Chi tiết tin

  • Khái niệm về Lưu trữ chuyên ngành và tài liệu lưu trữ chuyên ngành [22-08-2022]

    Xin giới thiệu đến bạn đọc khái niệm về Lưu trữ chuyên ngành và tài liệu lưu trữ chuyên ngành (theo Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng - văn thư - lưu trữ Việt Nam của Phó Giáo sư - Tiến sĩ Dương Văn Khảm, Nhà xuất bản Thông tin và Truyền thông - 2015).

    1. Lưu trữ chuyên ngành

    Lưu trữ cố định (chuyên ngành) - Permanent archives

    Lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ của chuyên ngành bảo quản lâu dài tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tại ngành

    Trong hệ thống các cơ quan bảo quản tài liệu lưu trữ có Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ cơ quan (trong đó có cơ quan là nguồn nộp lưu và cơ quan không là nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử). Riêng lưu trữ của cơ quan là nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, các nước gọi là “Lưu trữ hiện hành"; Luật Lưu trữ quy định là Lưu trữ cơ quan. Lưu trữ này bảo quản tài liệu còn giá trị hiện hành và phải giao nộp tài liệu đó vào Lưu trữ lịch sử theo thời hạn khác nhau do pháp luật quy định.

    Trước đây, các cơ quan này không là nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, được bảo quản lâu dài (cố định) tại cơ quan, nhưng vẫn phải chịu sự quản lý của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ. Vậy, lưu trữ của các cơ quan này được gọi là "lưu trữ cố định", hoặc “lưu trữ cổ định chuyên ngành".

    Hình thức lưu trữ cố định chuyên ngành còn được hiểu là lưu trữ khối tài liệu chuyên môn của một số ngành có giá trị hiện hành kéo dài cần bảo quản tại ngành, như lưu trữ tài liệu dầu khí, lưu trữ tài liệu khí tượng thủy văn, lưu trữ tài liệu bản đồ, lưu trữ địa chất...

    Chữ “Lưu trữ cố định chuyên ngành" trước đây chỉ quy định riêng cho ngành ngoại giao, công an và quốc phòng, vì tài liệu lưu trữ của các ngành này được bảo quản cố định tại ngành không phải giao nộp vào Lưu trữ lịch sử. Nhưng hiện nay, theo quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Lưu trữ, các lưu trữ này vẫn phải giao nộp tài liệu có giá trị vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền, nhưng với thời hạn dài hơn (30 năm), trừ tài liệu mật và tài liệu còn giá trị hiện hành.

    Theo đó, Lưu trữ chuyên ngành được hiểu là Lưu trữ có thẩm quyền thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ chuyên môn thuộc ngành, lĩnh vực

    2. Tài liệu lưu trữ chuyên ngành

    Tài liệu lưu trữ chuyên ngành - Special archives documents

    Tài liệu lưu trữ của một số ngành đặc biệt hoặc ngành có chuyên môn nghiệp vụ sâu cần có chế độ quản lý riêng.

    Pháp luật về lưu trữ trước đây của một số nước và cả của Việt Nam quy định tài liệu lưu trữ chuyên ngành là những tài liệu quan trọng, chứa đựng thông tin có liên quan đến an ninh chính trị quốc gia, như tài liệu lưu trữ của ngành công an, quốc phòng ngoài giao và lưu trữ của các ngành này được coi là “Lưu trữ cố định chuyên ngành”, không phải giao nộp vào Lưu trữ lịch sử.

    Kể từ năm 2001, khi Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia được Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông qua và đến nay, khái niệm về tài liệu lưu trữ chuyên ngành được mở rộng về phạm vi và thay đổi về phương pháp quản lý, ví dụ Điều 21 Luật Lưu trữ quy định: Thời gian nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của ngành công an, quốc phòng, ngoại giao và của các ngành khác được thực hiện theo quy định của Chính phủ”. Theo đó, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định: “Tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của ngành công an, quốc phòng, ngoại giao phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày”. Đồng thời, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP mở rộng khái niệm chuyên ngành đối với các ngành chuyên môn khác như Điều 15 quy định: “Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành, lĩnh vực khác phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày của cơ quan, tổ chức”.

    Như vậy, tài liệu lưu trữ chuyên ngành có giá trị thực tiễn kéo dài hơn tài liệu quản lý hành chính nhà nước. Nhưng khi tài tài liệu lưu trữ chuyên ngành đã kết thúc giá trị hiện hành (30 năm) vẫn phải giao nộp vào Lưu trữ lịch sử. Việc quản lý giao nộp tài liệu chuyên ngành như vậy cũng giống như quản lý tài liệu lưu trữ chuyên môn nghiệp vụ.

    Theo đó, tài liệu lưu trữ chuyên ngành được hiểu là tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực./.

     

Lượt xem: 3739

Tin khác