Chi tiết tin
-
Sở Nội vụ hướng dẫn một số nội dung liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố
Ngày 16/3/2016, Sở Nội vụ phát hành Hướng dẫn số 867/HD-SNV về một số nội dung liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố. Trong đó, Hướng dẫn tập trung các nội dung: Việc quản lý và sử dụng con dấu; việc đóng dấu.
Ngày 16/3/2016, Sở Nội vụ phát hành Hướng dẫn số 867/HD-SNV về một số nội dung liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố. Trong đó, Hướng dẫn tập trung các nội dung: Việc quản lý và sử dụng con dấu; việc đóng dấu.
1. Nội dung của việc quản lý và sử dụng con dấu
a) Việc quản lý và sử dụng con dấu tại cơ quan phải được quy định trong Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
b) Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức. Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).
c) Thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị phân công cho một trong các công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng con dấu; việc phân công phải thể hiện bằng văn bản. Công chức, viên chức văn thư được giao sử dụng, bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan hoặc đơn vị về việc quản lý và sử dụng con dấu.
d) Công chức, viên chức văn thư được phân công giữ con dấu cơ quan và các con dấu khác (nếu có) có trách nhiệm thực hiện đúng những quy định về việc sử dụng con dấu:
- Đề xuất trang bị giá treo, hộp và tủ có khóa bảo quản con dấu; tủ bảo quản con dấu đặt tại vị trí an toàn trong khu vực văn thư; khắc các loại dấu theo quy định phù hợp với từng cơ quan, tổ chức.
- Con dấu phải được bảo quản trong tủ có khóa chắc chắn hoặc két sắt tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư; con dấu của cơ quan, tổ chức được sử dụng và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Trường hợp cần thiết đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc.
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
- Trường hợpcông chức, viên chức văn thư được phân công quản lý và sử dụng con dấu nghỉ phép, đi học, cần báo cáo với thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị phân công công chức, viên chức khác tạm thời quản lý và sử dụng con dấu trong thời gian nghỉ phép, đi học (phân công bằng văn bản và ký giao nhận con dấu).
- Khi con dấu hết thời hạn sử dụng theo quy định tại Khoản 1 Điều 14 Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 của Bộ Công anquy định về con dấu của các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước hoặc nét dấu bị mòn, biến dạng; công chức, viên chức văn thư được phân công quản lý và sử dụng con dấu phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm thủ tục đăng ký lại mẫu dấu, đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu lập biên bản; đồng thời làm thủ tục cấp lại con dấu.
- Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.
- Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.
- Mực in dấu dùng màu đỏ.
e) Trường hợp Văn phòng hay đơn vị trong cơ quan được cấp hoặc đăng ký sử dụng con dấu riêng
Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:
- Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;
- Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.
2. Việc đóng dấu
a) Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
b) Các hình thức đóng dấu: Đóng dấu lên chữ ký; đóng dấu giáp lai; đóng dấu treo; đóng dấu niêm phong.
- Đóng dấu lên chữ ký: Dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 (một phần ba) chữ ký về bên trái.
- Đóng dấu treo: Đóng dấu treo của cơ quan, tổ chức để đảm bảo tính chân thật của tài liệu.
Việc đóng dấu lên các giấy tờ, phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
- Đóng dấu giáp lai: Việc đóng dấu ghép giữa các tờ, các phần trong một văn bản, tài liệu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ, từng phần của văn bản, tài liệu.
- Đóng dấu giáp lai được thực hiện đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
- Đóng dấu niêm phong: Việc đóng dấu niêm phong trên hồ sơ, tài liệu, đồ vật của cơ quan, tổ chức để xác định sự nguyên vẹn của hồ sơ, tài liệu, đồ vật.
- Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật theo quy định của các Thông tư liên quan./.
Tin khác
- Ngày 03 tháng 4 năm 2012, Sở Nội vụ phát hành Công văn số 370/SNV-CCVTLT về việc hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Thang điểm thi đua công tác văn thư, lưu trữ năm 2012. Theo đó, nội dung Thang điểm thi đua được căn cứ vào nội dung hướng dẫn xây dựng phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2012 tại Công văn số 193/SNV-CCVTLT ngày 23 tháng 02 năm 2012. [08-06-2016 08:56:52]
- Ngày 05 tháng 4 năm 2012, tại cuộc họp sơ kết công tác quý 1 năm 2012 của cơ quan Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Ông Võ Thanh Phong, Phó Giám đốc Sở Nội vụ kiêm Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã trao quyết định bổ nhiệm Trưởng phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ đối với bà Nguyễn Thị Thanh Nhàn và Trưởng phòng Khai thác - Kho Lưu trữ chuyên dụng đối với bà Đặng Thị Thủy kể từ ngày 01 tháng 4 năm 2012 (theo Quyết định số 34/QĐ-CCVTLT và Quyết định số 35/QĐ-CCVTLT ngày 30 tháng 3 năm 2012 của Chi cục trưởng Chi Cục Văn thư - Lưu trữ). [08-06-2016 08:54:44]
- Ngày 06 tháng 4 năm 2012, Sở Nội vụ phát hành Công văn số 398/SNV-CCVTLT gửi các sở, ngành Thành phố, Ủy ban nhân dân quận, huyện, các Tổng Công ty, Công ty TNHH MTV do UBND Thành phố làm chủ sở hữu về việc khảo sát tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị. [08-06-2016 08:54:07]
- Theo tin từ website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (archives.gov.vn), để chỉ đạo và hướng dẫn cơ quan, tổ chức trong việc thực hiện Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước dự thảo Thông tư của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Trung ương và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. [08-06-2016 08:52:36]
- Theo Thông báo số 265/TB-VTLTNN ngày 09 tháng 4 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc tổ chức các khóa bồi dưỡng kỹ năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ có kết hợp dự Hội nghị và tham quan, khảo sát nghiệp vụ ở nước ngoài, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ có Công văn số 43/CCVTLT-QL ngày 20 tháng 4 năm 2012 thông báo đến các cơ quan, tổ chức như sau: [08-06-2016 08:51:11]
- Thực hiện Công văn số 246/VTLT-TCCB ngày 04/4/2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc tăng cường công tác PCCC và PCLB, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu, ngày 26/4/2012, Sở Nội vụ có Công văn số 510/SNV-CCVTLT đề nghị các sở, ban, ngành Thành phố; các Tổng Công ty, Công ty TNHH MTV do UBND Thành phố là chủ sở hữu; Ủy ban nhân dân và Phòng Nội vụ quận, huyện triển khai thực hiện một số công việc về tăng cường công tác PCCC và PCLB, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu.  [08-06-2016 08:49:53]
- Ngày 16/4/2012, Chủ tịch UBND quận Bình Tân đã ký ban hành Quyết định số 2958/QĐ-UBND về việc thành lập Kho Lưu trữ quận Bình Tân trực thuộc Phòng Nội vụ quận quản lý. Kho Lưu trữ quận Bình Tân đặt tại số 521 Kinh Dương Vương, phường An Lạc. Kho Lưu trữ quận Bình Tân có nhiệm vụ: [08-06-2016 08:48:51]
- Thực hiện Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ về Quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; [08-06-2016 08:48:06]
- Theo tin từ website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (archives.gov.vn), Bộ Nội vụ xây dựng và tổ chức lấy ý kiến dự thảo Nghị định quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ. [08-06-2016 08:47:11]
- Theo Kế hoạch số 41/KH-VP ngày 07/5/2012 của Văn phòng Bộ Tư lệnh Thành phố được Lãnh đạo Bộ Tư lệnh phê duyệt về tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, bảo mật, lưu trữ năm 2012. [08-06-2016 08:46:26]
- Ngày 22/5/2012, Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 15/CT-TTg về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước. [08-06-2016 08:45:47]
- Thực hiện Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11/4/2006 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp; Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24/9/2010 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, Chi cục Văn thư - Lưu trữ xây dựng và tổ chức lấy ý kiến dự thảo Quyết định ban hành Danh mục số 2 các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử Thành phố tại Công văn 59/CCVTLT-QL ngày 11/5/2012. [08-06-2016 08:42:37]
- Ngày 22 tháng 5 năm 2012, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Nhà Bè đã ban hành Công văn số 639/UBND-VTLT về việc tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ. [08-06-2016 08:41:57]
- Theo thống kê, tổng hợp của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, công tác quản lý và hoạt động lưu trữ tại quận Bình Tân được lãnh đạo quận quan tâm chỉ đạo từ việc đầu tư, xây dựng, bố trí diện tích phù hợp (660 m2) dùng làm kho lưu trữ tài liệu và quyết định thành lập tổ chức Kho Lưu trữ quận Bình Tân trực thuộc Phòng Nội vụ, đến nay, Kho đã từng bước đi vào hoạt động. Bên cạnh đó, quận cũng đã ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động Kho Lưu trữ tại Quyết định số 4393/QĐ-UBND ngày 11 tháng 6 năm 2012. [08-06-2016 08:41:13]
- Ngày 24 tháng 5 năm 2012, UBND Thành phố quyết định tặng bằng khen cho các tập thể và cá nhân đạt thành tích trong công tác lưu trữ và thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhiều năm liên tục (2007 - 2012) tại Quyết định số 2676/QĐ-UBND. Theo đó, có 25 tập thể và 39 cá nhân được tặng Bằng khen trong đợt này. [08-06-2016 08:40:33]