Chi tiết tin

  • Thực trạng tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh - Một số vấn đề đặt ra [28-06-2017]

    Báo cáo tham luận của Chi cục Văn thư - Lưu trữ TP. HCM trong tập kỷ yếu Hội thảo nghiệp vụ hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức vào chiều ngày 26/6/2017 tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II.

    THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ - MỘT SỐ VẤN ĐỀ ĐẶT RA

    Huỳnh Văn Phùng, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hồ Chí Minh

     

    1. Sơ nét về Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

    Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh được thành lập theo quy định tại Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ và được kiện toàn tổ chức bộ máy theo Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 12 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Cơ cấu tổ chức của Chi cục có 02 phòng chuyên môn: Phòng Hành chính - Tổng hợp; Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và 01 đơn vị sự nghiệp Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố. Định mức biên chế được giao: 28 công chức, viên chức (công chức 16, viên chức 12), trong đó nhân sự và vị trí việc làm công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử có 02 định mức biên chế viên chức Phòng đọc - Hành chính - Tổng hợp và Quản trị.

    Về trình độ, chất lượng của công chức, viên chức: Công chức, viên chức làm công tác quản lý nhà nước và hoạt động lưu trữ lịch sử đều có trình độ đại học trở lên, có 03 trường hợp trên đại học, các trường hợp có trình độ đào tạo khác ngành đều được đào tạo lại đại học văn bằng 2 hoặc dự các lớp sơ cấp, khóa bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ để đáp ứng yêu cầu phục vụ công tác trong tình hình mới.

    Về tình hình tài liệu của Trung tâm lưu trữ lịch sử: Kho Lưu trữ thuộc Trung tâm Lưu trữ lịch sử có diện tích 730mđặt tại Tòa nhà IPC, hiện bảo quản 2.688 mét giá tài liệu, gồm 13 phông. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ chủ yếu là tài liệu hành chính thuộc phông của Hội đồng nhân dân Thành phố; Ủy ban nhân dân Thành phố; Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố và tài liệu của các cơ quan giải thể (phông đóng). Trong đó, các phông lưu trữ trước ngày 30 tháng 4 năm 1975 gồm phông Chưởng khế Pháp, Chưởng khế Sài Gòn và Đô thành Sài Gòn. Tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh gồm 1.539 mét giá tài liệu và chỉnh lý sơ bộ 1.149 mét giá.

    Do diện tích Kho Lưu trữ hạn chế nên chưa tổ chức thu thập đầy đủ hồ sơ tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, thời gian qua, chủ yếu thu thập, cập nhật hồ sơ, tài liệu của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân Thành phố và Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố; tài liệu Giấy phép xây dựng của chính quyền Sài Gòn trước năm 1975; tiếp nhận 1.920 hồ sơ cán bộ đi B.

    2. Kết quả tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Thành phố Hồ Chí Minh

    2.1. Một số kết quả chủ yếu của công tác tổ chức chức sử dụng tài liệu lưu trữ

    a) Công tác chuẩn bị

    Để tổ chức sử dụng tài liệu hiện có, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh đã triển khai thực hiện các hoạt động sau:

    - Hàng năm tổ chức chỉnh lý 120 mét giá hồ sơ, tài liệu thuộc Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân Thành Phố.

    - Xây dựng các loại công cụ tra tìm và quản lý tài liệu gồm: Mục lục hồ sơ, thẻ tra tìm, chương trình phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu và tra tìm tài liệu lưu trữ trên máy tính.

    - Hoàn thiện các loại sổ sách phục vụ và sử dụng tài liệu lưu trữ đáp ứng yêu cầu công tác khai thác sử dụng.

    - Công tác nhập Mục lục hồ sơ, tài liệu: Để phục vụ công tác tìm kiếm và khai thác sử dụng kịp thời, công tác nhập Mục lục hồ sơ được thực hiện thường xuyên. Trong 05 năm qua đã nhập Mục lục 54.385 hồ sơ.

    - Công tác số hóa tài liệu tại Kho Lưu trữ: Thực hiện Kế hoạch Số hóa hồ sơ, tài liệu tại Kho Lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ giai đoạn 1 (2014 - 2015), đến nay Chi cục đã thực hiện hoàn thành việc đầu tư mua sắm trang thiết bị và tiến hành tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được trên 100 mét giá tài liệu.

    - Số hóa, đưa vào bảo quản 1.920 hồ sơ điện tử Cán bộ đi B của Thành phố.

    - Đầu tư xây dựng Trang thông tin điện tử Chi cục nhằm phát huy công tác thông tin tuyên truyền về chức năng, nhiệm vụ; phục vụ cho việc công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ và nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của tổ chức, cá nhân.

    - Triển khai thực hiện Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của Lưu trữ lịch sử, Chi cục đã tổ chức đầu tư mua sắm trang thiết bị, bố trí Phòng đọc và bộ phận tiếp độc giả.

    - Niêm yết công khai các thủ tục, quy trình về đăng ký sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố; Thủ tục cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ tại trụ sở cơ quan và trên Trang thông tin điện tử Chi cục.

    b) Kết quả thực hiện tổ chức sử dụng tài liệu

    - Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong điều kiện yêu cầu cải cách hành chính, phục vụ đa dạng và nhanh chóng cho tổ chức, cá nhân. Chi cục tham mưu trình Giám đốc Sở Nội vụ công bố tạm thời 01 thủ tục và trình Ủy ban nhân dân Thành phố công bố 04 thủ tục hành chính của lĩnh vực lưu trữ. Trong đó, liên quan đến công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có 02 thủ tục: Thủ tục đăng ký sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố; Thủ tục cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ.

    - Phục vụ tài liệu tại Phòng đọc bình quân: 200 lượt/năm

    - Phục vụ độc giả nghiên cứu, học tập bình quân: 20 lượt/năm.

    - Cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ bình quân: 300 hồ sơ, tài liệu /năm

    - Trả lời, phúc đáp việc tìm kiếm tài liệu lưu trữ và chứng thực tài liệu lưu trữ bình quân: 20 trường hợp/năm.

    - Trường hợp phục vụ theo đợt biên soạn lịch sử Đảng bộ và Chính quyền Thành phố cung cấp gần 4.000 trang tài liệu. 

    - Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã phục vụ kịp thời cho hoạt động của các tổ chức, cá nhân có yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Số lượng lượt khai thác tài liệu và số lượng hồ sơ, tài liệu đưa ra phục vụ ngày càng tăng.

    - Nằm trong chương trình, kế hoạch công tác trao trả hồ sơ cán bộ đi B, song song với việc tìm kiếm và trao trả hồ sơ cán bộ đi B, một số hoạt động về tổ chức sử dụng phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ là Hồ sơ cán bộ đi B của Thành phố Hồ Chí Minh như:

    + Tổ chức Lễ trao trả hồ sơ cán bộ đi B trang trọng, thành công và đưa tin trên sóng phát thanh, truyền hình đã góp phần nâng cao nhận thức, đề cao phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, tuyên truyền giáo dục truyền thống yêu nước tại buổi Lễ.

    + Phối hợp tổ chức triển lãm chuyên đề “Hồ sơ cán bộ đi B của Thành phố Hồ Chí Minh (Sài Gòn - Chợ Lớn - Gia Định) - Qua tài liệu lưu trữ” tại Bảo tàng Thành phố; triển lãm hồ sơ, tài liệu cán bộ nữ đi B tại Bảo tàng Phụ nữ Nam bộ.

    + Phối hợp với các cơ quan truyền thông viết bài, đưa tin, làm phóng sự tuyên truyền, giới thiệu về Cán bộ đi B từ tài liệu là Hồ sơ cán bộ đi B, kết quả mang lại nhiều ý nghĩa và có giá trị tinh thần cho cán bộ đi B, thân nhân, gia đình cán bộ đi B, góp phần tích cực vào việc giáo dục truyền thống cách mạng, truyền thống yêu nước, lòng tự hào dân tộc cho thế hệ trẻ.

    2.2. Hạn chế

    - Do công trình xây dựng Kho Lưu trữ đang trong quá trình triển khai xây dựng, diện tích Kho tạm hạn chế, tài liệu thuộc nguồn chưa được thu thập về đầy đủ. Số lượng phông và tài liệu hiện đang bảo quản tại Kho tạm còn ít, chưa đầy đủ, phong phú, nhu cầu sử dụng tài liệu của các tổ chức, cá nhân đối với khối tài liệu hiện có còn ít. Chưa tổ chức thực hiện đầy đủ các hình thức của hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu.

    - Mới thực hiện một số hoạt động tổ chức sử dụng mang tính truyền thống có quy mô và phạm vi nhỏ như: Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Trung tâm Lưu trữ lịch sử; Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ.

    - Trình độ, năng lực của người tham mưu tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hiện nay chỉ mới đáp ứng được yêu cầu, cung cấp kịp thời cho tổ chức, cá nhân, tuy nhiên công tác tham mưu đề xuất nâng cao hiệu quả trong công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ còn hạn chế. Người làm công tác này, chưa được đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu về kỹ năng tham mưu và tổ chức thực hiện các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ. Cụ thể như việc tham mưu trả lời, phúc đáp cho tổ chức, cá nhân về nhu cầu tìm kiếm tài liệu còn nhiều hạn chế, chỉ dừng lại các thông tin có hay không có tài liệu theo yêu cầu, chưa có kỹ năng tham mưu, nghiên cứu đề xuất theo hướng nâng cao như xác định nguồn tài liệu, nội dung tài liệu, tư vấn, hướng dẫn tìm kiếm cho độc giả.

    3. Định hướng, giải pháp về tổ chức sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh

    3.1. Mục tiêu

    a) Công trình xây dựng Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố đã khởi công xây dựng và có quy mô lớn.

    - Diện tích xây dựng: 2.800m2; diện tích sàn xây dựng: 31.870m2. Công trình gồm hai khối nhà: Khối 1 dùng để phục vụ công chúng có 5 tầng; Khối Kho Lưu trữ - Xử lý nghiệp vụ 18 tầng. Trong đó, diện tích xây dựng Khối phục vụ công chúng: 1.120m2; diện tích sàn phục vụ công chúng: 7.011m2. Công trình được đầu tư theo tiêu chuẩn, chức năng phục vụ công chúng để tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Bố trí phòng Đọc, trưng bày triển lãm tài liệu, hoạt động các dịch vụ và là nơi làm việc hành chính cho toàn bộ khu nhà. Cụ thể:

    Tầng 1- 2    : Không gian trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ

    Tầng 3        : Hệ thống thư viện - phòng Đọc

    Tầng 4        : Khu hội nghị

    Tầng 5        : Khu độc giả thư giản (caffe - căn tin)

    b) Việc xác định 707 cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố; xây dựng Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử. Trong hướng tới, quy mô hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu và nhu cầu sử dụng tài liệu của tổ chức, cá nhân tăng lên cao. Tham mưu xây dựng Đề án tổ chức sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Thành phố Hồ Chí Minh trình Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt.

    c) Công tác tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và tổ chức sử dụng tài liệu điện tử trong điều kiện, tình hình đầu tư giai đoạn tiếp theo của kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ là tổ chức các phòng đọc tài liệu điện tử, đầu tư xây dựng website để tổ chức cung cấp dịch vụ công trực tuyến về tài liệu lưu trữ.

    d) Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ gắn với công tác cải cách hành chính:

    - Rà soát và cải tiến thủ tục hành chính về sử dụng tài liệu tại phòng Đọc; cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ.

    - Thực hiện xây quy trình ISO cho 04 thủ tục thuộc lĩnh vực lưu trữ.

    - Đề xuất sử dụng chữ ký số cho cơ quan và thủ trưởng cơ quan để thực hiện giao dịch văn bản điện tử.

    - Đăng ký thực hiện giao dịch trực tuyến cấp độ 3 và trả kết quả qua dịch vụ bưu điện công ích thủ tục cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ.

    đ) Để phục vụ cho mục tiêu của hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của Thành phố Hồ Chí Minh, đòi hỏi một số vấn đề đặt ra, cần tập trung đầu tư, đó là việc nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ viên chức làm công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

    Để thực hiện tốt chức năng tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định tại Điều 32 của Luật Lưu trữ  năm 2011 thông qua triển khai thực hiện 06 hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ:

    - Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

    - Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.

    - Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.

    - Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.

    - Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.

    - Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

    3. 2. Giải pháp

    a) Công tác quản lý, chỉ đạo

    - Công tác tổ chức sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cần được các cấp thẩm quyền chỉ đạo thực hiện thông qua ban hành các văn bản chỉ đạo, phê duyệt. Ban hành kế hoạch, chương trình, mục tiêu thực hiện.

    - Tập trung hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý và Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng, Kế hoạch thực hiện giải mật tài liệu lưu trữ, công bố giới thiệu để làm cơ sở thực hiện tốt việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Cụ thể như công văn chỉ đạo, Chỉ thị tăng cường công tác tổ chức sử dụng và phát huy giá trị tài liệu hoặc phê duyệt đề án, kế hoạch thực hiện.

    b) Quan tâm đầu tư kinh phí với định mức hợp lý để duy trì hoạt động thường xuyên và đột xuất phục vụ nhiệm vụ chính trị của hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

    c) Về tổ chức bộ máy, nhân sự

    - Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh trong đó, cần xác định bộ phận chuyên môn làm công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

    - Về định mức biên chế và nhân sự làm công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, tùy theo điều kiện, đặc điểm tình hình cụ thể về quy mô tài liệu, phạm vi hoạt động của cơ quan, có sự bố trí định mức biên chế phù hợp để làm tốt công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

    Nhân sự làm công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cần có đủ điều kiện và trình độ và năng lực nhất định để làm tốt công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.  

    d) Nâng cao trình độ, năng lực của đội ngũ viên chức làm công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

    Để thực hiện tốt các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ, ngoài điều kiện quy định về tiêu chuẩn chung về trình độ, năng lực cho người làm công tác lưu trữ, đối với người làm công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cần bổ sung các kỹ năng tương ứng với từng hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ, để tổ chức thực hiện tốt từng hình thức riêng biệt. Cụ thể như:

    - Khả năng tham mưu xây dựng kế hoạch, tờ trình đề xuất tổ chức thực hiện các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; Công văn trả lời, phúc đáp tổ chức, cá nhân về tài liệu và chứng thực nội dung tài liệu lưu trữ.

    - Tổ chức thực hiện và quản lý kế hoạch

    - Viết tin, bài công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ

    - Am hiểu về công tác triển lãm: xây dựng đề cương, chủ đề, chuyên đề, nội dung và viết thuyết minh

    - Kỹ năng giao tiếp, ứng xử phù hợp trong tiếp và giải quyết các yêu cầu sử dụng tài liệu của tổ chức, cá nhân; Khả năng thuyết minh, thuyết trình, hướng dẫn.

    - Nắm vững kiến thức pháp luật, xã hội; am hiểu về cơ cấu tổ chức bộ máy qua các giai đoạn.

    - Kiến thức về ngoại ngữ (nếu có) tổ chức sử dụng tài liệu tiếng nước ngoài.

    - Trình độ tin học phù hợp để tổ chức quản lý và vận hành công cụ, phần mềm quản lý tài liệu điện tử, website.

    3.3. Đề xuất kiến nghị

    - Đối với Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước: Cần ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể về tổ chức thực hiện các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

    - Đối với các cơ sở đào tạo: Cần điều chỉnh, bổ sung nội dung chương trình đào tạo, bồi dưỡng phù hợp với yêu cầu thực tiễn về công tác tổ chức sử dụng tài liệu; Tổ chức các lớp bồi dưỡng chuyên sâu về công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ./.

Lượt xem: 5829