tự, thủ tục quy định tại Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
Lượt xem: 8827
Tin khác
- Về xây dựng kế hoạch và dự toán kinh phí chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng năm 2022 [22-06-2021]
- Hướng dẫn về việc xác định giá trị tài liệu và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu thuộc diện số hóa tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố [17-06-2021]
- Ủy ban nhân dân Thành phố góp ý hồ sơ đề nghị xây dựng Luật Lưu trữ sửa đổi [16-06-2021]
- Thành lập Tổ Chuyên viên giúp việc Tổ Công tác chỉ đạo triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” trên địa bàn Thành phố [15-06-2021]
- Thành lập Tổ Công tác chỉ đạo triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” trên địa bàn TP. HCM [11-06-2021]
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thông báo chưa tổ chức kỳ kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ vào Tháng 6 năm 2021 [26-05-2021]
- Sở Nội vụ triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 [19-05-2021]
- Về kinh phí, thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố [07-04-2021]
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Thông báo kế hoạch tổ chức kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ [07-04-2021]
- Ủy ban nhân dân Thành phố chỉ đạo thực hiện Kế hoạch số 4292/KH-UBND ngày 06 tháng 11 năm 2020 của Ủy ban nhân dân Thành phố  [23-03-2021]
- Bãi bỏ các văn bản quy phạm pháp luật do Thủ tướng Chính phủ ban hành về xác định khu vực cấm, địa điểm cấm và danh mục bí mật nhà nước độ Tuyệt mật, Tối mật. [26-02-2021]
- Quy định về Danh mục nghề, công việc, nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm và nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm [18-02-2021]
- Về bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ trong các ngày nghỉ cuối tuần, nghỉ lễ, tết và thời tiết biến đổi [09-02-2021]
- Kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm năm 2021 của Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố giai đoạn 2018 - 2022  [09-02-2021]
- Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ trọng tâm năm 2021 của Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố giai đoạn 1975 - 2015 [08-02-2021]