Chi cục văn thư - lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

Người hỏi:  Tran Quoc My

Email:  tranmy2410@gmail.com

Ngày hỏi:  12-07-2018

Câu hỏi:  
Kính gửi: Chi cục VT-LT Tp Hồ Chí Minh. Nhờ Chi cục giải đáp thắc mắc sau: 1. Huyện tôi đang chuẩn bị đưa vào sử dụng Kho Luu trữ. Để chuận tốt cho công tác tham mưu của phòng Nội vụ. Vậy quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Kho được quy định như thế nào? Căn cứ văn bản nào? Hoặc có văn bản nào để thao khảo? 2. Qua kiểm tra VTLT 6 tháng đầu năm 2018 trên địa bàn Huyện, đa số các đơn vị chưa lập hồ sơ công việc và giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Lý do, khối lượng công việc nhiều nên không có thời gian để lập thủ công? Vậy tôi có thể hướng dẫn CCVC lập HSVC trong môi trường mạng được không? Cách lập như thế nào? Được quy định tại văn bản nào? 3. Tôi mới được điều động về phòng Nội vụ được gần 01 tháng. Vậy tôi phải làm thế nào để đưa công tác VTLT có sự thay đổi? Nhờ Chi cục định hướng, gới ý thêm? Rất mong Chi cục hồi đáp, chân thành cám ơn!

Ngày trả lời:  12-07-2018

Trả lời:  

Chào bạn Trần Quốc Mỹ!

Cám ơn Bạn đã có quan tâm đặt câu hỏi đến Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh. Liên quan đến câu hỏi của Bạn, chúng tôi xin trao đổi như sau:

1. Về tổ chức và hoạt động của Kho lưu trữ tài liệu ở cấp huyện hiện nay chưa có quy định cụ thể. Theo quy định của Luật Lưu trữ, Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở hai cấp: Trung ương và cấp tỉnh (cấp huyện không có tổ chức Lưu trữ lịch sử).

Như vậy, Kho Lưu trữ ở quận, huyện được hiểu là Lưu trữ cơ quan. Tuy nhiên, do đặc điểm khác biệt của hoạt động Kho Lưu trữ ở cấp huyện với các Lưu trữ cơ quan khác là Kho Lưu trữ này có thể quản lý, thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng nhiều phông tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện. Mặt khác, có nhiều ở quan cấp huyện là cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh

Với đặc điểm tình hình nêu trên, tại Thành phố Hồ Chí Minh, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tham mưu Ủy ban nhân dân Thành phố và Giám đốc Sở Nội vụ ban hành các văn bản quản lý, hướng dẫn theo thẩm quyền cho phép tại Điểm a, Khoản 13, Điều 2 của Thông tư số 15/2014/TT-BNV. 

Cụ thể: Trình Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30/12/2015 về việc ban hành Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử. Trong đó, tại Điều 3 giao Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện chỉ đạo Phòng Nội vụ tổ chức lựa chọn và thu thập tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố của các cơ quan, tổ chức cấp huyện để giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

Mặt khác, trình Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Công văn số 3626/UBND-VX ngày 29/6/2015 về việc xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức; trong đó, có tổ chức Kho Lưu trữ tại quận, huyện.

Sau đó, tham mưu Sở Nội vụ ban hành các hướng dẫn có nội dung liên quan đến việc xây dựng Kho và quản lý tài liệu lưu trữ tại quận, huyện, như: Hướng dẫn số 232/HD-SNV ngày 20/01/2016 của Sở Nội vụ hướng dẫn một số nội dung về xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức; Hướng dẫn số 3457/HD-SNV ngày 25/8/2017 của Sở Nội vụ hướng dẫn tổ chức quản lý Kho Lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các cơ quan cấp huyện tại Thành phố Hồ Chí Minh; Công văn số 3066/SNV-CCVTLT ngày 30/8/2016 của Sở Nội vụ về việc xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ để bảo quản tài liệu tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn.

Như vậy, do đặc điểm tình hình cụ thể về công tác lưu trữ tài liệu tại quận, huyện của Thành phố, Chi cục có đề xuất chỉ đạo, hướng dẫn và chỉ có phạm vi điều chỉnh tại các quận, huyện của Thành phố Hồ Chí Minh.

Bạn có thể tham khảo các văn bản nêu trên tại website này để vận dụng tham mưu tổ chức công việc của mình hoặc Bạn liên hệ trực tiếp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Đồng Tháp để được hướng dẫn cụ thể.

2. Về công tác lập hồ sơ công việc

Bạn cần phân biệt hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử, hồ sơ điện tử không thể thay thế hồ sơ truyền thống là hồ sơ giấy. Việc lập hồ sơ công việc là thực hiện tại thời điểm xử lý công việc, khi kết thúc công việc cũng là lúc kết thúc hồ sơ. Không thể nêu lý do bận nhiều việc không lập được hồ sơ.

Bạn cần nghiên cứu Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan để tham mưu hướng dẫn thực hiện tốt việc lập hồ sơ tại đơn vị mình, tránh để tình trạng tồn đọng hồ sơ.

3. Việc lập hồ sơ trên môi trường mạng

Bạn tham khảo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng, dự thảo Thông tư của Bộ Nội vụ quy định về quản lý văn bản và hồ sơ điện tử (đang lấy ý kiến). 

Một số nội dung trao đổi đến Bạn.