Chi tiết tin

  • Giám đốc Sở Nội vụ ban hành Quy trình giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ [13-09-2019]

    Ngày 11 tháng 9 năm 2019, Giám đốc Sở Nội vụ ban hành Quyết định số 2765/QĐ-SNV về việc ban hành Quy trình giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

    1. Trình tự thực hiện

    a) Bước 1:

    - Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ (sau đây viết tắt là Trung tâm) tiếp nhận đề nghị giao nộp hồ sơ, tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

    - Trung tâm phát hành thông báo ngày, giờ tiếp nhận hồ sơ.

    b) Bước 2:

    - Cơ quan, tổ chức vận chuyển tài liệu đến Trung tâm để giao nộp.

    - Trung tâm thực hiện kiểm tra, đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu giao nộp; bìa, hộp bảo quản hồ sơ theo tiêu chuẩn, có nhãn hộp (Mẫu số 1).

    - Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; các văn bản hướng dẫn chỉnh lý kèm theo (nếu có) và Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

    c) Bước 3: Lập Biên bản giao nhận tài liệu

    Biên bản được lập thành 03 bản (Phụ lục 2): Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu giữ 01 bản, Trung tâm giữ 02 bản.

    2. Cách thức thực hiện

    Hồ sơ đề nghị giao nộp gửi đến Trung tâm theo các hình thức:

    - Nộp hồ sơ trực tiếp tại Trung tâm.

    - Hồ sơ gửi đến Trung tâm qua hệ thống bưu điện.

    - Hồ sơ gửi qua hộp thư điện tử của Trung tâm.

    Trường hợp gửi qua hộp thư điện tử của Trung tâm, các cơ quan, tổ chức phải gửi 01 bộ hồ sơ giấy (bản chính) để lập hồ sơ và lưu trữ theo quy định.

    3. Thành phần hồ sơ

    a) Hồ sơ gồm có:

    - Công văn đề nghị giao nộp hồ sơ tài liệu (bản chính).

    - Quyết định phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ (bản chính).

    - Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu có ký duyệt của Thủ trưởng cơ quan (03 bản chính, gửi file sau khi gửi bản giấy).

    - Hồ sơ, tài liệu giao, nhận gồm có:

    + Hồ sơ, tài liệu sắp xếp thứ tự theo Mục lục;

    + Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý bao gồm: Bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu; Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).

    b) Số lượng hồ sơ: 01 (bộ).

    4. Thời hạn giải quyết

    Trong vòng 30 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ.

    5. Đối tượng thực hiện quy trình hành chính

    Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

    6. Cơ quan thực hiện quy trình

    Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

    7. Kết quả thực hiện quy trình hành chính

    Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu (03 bản).

    8. Lệ phí: Không có.

    9. Tên mẫu văn bản

    - Biên bản giao, nhận.

    - Nhãn hộp hồ sơ.

    10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện quy trình hành chính

    - Đủ thành phần hồ sơ.

    - Hồ sơ, tài liệu phải được chỉnh lý kết quả đảm bảo chất lượng theo quy định tại Điều 15, Luật Lưu trữ và hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW.

    Quyết định số 2765/QĐ-SNV

Lượt xem: 5868

Tin khác