Chi tiết tin
-
Giám đốc Sở Nội vụ ban hành Quy trình giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ [13-09-2019]
Ngày 11 tháng 9 năm 2019, Giám đốc Sở Nội vụ ban hành Quyết định số 2765/QĐ-SNV về việc ban hành Quy trình giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
1. Trình tự thực hiện
a) Bước 1:
- Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ (sau đây viết tắt là Trung tâm) tiếp nhận đề nghị giao nộp hồ sơ, tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.
- Trung tâm phát hành thông báo ngày, giờ tiếp nhận hồ sơ.
b) Bước 2:
- Cơ quan, tổ chức vận chuyển tài liệu đến Trung tâm để giao nộp.
- Trung tâm thực hiện kiểm tra, đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu giao nộp; bìa, hộp bảo quản hồ sơ theo tiêu chuẩn, có nhãn hộp (Mẫu số 1).
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; các văn bản hướng dẫn chỉnh lý kèm theo (nếu có) và Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
c) Bước 3: Lập Biên bản giao nhận tài liệu
Biên bản được lập thành 03 bản (Phụ lục 2): Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu giữ 01 bản, Trung tâm giữ 02 bản.
2. Cách thức thực hiện
Hồ sơ đề nghị giao nộp gửi đến Trung tâm theo các hình thức:
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại Trung tâm.
- Hồ sơ gửi đến Trung tâm qua hệ thống bưu điện.
- Hồ sơ gửi qua hộp thư điện tử của Trung tâm.
Trường hợp gửi qua hộp thư điện tử của Trung tâm, các cơ quan, tổ chức phải gửi 01 bộ hồ sơ giấy (bản chính) để lập hồ sơ và lưu trữ theo quy định.
3. Thành phần hồ sơ
a) Hồ sơ gồm có:
- Công văn đề nghị giao nộp hồ sơ tài liệu (bản chính).
- Quyết định phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ (bản chính).
- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu có ký duyệt của Thủ trưởng cơ quan (03 bản chính, gửi file sau khi gửi bản giấy).
- Hồ sơ, tài liệu giao, nhận gồm có:
+ Hồ sơ, tài liệu sắp xếp thứ tự theo Mục lục;
+ Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý bao gồm: Bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu; Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).
b) Số lượng hồ sơ: 01 (bộ).
4. Thời hạn giải quyết
Trong vòng 30 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ.
5. Đối tượng thực hiện quy trình hành chính
Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.
6. Cơ quan thực hiện quy trình
Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.
7. Kết quả thực hiện quy trình hành chính
Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu (03 bản).
8. Lệ phí: Không có.
9. Tên mẫu văn bản
- Biên bản giao, nhận.
- Nhãn hộp hồ sơ.
10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện quy trình hành chính
- Đủ thành phần hồ sơ.
- Hồ sơ, tài liệu phải được chỉnh lý kết quả đảm bảo chất lượng theo quy định tại Điều 15, Luật Lưu trữ và hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW.
Lượt xem: 4834
Tin khác
- Góp ý dự thảo Đề án “Kiện toàn tổ chức bộ máy quản lý nhà nước lĩnh vực văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu quản lý tập trung, thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử các cơ quan nhà nước” [25-06-2021]
- Về xây dựng kế hoạch và dự toán kinh phí chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng năm 2022 [22-06-2021]
- Hướng dẫn về việc xác định giá trị tài liệu và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu thuộc diện số hóa tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố [17-06-2021]
- Ủy ban nhân dân Thành phố góp ý hồ sơ đề nghị xây dựng Luật Lưu trữ sửa đổi [16-06-2021]
- Thành lập Tổ Chuyên viên giúp việc Tổ Công tác chỉ đạo triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” trên địa bàn Thành phố [15-06-2021]
- Thành lập Tổ Công tác chỉ đạo triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” trên địa bàn TP. HCM [11-06-2021]
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thông báo chưa tổ chức kỳ kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ vào Tháng 6 năm 2021 [26-05-2021]
- Sở Nội vụ triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 [19-05-2021]
- Về kinh phí, thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố [07-04-2021]
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Thông báo kế hoạch tổ chức kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ [07-04-2021]
- Ủy ban nhân dân Thành phố chỉ đạo thực hiện Kế hoạch số 4292/KH-UBND ngày 06 tháng 11 năm 2020 của Ủy ban nhân dân Thành phố  [23-03-2021]
- Bãi bỏ các văn bản quy phạm pháp luật do Thủ tướng Chính phủ ban hành về xác định khu vực cấm, địa điểm cấm và danh mục bí mật nhà nước độ Tuyệt mật, Tối mật. [26-02-2021]
- Quy định về Danh mục nghề, công việc, nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm và nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm [18-02-2021]
- Về bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ trong các ngày nghỉ cuối tuần, nghỉ lễ, tết và thời tiết biến đổi [09-02-2021]
- Kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm năm 2021 của Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố giai đoạn 2018 - 2022  [09-02-2021]