Chi tiết tin

  • Báo cáo tình hình xử lý tài liệu tồn đọng, tích đóng [21-04-2017]

    Thực hiện Công văn số 46/VTLTNN-NVĐP ngày 18 tháng 01 năm 2017 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh báo cáo như sau:Ngày 11 tháng 4 năm 2017, Sở Nội vụ ban hành Báo cáo số 1366/BC-SNV báo cáo tình hình xử lý tài liệu tồn đọng, tích đóng.

    Theo đó, Báo cáo tình hình xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống có nội dung chủ yếu như sau:

    I. XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO, HƯỚNG DẪN VỀ VIỆC XỬ LÝ TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG, TÍCH ĐỐNG

    1. Xây dựng ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống

    2. Xây dựng ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng

    II. THỰC TRẠNG TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG, TÍCH ĐỐNG CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU

    Theo số liệu tổng hợp từ báo cáo kết quả khảo sát tài liệu lưu trữ tại 707 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh, tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức được hình thành trong quá trình hoạt động từ sau năm 1975 đến nay số liệu như sau:

    - Tổng số tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tính đến ngày 31 tháng 12 năm 2016: 232.894,68 mét giá

    + Tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh: 59.843,12 mét giá;

    + Chỉnh lý sơ bộ: 65.315,24 mét giá;

    + Chưa chỉnh lý: 107.736,30 mét giá.

    1. Tại Lưu trữ lịch sử Thành phố

    Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tổ chức thu thập và bảo quản 2.688 mét giá tài liệu, gồm 13 phông. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ chủ yếu là tài liệu hành chính thuộc phông của Hội đồng nhân dân Thành phố; Ủy ban nhân dân Thành phố; Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân Thành phố. Ngoài ra, các phông lưu trữ trước ngày 30 tháng 4 năm 1975 gồm phông Chưởng khế Pháp, Chưởng khế Sài Gòn và Đô thành Sài Gòn các phông còn lại chủ yếu là các phông giải thể, hiện đã chỉnh lý hoàn chỉnh gồm 1.539 mét giá tài liệu và chỉnh lý sơ bộ 1.149 mét giá (kèm Phụ lục I).

    Thực hiện Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2015 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh. Theo đó, đã tổ chức 04 hội nghị triển khai thực hiện Quyết định số 7109/QĐ-UBND theo chỉ đạo của Ủy ban nhân dân Thành phố tại Công văn số 1445/UBND-VX ngày 04 tháng 4 năm 2016 về việc tổ chức thực hiện Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2015. Tuy nhiên, do diện tích Kho Lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ hạn chế, Kho chuyên dụng đang trong giai đoạn đầu tư xây dựng nên chưa tiếp nhận nguồn tài liệu nộp lưu của các cơ quan, tổ chức vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố. Năm 2015, chỉ thu thập 141,250 mét giá hồ sơ, tài liệu phông Giấy phép xây dựng trước năm 1975 (Khu vực Sài Gòn - Chợ Lớn - Gia định).

    Theo tiến độ dự án công trình xây dựng Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh, chia thành 02 giai đoạn, giai đoạn 1, xây dựng khối nhà 18 tầng, với diện tích sàn xây dựng là 20.424m2 dùng làm Kho Lưu trữ và bố trí nhà làm việc, dự kiến sẽ hoàn thành vào cuối năm 2018.

    Để chuẩn bị thực hiện công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Chi cục Văn thư - Lưu trữ xây dựng dự thảo Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử giai đoạn 2017 - 2020.

    2. Tại các cơ quan, tổ chức Thành phố thuộc nguồn nộp lưu

    Theo số liệu tổng hợp khảo sát tại 146/707 cơ quan thuộc nguồn nộp lưu, tổng số mét giá tài liệu hiện đang bảo quản là 144.560,93 mét giá, trong đó đã chỉnh lý hoàn chỉnh 35.102,78 mét giá (kèm Phụ lục II).

    Công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại một số cơ quan, tổ chức chưa được lãnh đạo quan tâm và đầu tư đúng mức, đa số tài liệu tại các đơn vị thuộc sở ngành, doanh nghiệp chưa lập hồ sơ, chưa chỉnh lý, sắp xếp hoàn chỉnh, tài liệu đang chất đống, bó gói tại các phòng chuyên môn, chưa thu thập vào Lưu trữ cơ quan.

    Văn bản quy phạm pháp luật quy định xác định trách nhiệm lập và giao nộp hồ sơ chưa đầy đủ và cụ thể, có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên do một thời gian dài công tác lưu trữ chưa được sự quan tâm đầu tư đúng mức của các ngành, các cấp như không bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ hoặc kiêm nhiệm công tác khác, cán bộ lưu trữ chưa được đào tạo hoặc thường xuyên thay đổi, chưa có chế độ, chính sách ưu đãi hợp lý nên cán bộ làm công tác lưu trữ không an tâm xin chuyển công tác; đa số các cơ quan bố trí kho lưu trữ có diện tích nhỏ, khu vực ẩm thấp, không bảo đảm an toàn, dễ xảy ra hư hỏng, mất mát tài liệu. Hồ sơ, tài liệu sau khi bàn giao về lưu trữ cơ quan chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh, thường để trong bìa ba dây hoặc cho vào bao hoặc thùng đưa lên Kho Lưu trữ bảo quản. Do đó, khi có yêu cầu khai thác tài liệu mất nhiều thời gian hoặc không tra tìm được ảnh hưởng đến hoạt động điều hành của cơ quan, tổ chức.

    3. Tài liệu tại các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu

    Tổng số mét giá tài liệu tồn đọng tại các cơ quan thuộc 24 quận, huyện là 85.645,75 mét giá, trong đó đã chỉnh lý hoàn chỉnh là 23.201,34 mét giá (kèm Phụ lục III).

    Công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức cấp huyện có quan tâm, tuy nhiên chưa đảm bảo các yêu cầu về nghiệp vụ chỉnh lý, thiếu tính thống nhất, tính khoa học nhất là ở khâu nghiệp vụ như: thu thập hồ sơ, tài liệu trước khi chỉnh lý, xác định phông lưu trữ, lựa chọn phương án hệ thống hóa, phân loại tài liệu để lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý, lập mục lục hồ sơ,… đa số cán bộ làm công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức còn kiêm nhiệm; việc phân công bố trí chưa đúng trình độ chuyên môn nghiệp vụ; kinh phí phục vụ cho công tác chỉnh lý còn thiếu, nên kết quả chưa cao, tài liệu tồn đọng còn ở nhiều cơ quan, tổ chức.

    Tình trạng chậm xử lý tài liệu tồn đọng, công tác bảo quản của môi trường phòng, kho kém tại các cơ quan cấp huyện, tài liệu có nguy cơ hư hỏng cao.

    Hiện nay các cơ quan, tổ chức đã bố trí được từ 01 đến 02 cán bộ làm công tác văn, lưu trữ, chỉ đáp ứng được công tác quản lý tài liệu mới hình thành trong năm, không thể tổ chức chỉnh lý tài liệu tồn đọng của cơ quan trong những năm về trước.

    III. KẾT QUẢ THỰC HIỆN

    1. Tuyên truyền, phổ biến về công tác văn thư, lưu trữ

    Công tác tuyên truyền, phổ biến triển khai các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ (VTLT) được chú trọng và thường xuyên thực hiện như: Mở các lớp bồi dưỡng, tập huấn, triển khai chuyên môn, nghiệp vụ cho thủ trưởng, cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) làm công tác VTLT. Trong năm 2012, Ủy ban nhân dân Thành phố đã ban hành Quyết định phê duyệt Kế hoạch thi hành Luật Lưu trữ, đã định hướng và mở rộng hình thức cho công tác tuyên truyền về VTLT trên địa bàn Thành phố.

    2. Kết quả tổ chức thực hiện

    a) Công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng trước ngày 30 tháng 4 năm 1975

    Qua kết quả tổng hợp số liệu từ báo cáo thống kê tài liệu tồn đọng từ các cơ quan, tổ chức, khối lượng tài liệu tồn đọng nhiều, chưa được chỉnh lý. Trong năm 2012, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu và trình UBND Thành phố phê duyệt “Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các cơ quan hành chính Nhà nước thuộc Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2013 - 2020”.

    Theo đó, UBND Thành phố chấp thuận chi kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng trước ngày 30 tháng 4 năm 1975 của các Sở, ngành, UBND các quận, huyện theo Quyết định số 3751/QĐ-UBND của Chủ tịch UBND TP. HCM. Có 15/24 quận, huyện; 03 sở, ngành (Sở Giao thông vận tải, Văn phòng Đăng ký đất đai Thành phố, Chi cục Văn thư - Lưu trữ), với số lượng tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh là 1.628 mét giá.

    b) Công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức

    Đa số các cơ quan, tổ chức đã triển khai thực hiện Kế hoạch số 1614/KH-SNV ngày 10 tháng 10 năm 2013 của Sở Nội vụ thực hiện Chỉ thị số 16/2013/CT-UBND ngày 09 tháng 9 năm 2013 của UBND Thành phố về một số biện pháp để giải quyết tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. UBND quận, huyện và các cơ quan, tổ chức xây dựng Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng, cụ thể: UBND Quận 1, 10, 11, 12, Thủ Đức, quận Bình Tân, Bình Thạnh, Phú Nhuận, huyện Hóc Môn; Sở Tài chính, Trung tâm Thông tin và Dịch vụ xây dựng trực thuộc Sở Xây dựng, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Quy hoạch - Kiến trúc, Sở Công Thương, Sở Văn hóa và Thể thao, Văn phòng UBND Thành phố, Đài Tiếng nói nhân dân Thành phố, Lực lượng Thanh niên xung phong Thành phố, Tổng Công ty Thương mại Sài Gòn TNHH MTV, Công ty TNHH MTV Môi trường đô thị, Công ty Phát triển Công nghiệp Tân Thuận TNHH MTV và Liên hiệp Hợp tác xã Thương mại Thành phố.

    Đa số các cơ quan, tổ chức còn nhiều hồ sơ, tài liệu tồn đọng hiện đang bảo quản tại các đơn vị, bộ phận, chưa thực hiện chỉnh lý tài liệu nên chưa thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.

    3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

    a) Tình hình Kho Lưu trữ Thành phố

    Từ tháng 9 năm 2013 đến nay, UBND Thành phố chấp thuận cho Chi cục được thuê 985 m2 tại Tòa nhà IPC của Công ty Phát triển Công nghiệp Tân Thuận TNHH MTV, với diện tích Văn phòng làm việc là 255 m2 và Kho Lưu trữ 730 m2.

    Cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc tương đối đầy đủ, đảm bảo hoạt động của Chi cục.

    b) Tại các cơ quan, tổ chức

    Đa số các cơ quan, tổ chức đều bố trí Kho Lưu trữ và trang thiết bị cần thiết phục vụ công tác bảo quản tài liệu như: giá, hộp, cặp, máy hút bụi, máy điều hòa, máy hút ẩm.

    Các cơ quan, tổ chức đã chỉ đạo về đầu tư, xây dựng, bố trí và cải tạo nâng cấp Kho Lưu trữ để bảo quản tài liệu như: Ban Quản lý Khu Công nghệ cao Thành phố, Cảnh sát Phòng cháy và Chữa cháy Thành phố, Quận 1, 4, 5, 7, 10, 11, quận Bình Tân, Gò Vấp,...

    Ngoài ra, một số quận, huyện đã tham mưu trình và được phê duyệt xây dựng Kho Lưu trữ tập trung như: UBND Quận 8 đã có Quyết định phê duyệt thiết kế bản vẽ thi công và dự toán công trình xây dựng Kho Lưu trữ UBND Quận, với diện tích là 354 m2; Kho chuyên dụng UBND Quận 12, với diện tích là 427,8 m2; Kho Lưu trữ hồ sơ Trung tâm hành chính quận Tân Phú, với diện tích là 998 m2; Kho Lưu trữ huyện Nhà Bè, với diện tích là 890 m2.

    III. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ

    1. Thuận lợi

    Công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố nói chung và công tác lưu trữ nói riêng, đã có chuyển biến tích cực và đạt được nhiều kết quả.

    2. Khó Khăn

    Bên cạnh những kết quả đạt được như trên, công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức còn một số hạn chế nhất định như:

    a) Ở các cơ quan có quy mô nhỏ, công tác VTLT kiêm nhiệm, hiệu quả công tác VTLT chưa cao, chưa tập trung vào chất lượng quản lý tài liệu do phải kiêm nhiệm công tác khác.

    b) Thủ trưởng một số cơ quan, tổ chức chưa quan tâm và đầu tư cho công tác lưu trữ, không có nhân sự và kinh phí thực hiện chỉnh lý nên tình trạng tài liệu còn tồn đọng, tích đống, bó gói, phân tán chưa được sắp xếp khoa học; việc thu thập, chỉnh lý và bảo quản an toàn tài liệu, hồ sơ trong Kho Lưu trữ chưa được đảm bảo dẫn đến hồ sơ, tài liệu có nguy cơ hư hỏng nặng gây khó khăn trong việc khai thác tài liệu phục vụ công tác quản lý điều hành tại các cơ quan, tổ chức.

    IV. ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ

    1. Đề nghị Bộ Nội vụ sớm ban hành Thông tư quy định cụ thể về chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan, tổ chức trên cơ sở các quy định của Luật Lưu trữ.

    2. Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng và duyệt cấp kinh phí các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

    Trên đây là Báo cáo tình hình xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh./.

    http://ccvtlt.sonoivu.hochiminhcity.gov.vn/nhomvanban/so-noi-vu-28.html

Lượt xem: 11215

Tin khác