Chi tiết tin
-
Sở Nội vụ hướng dẫn một số nội dung liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố
Ngày 16/3/2016, Sở Nội vụ phát hành Hướng dẫn số 867/HD-SNV về một số nội dung liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố. Trong đó, Hướng dẫn tập trung các nội dung: Việc quản lý và sử dụng con dấu; việc đóng dấu.
Ngày 16/3/2016, Sở Nội vụ phát hành Hướng dẫn số 867/HD-SNV về một số nội dung liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố. Trong đó, Hướng dẫn tập trung các nội dung: Việc quản lý và sử dụng con dấu; việc đóng dấu.
1. Nội dung của việc quản lý và sử dụng con dấu
a) Việc quản lý và sử dụng con dấu tại cơ quan phải được quy định trong Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
b) Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức. Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).
c) Thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị phân công cho một trong các công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng con dấu; việc phân công phải thể hiện bằng văn bản. Công chức, viên chức văn thư được giao sử dụng, bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan hoặc đơn vị về việc quản lý và sử dụng con dấu.
d) Công chức, viên chức văn thư được phân công giữ con dấu cơ quan và các con dấu khác (nếu có) có trách nhiệm thực hiện đúng những quy định về việc sử dụng con dấu:
- Đề xuất trang bị giá treo, hộp và tủ có khóa bảo quản con dấu; tủ bảo quản con dấu đặt tại vị trí an toàn trong khu vực văn thư; khắc các loại dấu theo quy định phù hợp với từng cơ quan, tổ chức.
- Con dấu phải được bảo quản trong tủ có khóa chắc chắn hoặc két sắt tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư; con dấu của cơ quan, tổ chức được sử dụng và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Trường hợp cần thiết đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc.
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
- Trường hợpcông chức, viên chức văn thư được phân công quản lý và sử dụng con dấu nghỉ phép, đi học, cần báo cáo với thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị phân công công chức, viên chức khác tạm thời quản lý và sử dụng con dấu trong thời gian nghỉ phép, đi học (phân công bằng văn bản và ký giao nhận con dấu).
- Khi con dấu hết thời hạn sử dụng theo quy định tại Khoản 1 Điều 14 Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 của Bộ Công anquy định về con dấu của các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước hoặc nét dấu bị mòn, biến dạng; công chức, viên chức văn thư được phân công quản lý và sử dụng con dấu phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm thủ tục đăng ký lại mẫu dấu, đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu lập biên bản; đồng thời làm thủ tục cấp lại con dấu.
- Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.
- Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.
- Mực in dấu dùng màu đỏ.
e) Trường hợp Văn phòng hay đơn vị trong cơ quan được cấp hoặc đăng ký sử dụng con dấu riêng
Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:
- Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;
- Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.
2. Việc đóng dấu
a) Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
b) Các hình thức đóng dấu: Đóng dấu lên chữ ký; đóng dấu giáp lai; đóng dấu treo; đóng dấu niêm phong.
- Đóng dấu lên chữ ký: Dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 (một phần ba) chữ ký về bên trái.
- Đóng dấu treo: Đóng dấu treo của cơ quan, tổ chức để đảm bảo tính chân thật của tài liệu.
Việc đóng dấu lên các giấy tờ, phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
- Đóng dấu giáp lai: Việc đóng dấu ghép giữa các tờ, các phần trong một văn bản, tài liệu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ, từng phần của văn bản, tài liệu.
- Đóng dấu giáp lai được thực hiện đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
- Đóng dấu niêm phong: Việc đóng dấu niêm phong trên hồ sơ, tài liệu, đồ vật của cơ quan, tổ chức để xác định sự nguyên vẹn của hồ sơ, tài liệu, đồ vật.
- Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật theo quy định của các Thông tư liên quan./.
Tin khác
- Theo tin từ website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (archives.gov.vn) sáng ngày 06 tháng 12 năm 2011, tại Hà Nội, Văn phòng Chủ tịch nước đã tổ chức họp báo công bố Lệnh của Chủ tịch nước về việc công bố Luật Lưu trữ được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua. Theo đó, Luật Lưu trữ có 7 chương, 42 điều có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2012. Đến thời điểm Luật này có hiệu lực cũng đồng thời chấm dứt hiệu lực của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia số 34/2011/PL-UBTVQH10./. [08-06-2016 09:14:49]
- Ngày 12 tháng 12 năm 2011, Sở Nội vụ phát hành Thông báo số 1757/TB-SNV về tổ chức khai giảng và nhập học lớp Trung cấp chuyên nghiệp vừa làm vừa học ngành văn thư, lưu trữ (2011-2013). Theo đó, lớp này có 67 công chức, viên chức được xét tuyển. [08-06-2016 09:12:59]
- Ngày 12 tháng 12 năm 2011, Sở Nội vụ phát hành Công văn số 1758/SNV-CCVC về việc tổ chức khai giảng và nhập học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Theo đó, Sở Nội vụ thông báo tổ chức khai giảng và nhập học 2 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ như sau: [08-06-2016 09:12:19]
- Theo kế hoạch, sáng ngày 12/01/2012, Sở Nội vụ phối hợp với Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương (số 17, đường Lê Đức Thọ, quận Gò Vấp) tổ chức bế giảng, tổng kết hai lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư và lưu trữ năm 2011 cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ thuộc các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố. [08-06-2016 09:11:17]
- Ngày 30 tháng 11 năm 2011, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 1926/QĐ-BNV về Chương trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật năm 2012 của Bộ Nội vụ. Tại Mục IX của Danh mục kèm theo là văn bản quy phạm pháp luật do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước xây dựng, gồm có 7 văn bản, cụ thể: [08-06-2016 09:10:39]
- Theo đề nghị của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam - Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh tại Công văn số 3032/HCM-HCNS ngày 27/12/2011, ngày 12/01/2012, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức thẩm định "Danh mục tài liệu hết giá trị" (tại số 08 đại lộ Võ Văn Kiệt, Quận 1). Theo đó, có 85,28 mét giá tài liệu đề nghị tiêu hủy bao gồm các khối tài liệu thuộc: Phòng Tổng hợp, Phòng Tín dụng, Phòng Tổ chức - Cán bộ, tài liệu của Ban Giám đốc; Tài liệu Phòng Tiền tệ - Kho quỹ; Tài liệu Phòng Giám sát, Quản lý và cấp phép; Tài liệu Phòng Thanh tra các Chi nhánh tổ chức Tín dụng Nhà nước và tài liệu của Phòng Thanh tra Giám sát Ngân hàng. [08-06-2016 09:10:09]
- Căn cứ kết quả chấm điểm thi đua công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ năm 2011, theo đề nghị của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ, ngày 11 tháng 01 năm 2012, Giám đốc Sở Nội vụ ký Tờ trình số 26/TTr-SNV về việc đề nghị Ủy ban nhân dân Thành phố tặng Bằng khen cho 14 tập thể có thành tích tốt trong công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ năm 2011 như sau: [08-06-2016 09:09:25]
- Theo tin từ website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (archives.gov.vn), ngày 18 tháng 01 năm 2012, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2012 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tại Công văn số 55/VTLTNN-NVĐP. [08-06-2016 09:05:04]
- Thực hiện Công văn số 55/VTLTNN-NVĐP ngày 18 tháng 01 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2012 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh; [08-06-2016 09:03:38]
- Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp; Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh; Thực hiện Công văn số 34/VTLTNN-NVĐP ngày 12 tháng 01 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc bàn giao và tiếp nhận kho lưu trữ các quận, huyện, Sở Nội vụ hướng dẫn việc tổ chức quản lý kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ thuộc Ủy ban nhân dân quận, huyện tại Hướng dẫn số 207/HD-SNV ngày 27 tháng 02 năm 2012. Theo đó, Hướng dẫn có nội dung: Về tổ chức quản lý kho lưu trữ tài liệu và việc quản lý tài liệu lưu trữ ở quận, huyện. [08-06-2016 09:03:01]
- Hiện nay, cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức của Thành phố có mức lương thấp. Ngoài chế độ tiền lương theo ngạch bậc quy định, cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ hưởng chế độ phụ cấp độc hại, tuy nhiên mức phụ cấp này không đáng kể, dẫn đến tình trạng nhiều cán bộ, công chức, viên chức nghỉ việc hoặc xin chuyển công tác khác, nhất là đối với số cán bộ, công chức, viên chức mới ra trường. [08-06-2016 09:01:23]
- Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp; Thực hiện Công văn số 55/VTLTNN-NVĐP ngày 18 tháng 01 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2012 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Thực hiện Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh; Thực hiện chức năng giúp Ủy ban nhân dân Thành phố tổ chức, quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn; Căn cứ tình hình thực tế công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức tại Thành phố, Sở Nội vụ xây dựng và ban hành Kế hoạch tổ chức thực hiện công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ năm 2012 tại Kế hoạch số 233/KH-SNV ngày 06 tháng 3 năm 2012. [08-06-2016 09:00:25]
- Thực hiện Công văn số 137/VTLTNN-NVĐP ngày 27 tháng 02 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về gửi báo cáo tổng kết 05 năm thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. [08-06-2016 08:59:53]
- Căn cứ Điều 8 của Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp; Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, Sở Nội vụ hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố tại Hướng dẫn số 248/HD-SNV ngày 07 tháng 3 năm 2012. [08-06-2016 08:59:05]
- Thực hiện Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp; Nhằm tổng kết đánh giá công tác quản lý văn thư, lưu trữ năm 2011 và triển khai công tác năm 2012, Sở Nội vụ phát hành Thư mời số 22/TM-SNV ngày 08 tháng 3 năm 2012 về dự hội nghị công tác quản lý văn thư, lưu trữ. [08-06-2016 08:58:28]