Chi tiết tin

  • Hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử [12-08-2016]

    Việc xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn thực hiện thống nhất tại Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010

    Hướng dẫn có nội dung chủ yếu: Gồm 3 mục (Hướng dẫn chung, Hướng dẫn cụ thể và Tổ chức thực hiện)   

    Tại Mục Hướng dẫn chung, có 03 khoản (Phạm vi, Đối tượng áp dụng, Mục đích, Yêu cầu)  

    - Văn bản này hướng dẫn việc xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) lưu trữ bao gồm: CSDL cơ quan lưu trữ; CSDL phông/công trình/sưu tập lưu trữ; CSDL hồ sơ; CSDL văn bản (thông tin cấp 2); CSDL toàn văn văn bản (thông tin cấp 1) được áp dụng đối với tài liệu lưu trữ nền giấy tại Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan.

    - Thống nhất việc xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ, nhằm tăng cường hiệu quả công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

    Về nghiệp vụ: hướng dẫn trình tự xây dựng CSDL, các yếu tố thông tin đầu vào, đầu ra và mô tả thông tin đầu vào của các CSDL lưu trữ; Về công nghệ: đáp ứng tiêu chuẩn về truy cập thông tin nhằm bảo đảm việc trao đổi thông tin một cách an toàn và thuận tiện giữa các cơ quan lưu trữ.

    Mục hướng dẫn cụ thể: Quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ, qua 5 bước:

    Bước 1. Xác định các CSDL lưu trữ; thông tin và tiêu chuẩn thông tin đầu vào của CSDL lưu trữ

    Bước 2. Thiết kế phiếu tin và biên mục phiếu tin

    Bước 3. Lựa chọn phần mềm CSDL, xây dựng phần mềm ứng dụng và cài đặt phần mềm (Bước này có thể được thực hiện đồng thời cùng lúc với bước 2)

    Bước 4. Nhập và kiểm tra dữ liệu

    Bước 5. Bảo trì và tổ chức khai thác CSDL

    Mục tổ chức thực hiện:

    - Căn cứ Hướng dẫn này, các Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, hướng dẫn các lưu trữ huyện và lưu trữ cơ quan là nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

    - Tuỳ thuộc vào tình hình thực tế, các cơ quan, tổ chức có thể bổ sung thông tin đầu vào đối với các CSDL, nhưng phải giữ nguyên thứ tự và nội dung các trường đã được quy định.

     

     

Lượt xem: 4014